Immer dann, wenn der Drucker, Kopierer oder das Fax genutzt wird, werden hierfür Ressourcen wie Papier und Tinte bzw. Toner benötigt. Es sind aber nicht bloß diese offensichtlichen Kosten, die beim Drucken entstehen. Auch der Verschleiß an den Geräten, die Kosten für die regelmäßige Wartung, das Kaufen von Ersatzteilen und letztendlich die Neuanschaffung nach einem wirtschaftlich nicht mehr reparierbaren Defekt, sollten in die Kosten-Nutzen-Rechnung einbezogen werden. Da sich aber das Ausdrucken niemals gänzlich vermeiden lassen wird, sollten Unternehmen deshalb zumindest die Reduzierung der Druckkosten pro Seite im Blick haben.

Der allerwichtigste Punkt aber ist, zunächst einmal die Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, dass nicht jede E-Mail oder jedes sonstige Dokument unbedingt ausgedruckt werden muss. Hier sollte also auch aus Umweltgesichtspunkten bereits in der Unternehmenskultur ein Bewusstsein vermittelt werden, dass Papier und Strom eine Ressource darstellen, welche es zu schonen gilt.

7 einfach Tipps für Unternehmen, um die Kosten effektiv zu senken

Tipp 1: Langlebige Geräte

Oftmals erscheinen Business-Drucker auf den ersten Blick ein wenig teurer in der Anschaffung. Dies kann sich aber - je nach Modell - durch eine höhere zu erwartende Lebensdauer ebenso amortisieren, wie durch die Möglichkeit, Defekte reparieren zu lassen anstatt gleich ein neues Gerät anzuschaffen zu müssen. Auf günstige Consumer-Geräte aus der Schnäppchenecke sollte man als Unternehmen daher lieber verzichten, auch hinsichtlich des benötigten Druckvolumens.

Tipp 2: Duplex-Drucker

Ein Duplex-Drucker erleichtert das beidseitige Bedrucken enorm. Zudem kann dadurch die Hälfte an Papier eingespart werden. Überdies wird durch das konsequente verwenden des Duplex-Drucks so manche Akte fühlbar dünner werden, wenn das Papier in Zukunft beidseitig bedruckt wird. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Platz.

Tipp 3: Dokumente verkleinern

Müssen bestimmte Dokumente eigentlich immer in voller Größe ausgedruckt werden? Besonders Dokumente wie etwa Präsentationsfolien, die in der Regel nur wenig aber großen Text enthalten, können ohne Probleme verkleinert werden. So können nicht selten ganz vier Powerpoint-Folien auf einem A4-Blatt ausgedruckt werden, ohne dass die Lesbarkeit leidet. Auf diese Weise können die Kosten für Papier und Tinte oft um ganze 75% reduziert werden.

Tipp 4: Muss es immer farbig sein?

Besonders der Verbrauch von farbiger Tinte bzw. farbigem Toner lässt die Druckkosten sehr schnell in die Höhe steigen, dabei reichen besonders im geschäftlichen Umfeld in 95% der Fälle reine schwarz/weiß-Ausdrucke. Hier sollte man darauf achten, dass möglichst auf farbige Ausdrucke verzichtet wird, sofern diese nicht unbedingt benötigt werden.

Tipp 5: Alternatives Druckerzubehör

Apropos Tinte: Immer häufiger gibt es für Drucker neben dem Originalzubehör des Druckerherstellers auch Druckerpatronen und Tonerkartuschen von Drittanbietern, welche den Originalen in Sachen Druckqualität in nichts nachstehen. Der Preisunterschied von bis zu 70% je nach Druckertyp ist jedoch oft beachtlich. Es lohnt sich also bereits vor dem Kauf eines neuen Druckers zu prüfen, ob hierfür alternatives Druckerzubehör angeboten wird, um später unnötige Kosten für das Verbrauchsmaterial zu sparen.

Tipp 6: Digitale Kommunikation nutzen

Sowohl in der internen Kommunikation als auch im Kontakt mit Kunden sollte - wenn möglich - auf digitale Kommunikationswege zurückgegriffen werden, also beispielsweise auf E-Mail oder das Telefon. So lassen sich unnötige Ausdrucke, Portokosten und Postwege einsparen. Dieses Verfahren bietet sich auch für das Marketing, den Versand von Rechnungen und andere Korrespondenzen an.

Tipp 7: Tablets statt Papier

Gerade in Besprechungen, Meetings und Präsentationen bietet es sich überdies an, den Teilnehmern Materialien und Unterlagen ausschließlich in digitaler Form bereitzustellen und Notizen ebenso vorzunehmen – z.B. auf Tablets. Besonders das neue Surface Pro von Microsoft bietet hier Dank seines vollwertigen Windows-Betriebssystems die Möglichkeit u.a. Word, Excel und Powerpoint Dokumente lesen, bearbeiten und während oder nach der Präsentation direkt per E-Mail an die Teilnehmer zu versenden. Das spart zusätzlich Zeit und Geld.

Das Fazit

Aus Büros sind Drucker, Faxgeräte und Kopierer nicht wegzudenken. Dennoch ist es möglich, mit einigen einfach Maßnahmen, die Druckkosten im Unternehmen zu reduzieren, somit Geld einzusparen und letztendlich auch die Ressourcen und die Umwelt auf diesem Planeten zu schonen. Viel Erfolg!