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News, 23.07.2014
Frustrierte Büroarbeiter
IT bremst vielfach Arbeitsproduktivität in Unternehmen aus
Die voranschreitende Digitalisierung und Mobilisierung des Wirtschaftslebens und der Arbeitswelt setzt Unternehmen und Arbeitnehmer unter immensen Veränderungs- und Leistungsdruck. Zentraler Dreh- und Angelpunkt ist die IT. In vielen Unternehmen entwickelt sich jedoch gerade sie zum Bremsklotz.
Veraltete Software, lahme Server, fehlende Zugriffsrechte etc. - das Frustpotenzial für Büroarbeiter im Arbeitsalltag ist groß.
Veraltete Software, lahme Server, fehlende Zugriffsrechte etc. - das Frustpotenzial für Büroarbeiter im Arbeitsalltag ist groß.

Das Arbeitsumfeld verändert sich rasant. Geschäfts-, Informations- und Kommunikationsprozesse und Organisationsstrukturen unterliegen im Zuge der Digitalisierung einem fortlaufenden Wandel. Um als Unternehmen hier den Anschluss nicht zu verlieren, braucht es eine leistungsfähige IT. Doch gerade die IT-Ausstattung an den Arbeitsplätzen hält oft nicht mit den Erfordernissen mit. Das zeigt die Studie „Der zeitgemäße Arbeitsplatz aus Sicht der Mitarbeiter“ des IT-Dienstleisters Computacenter und des Analystenhauses Pierre Audoin Consultants (PAC). Die Folge: Statt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens anzukurbeln, bremst die Arbeitsplatz-IT die Arbeitsproduktivität und Motivation in vielen Unternehmen aus.

Klassische Büroarbeitsplätze verlieren zunehmend an Bedeutung. So verbringen drei Viertel der in der Studie befragten Büroarbeiter heute einen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Unternehmens. 46 Prozent von ihnen arbeiten regelmäßig unterwegs, 42 Prozent gehen ihrer Arbeit, zumindest teils, in einem Home Office nach, ein Drittel (33 %) arbeitet ab und an bei Kunden, und gut die Hälfte (55 %) nutzt ergänzend Arbeitsmöglichkeiten in anderen Niederlassungen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter lediglich 70 Prozent ihrer Arbeitszeit am klassischen Büroarbeitsplatz.

Neben den Anforderungen durch die zunehmenden Mobilisierung des Arbeitsalltags kommt hinzu, dass der Zeitaufwand für nicht-produktive Tätigkeiten wie Recherchearbeiten, Informationsaustausch oder Selbstverwaltung deutlich zugenommen hat. Als größter Produktivitätskiller wird dabei die Bearbeitung von E-Mails empfunden: zwei Drittel berichten hier von einem zunehmenden Aufwand. „Die Zahlen untermauern das in der Praxis erlebte: Die Mobilität der Mitarbeiter und die Bedeutung alternativer Arbeitskonzepte nehmen zu“, so Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC.

Die Folge: Viele Beschäftigte sind chronisch überlastet und haben weniger Zeit für produktive Tätigkeiten, Kernaufgaben und Innovationen. „Unternehmen sollten diese Entwicklung sehr kritisch sehen“, so Jochen Rapp, Solution Manager bei Computacenter und verantwortlich für den ‚Zeitgemäßen Arbeitsplatz’. „Der hohe Aufwand für nicht-produktive Tätigkeiten führt dazu, dass Mitarbeiter nicht nur unproduktiv, sondern auch unzufrieden sind. Das Potenzial für die Steigerung von Produktivität und Innovationsfähigkeit liegt also insbesondere in der Entlastung von Routinetätigkeiten.“

IT-Arbeitsplatzausstattung schafft oft Frust– Mitarbeiter rüsten auf eigene Kosten auf


Trotz steigender Anforderungen müssen sich laut der Studie zwei Drittel der Mitarbeiter weiter mit dem „üblichen Standard“ begnügen. Folglich halten rund 60 Prozent der Mitarbeiter ihre heutige IT-Arbeitsumgebung für „nicht zeitgemäß“ und knapp jeder fünfte empfindet seine IT-Arbeitsausstattung sogar als frustrierend. Eine Modernisierung der IT-Arbeitsumgebungen ist in der Mehrheit der Unternehmen angezeigt.

Ein nicht unerheblicher Teil der Mitarbeiter verspürt beim Thema Arbeitsplatzausstattung offensichtlich einen solch hohen Leidensdruck, dass jeder sechste auf eigene Kosten in eine Verbesserung investiert. Die Nutzung privater Technik und öffentlich zugänglicher IT-Anwendungen zieht wiederum einen weiteren Wildwuchs in der IT nach sich, der zusätzlich für Unzufriedenheit und Ineffizienz sorgt. Um die damit einhergehenden Risiken zu begrenzen, müssen Alternativen geschaffen sowie die Eigeninitiativen der Mitarbeiter in entsprechenden Strategien und Richtlinien berücksichtigt werden.

Bedarf an Werkzeugen für Austausch und Vernetzung

Eine weitere wichtige Facette von „Bring Your Own“ ist der zunehmende geschäftliche Einsatz von Anwendungen, die im Internet oder in App Stores frei verfügbar sind. Dass immer mehr Mitarbeiter – so auch 20 bis 26 Prozent der Befragten – im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf solche Angebote zugreifen, sollte Unternehmen zu denken geben. Denn dies zeigt auch einen konkreten Bedarf: Etwa jeder dritte Mitarbeiter wünscht sich (zusätzliche) Werkzeuge zur Unterstützung der Zusammenarbeit, insbesondere zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und zum Austausch von Wissen. „Die zunehmende Nutzung öffentlich zugänglicher Anwendungen und Dienste auf mobilen Endgeräten des Unternehmens birgt aber ähnliche Sicherheitsrisiken wie die berufliche Nutzung privater Endgeräte“, betont Computacenter-Experte Rapp. Die Studie zeigt aber, dass frei zugängliche Anwendungen in IT-Richtlinien oft noch ausgeklammert oder entsprechende Regeln nicht klar kommuniziert werden. So ist der Anteil der Befragten, die keine entsprechenden Richtlinien kennen, mit 29 Prozent überproportional hoch.

Die Studie von PAC und Computacenter unterstreicht die Notwendigkeit zur Modernisierung und zeitgemäßen Gestaltung von IT-Arbeitsumgebungen. „Die Aussagen der Befragten liefern klare Belege für die steigende Komplexität der IT-Arbeitsumgebungen. Diese bestehen nicht mehr nur aus fest installiertem PC, Office-, E-Mail- und Fachanwendungen“, so Stiehler. „Administratoren müssen heute mit einer Vielzahl von Gerätetypen und Anwendungen jonglieren. Um den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern und den ‚Geräte- und Anwendungszoo’ vernünftig zu managen, sind ganzheitliche Strategien geradezu zwingend“, führt der PAC-Analyst weiter aus. Diese zu entwickeln, umzusetzen und damit auch die Mitarbeiter effizienter zu machen, sei Aufgabe der IT-Verantwortlichen.

Die Studie „Der zeitgemäße Arbeitsplatz aus Sicht der Mitarbeiter“ steht kostenlos zum Download zur Verfügung.

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