(PM) Wiesbaden, 25.06.2012 - Im Herbst 2011 stand Christian Maurer vor einer neuen Herausforderung. Der Bereichsleiter IT und Telekommunikation bei der IHK Würzburg-Schweinfurt musste die Verträge für alle Kopier- und Drucksysteme des Hauses zum April 2012 erneuern. Da auch öffentlich-rechtliche Einrichtungen seit 2009 der VOL unterliegen, stand für die Würzburger erstmals eine europaweite Ausschreibung an. Damit hatten Projektleiter Maurer und sein Team jedoch bisher keine Erfahrung. „Um die Ausschreibung juristisch einwandfrei zu machen, mussten wir das entsprechende Know-how einkaufen.“ Zudem sollen öffentliche Ausschreibungen auch nachhaltige und ökologische Aspekte berücksichtigen – viele Punkte, die Maurer gleichsam bedenken musste.

Welcher Experte passt?

Seine ausgiebige Marktrecherche nach einem geeigneten Beratungsunternehmen führte Maurer wieder zur KIS GmbH. „Der Umfang der Dienstleistungen überzeugte uns am meisten. Das bestehende Vertrauen aus einer Zusammenarbeit von 2007 unterstrich die Entscheidung zusätzlich“, so Maurer. Worauf achtet aber, wer noch keine Erfahrungen mit einem Kostenexperten hat? Maurer empfiehlt, neben dem fachlichen Know-how auf Transparenz zu achten: „Ein Anbieter sollte bereits bei Angebotsabgabe im Projekttiming eine hohe Prozesstransparenz zeigen und mich als Kunden frühzeitig in alle Schritte einbinden.“ Wenn er wie KIS auf Erfolgshonorar arbeitet, gibt es kein Risiko für den Auftraggeber.

Präzise formulierte Anforderungen

Zum Projektstart informierte KIS Kosten-Experte Roland Mayer das Projektteam der IHK über die aktuelle Marktsituation. Anschließend definierte er gemeinsam mit dem Team die Anforderungen an die neuen Systeme: Die IHK Würzburg strebte die Umstellung aller Multifunktionssysteme auf Farbsysteme und eine Reduktion der Wartezeiten am Drucker an. Eine besondere Herausforderung stellten die Anforderungen an die Softwarelösung dar: Letztere sollte einen hohen Automatisierungsgrad für Wartung und Kostenstellenmanagement ermöglichen. Auch treiberloses Drucken von mobilen Endgeräten stand auf der Wunschliste des Weiterbildungsanbieters. Hier wurde Mayer von seinem Kunden überrascht: „Es ist eher selten, dass Kunden ihren Software-Bedarf so exakt benennen können, wie das die IT der IHK Würzburg tat“, berichtet der Office-Experte. „Das führte zu einer vergleichsweise hohen Gewichtung der Software-Mindestanforderungen im Gesamtprojekt.“

Auch energetische Aspekte sowie Geräusch- und Partikelemissionen wurden berücksichtigt. „Die Geräuschbelastung wird meist auf den Druckbetrieb bezogen. Die längste Zeit aber befinden sich die Geräte im Ruhemodus. Hier legen wir höhere Maßstäbe an als marktüblich“, erklärt Mayer. Und je weniger Energie im Ruhemodus verbraucht werde, desto günstiger wirke sich das auch auf die Gesamtkosten aus.

Betreuung aus einer Hand

„KIS präzisierte dank Analyse unseren Bedarf und führte uns anschließend perfekt durch alle Phasen der Ausschreibung“, lobt Projektleiter Maurer. „Die Experten bereiteten alles sehr zuverlässig vor – bis hin zu den Texten.“ Ebenfalls positiv sieht der IHK-Mann den Zuschlag an einen Anbieter in der Region – trotz EU-weiter Ausschreibung. „Das Angebot war zwar nicht das günstigste, aber das wirtschaftlichste mit der besten ökologischen Bilanz“, so Maurer.

Die Wiesbadener Experten sparten der Würzburger IHK dennoch beachtliche Kosten ein. „Wir sind mit dem Gesamtergebnis sehr zufrieden und haben eine Menge Wissen dazu gewonnen“, beurteilt Maurer die Arbeit des Teams um Roland Mayer. „Wir werden mit KIS in Zukunft sicher weitere Projekte umsetzen.“ Aus der Erfahrung mit rund 2.800 Kostenoptimierungsprojekten bei KIS weiß Mayer, dass auch dann wieder Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich möglich sein werden.

Die fünf KIS-Beratungsphasen für öffentliche Ausschreibungen

1. Analysieren und Optimieren des Bedarfs
2. Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung gemäß VOL
3. Detaillierte Prüfung und Auswertung der Angebote auf Basis der definierten Zuschlagskriterien und der Wertungsmatrix
4. Entscheidung und Umsetzung
5. Betreuung während der Vertragslaufzeit

Weitere Informationen zu öffentlichen Ausschreibungen nach VOL finden sich unter www.kis-experten.de .