(PM) Hamburg, 01.11.2012 - 14.30 Uhr in der Kita EMILY in Hamburg St. Pauli. Remmidemmi: Ella, Noah, Leopold und die anderen Kinder sind aus ihrem Mittagsschlaf erwacht. Kita-Leiter Torsten Janßen ist gerade dabei, die Kleinsten zu wickeln. Zwischendurch klingelt mehrmals das Telefon, doch da muss jetzt eine Kollegin rangehen, die Kinder haben Vorrang. Zusätzlich zur Betreuung der Kinder hat er tagtäglich viele administrative Aufgaben zu bewältigen. Hilfe bei dem nicht zu unterschätzenden Verwaltungsaufwand verschafft ihm ab sofort die moderne, sichere Online-Software KigaRoo (www.kigaroo.de).

Die Kindertagesstätte EMILY trägt das Symbol des Erdmännchens. Bei dieser Tierart unterstützen sogenannte Helfer die Erziehung der Jungtiere, auf EMILY übertragen sind das die sieben pädagogischen Fachkräfte. Aber auch die Erzieher selbst haben seit Neuestem einen Helfer: Die Organisationssoftware KigaRoo. „Bislang habe ich viel Zeit für Organisatorisches aufgewendet“, sagt der Pädagogische Leiter der Einrichtung Torsten Janßen. Das sind zum Beispiel die Telefonate mit den Eltern, die Bescheid geben, dass sie später kommen oder dass ihr Kind krank ist. „Dann bereite ich Ausflüge vor, wie zum Beispiel vor Kurzem zur Apfelernte ins Alte Land. Der Bus muss gechartert und Eltern angesprochen werden.“ Das Schreiben der Entwicklungsberichte und Kitainterna wie Dienst- und Urlaubspläne sind weitere seiner zeitaufwendigen Aufgaben.

Besserer Austausch unter den Kollegen

„Wir freuen uns, dass so ein Programm wie KigaRoo entwickelt worden ist. Es erleichtert uns den Arbeitsalltag sehr und hilft, die vielen Informationen zu bündeln“, so Janßen. Außerdem wird die Kommunikation mit den Kollegen und vor allem mit den Eltern stark unterstützt. Grund dafür ist, dass die kostengünstige Software jederzeit übers Internet verfügbar ist – egal von welchem Computer aus. Das ist bei EMILY besonders wichtig, da Geschäftsführerin Emily Melchers häufig an einem anderen Standort sitzt. „Früher haben wir Excel-Tabellen hin und her geschickt. Das führte immer wieder zu Schwierigkeiten, weil diese ständig aktualisiert werden mussten“, so Emily Melchers. Damit ist Schluss: Jede Erzieherin, jeder Erzieher kann sich von überall aus auf KigaRoo einloggen und hat alle relevanten Informationen von Stammdaten über Entwicklungsberichte bis hin zu Dienst-, Urlaubs- und Speiseplänen stets im Blick – via Internetseite, App für das Smartphone oder E-Mail. Die sensiblen Daten werden jetzt automatisch und datenschutzkonform über eine verschlüsselte Verbindung übertragen.

Erinnerung an die Gummistiefel einfach auf die Eltern-App

Nicht nur die Erzieher, auch die Eltern profitieren von KigaRoo: „Ich schaffe es nicht immer, auf die Aushänge zu schauen“, erzählt Nanine Renninger, deren dreijähriger Sohn Noah die Kita besucht. „Umso toller ist es, jetzt den Termin fürden nächsten Ausflug oder die Erinnerung an Gummistiefel direkt aufs Smartphone zu bekommen. Gute Sache!“, sagt sie. Besonders schön findet sie auch die Möglichkeit, die Fotos von Ausflügen oder aus dem Kitaalltag auf der passwortgeschützten Elternseite bzw. über der ebenfalls zugangsgeschützten App sehen zu können. „Außerdem kann ich die Kita per App noch schneller und einfacher erreichen“, sagt die freiberufliche Fotografin. Das wird sie bestimmt nächstes Jahr noch öfter tun, denn dann wird auch ihre jetzt 16 Monate alte Tochter Lucia die Kita EMILY besuchen.

Der Datenschutz hat bei EMILY dabei oberste Priorität: „Nur Daten, die die Eltern freigeben, können auch von den anderen eingesehen werden“, sagt Emily Melchers. Zudem soll die App keinesfalls den persönlichen Kontakt ersetzen. „Es bleibt mehr Zeit für den Austausch über wirklich Wichtiges statt über Organisatorisches“, so die Geschäftsführerin. Die Hauptfunktion sieht Melchers in der Verwaltung. „Die Handhabung ist super einfach, die Felder sind selbsterklärend“, sagt sie. Dasselbe gilt für den Webbaukasten. Mit nur wenigen Klicks kann sich jede Kita im Internet präsentieren.

Von der datenschutzkonformen, kostengünstigen und kinderleicht bedienbaren Software ist auch die renommierte Klett Verlagsgruppe überzeugt. Diese hat sich unlängst an dem Unternehmen KigaRoo beteiligt, um den Einsatz der fortschrittlichen Software in Kitas langfristig zu gewährleisten. Interessierte Einrichtungen können KigaRoo kostenlos und unverbindlich testen. Weitere Informationen und Anmeldung zur Testphase unter www.kigaroo.de .