(PM) Mitterskirchen, 18.06.2012 - Für Engineering Abteilungen stellt die große Menge an Dokumenten, die während des Lebenszyklus einer Anlage entstehen, bearbeitet und verwaltet werden, eine große Herausforderung dar. Sind diese Dokumente ohne Bezug zur jeweiligen Anlage auf unterschiedlichen File – Servern abgelegt, erschwert dies zusätzlich eine einfache, systematische und zielgerichtete Verwaltung.

Weiterführende Prozesse für Bearbeitung, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten erfolgen in der Regel über MS Outlook bzw. telefonische Absprachen. Die Folge sind Rückfragen, Doppelarbeit und Zeitverzug. conarum konnte in einem Kundenprojekt das Ziel „Aufbau zentral verwalteter Dokumente mit Bezug auf die jeweilige Anlage bzw. Teilanlage“ realisieren.

Ein konzernweit einheitlicher Aufbau der Akten vereinfacht nach dem Go-Live die Suche nach Dokumenten, aber auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen wie Engineering und Einkauf. Die Prozesse für Bearbeitung, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten aber auch Folgeprozesse z.B. für den Einkauf wurden einheitlich und nachvollziehbar gestaltet.

Die Abbildung der Anlagenakten erfolgt mit SAP DVS und Dokumentenstücklisten. Die initiale Anlage von Akten wird direkt in den SAP – Objekten für den Technischen Platz bzw. Equipment angestoßen und die entstandene Dokumentenstückliste mit dem Technischen Platz bzw. Equipment verbunden. Der konzernweit einheitliche Aufbau von Akten wird über vordefinierte Akten - Templates sichergestellt. Die Suche nach Akten bzw. Akteninhalten erfolgt entweder über SAP TREX (bis zur Volltextsuche) oder unmittelbar über die AKZ – Strukturen der technischen Plätze. Weiterführenden Prozesse und Genehmigungsszenarien sind mit SAP Workflowtechnik realisiert. Die Historie dieser Prozesse aber auch Kommentare oder Rückfragen können in einem eigenen Tool aufgezeichnet werden

Von folgenden Vorteilen kann profitiert werden:

- Bessere Visualisierung der Strukturen durch hierarchische Darstellung
- Verringerte Suchzeiten durch einheitliche Strukturen
- Erhöhte Anwenderakzeptanz durch intuitive Bedienung
- Qualitätssteigerung durch Fehlervermeidung
- Konzernweit einheitliche Prozesse

Die Kunden sind sehr zufrieden mit der Lösung, da alle Anforderungen abgedeckt wurden. Besonderes Augenmerk wurde auf konzernweit einheitliche Strukturen, Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Anlagenakten, die erhöhte Anwenderakzeptanz, sowie auf nachvollziehbare Prozesse gelegt.