IT-Projektmanagement
IT-Projekte passgenau gestalten
Kostentreiber IT-Projekte: Entweder sind sie von vornherein überdimensioniert oder sie gehen am Bedarf der Fachabteilungen vorbei.
Die Beteiligten beklagen also, dass in dem Projekt der Wurm steckte. Vom Anfang an „flutschte“ es nicht richtig. Immer wieder kam es zu Irritationen und Reibereien – aus den unterschiedlichsten Gründen. Und dies schlug sich auch in den Projektergebnissen nieder.
Analysiert man die Ursachen, zeigt sich meist: Die Weichen für den unbefriedigenden Projektverlauf wurden bereits bei der IT-Spezifikation gestellt – also beim gemeinsamen Versuch von Fachbereich und IT, sich darauf zu verständigen,
- was das neue System können soll und
- wie es konzipiert sein sollte, damit es einerseits die Anforderungen der künftigen Nutzer erfüllt und andererseits bezahlbar bleibt.
- wie vertrauensvoll und kooperativ Fachbereich und IT in dem Projekt zusammenarbeiten und
- wie flexibel sowie verständnisvoll sie auf (Änderungs-)Wünsche der jeweils anderen Seite reagieren.
Um diesen (Kommunikations-)Prozess erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, sich bewusst zu machen, vor welchen speziellen Herausforderungen die Beteiligten bei der IT-Spezifikation stehen. Denn diese sind immer wieder die Ursache von Konflikten.
- IT-Spezifikationen beschäftigen sich zumeist mit einem (zunächst) abstrakten, wenig greifbaren Gegenstand. Das heißt, in ihnen werden Problemlösungen skizziert, die im Betrieb noch nicht existieren und die gedanklich oft künftige Arbeitsprozesse vorwegnehmen. Entsprechend schwer ist es, eine Einigung über die Anforderungen an das künftige System (nicht nur zwischen Fachbereich und IT) zu erzielen. Und selbst wenn diese scheinbar existiert, ist noch nicht garantiert, dass das gelieferte IT-System den Vorstellungen der Fachabteilung entspricht („So haben wir uns das nicht vorgestellt.“).
- IT-Spezifikationen bilden in der Regel die subjektive Wahrnehmung der direkt beteiligten Personen ab. Das heißt, sie lassen sich beim Definieren der Anforderungen an das neue System weitgehend von ihren Einschätzungen leiten, was aufgrund ihrer Erfahrung zum Beispiel betriebswirtschaftlich sinnvoll ist. Diese persönlichen Einschätzungen decken sich meist nur teilweise. Deshalb gibt es bei fast jedem Projekt direkt oder indirekt Betroffene, die ihre Erfahrungen und Bedürfnisse in der IT-Spezifikation nicht ausreichend berücksichtigt sehen. („Bei uns läuft das anders.“).
Reflektieren, was nötig und realisierbar ist
Auch an anderen Punkten sind die Interessen von Fachbereich und IT im Projektalltag häufig verschieden. So sind die Projektmitarbeiter beim Erstellen und Umsetzen der IT-Spezifikation zum Beispiel meist auf die Expertise der Spezialisten aus den Fachbereichen angewiesen. Deren Einbindung in das Projekt darf aber nicht so weit gehen, dass ihr Wissen im operativen Geschäft fehlt und die Fachbereiche handlungsunfähig werden.
Mit den genannten Grundkonflikten kämpfen Fachabteilung und IT beim Erstellen von IT-Spezifikationen immer wieder. Deshalb sollte dieser Prozess nicht mechanisch, sondern dynamisch und interaktiv gestaltet werden. Die Praxis zeigt: Hervorragende Methodenkenntnisse reichen für die IT-Spezifikation nicht aus. Im Gegenteil: Konzentriert man sich zu sehr auf die Methoden statt auf den Prozess, entsteht meist eine Spezifikation, die haarscharf an den eigentlichen Bedürfnissen der Fachseite vorbeigeht.
Fördern Sie deshalb einen regelmäßigen Informationsaustausch zwischen Fachabteilung und IT (zum Beispiel in Form von Workshops, in denen die Arbeitsprozesse gemeinsam visualisiert werden), damit ein wechselseitiges Verständnis entsteht. Sonst besteht die Gefahr, dass die IT nur ahnt, was der Fachbereich zu einem erfolgreichen Arbeit braucht, und der Fachbereich nicht versteht, wo seine Wunschvorstellungen an (informations-)technische Grenzen stoßen.
Die unterschiedlichen Sichtweisen sowie Erwartungen früh zu erkennen und zur Sprache zu bringen, ist eine Grundvoraussetzung für eine saubere Auftragsklärung. Denn nur wenn ein wechselseitiges Verständnis besteht, gelingt es, sich im Dialog darüber zu verständigen: Welche Features sind (aus fachlicher Sicht) unverzichtbar und worauf können wir nach einer gemeinsamen Kosten-Nutzen-Abwägung gegebenenfalls verzichten?
QUERVERWEIS
Projektmanagemen-Wissen
Prozessorientiertes Projektmanagement
"Wer sich vom reinen Projektplaner zum Projektarchitekten weiterentwickeln mag, wird in "Prozessorientiertes Projektmanagement" viele Denkanstöße und ein in sich stimmiges Handlungsmodell zur Steuerung dynamischer Projekte finden." (projektMagazin.de, 08/2004)
Weitere Informationen
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ZUM AUTOR
Über Jürgen Rohr
vedanova IT-Projektmanagement und Organisationsberatung
Jürgen Rohr ist Inhaber der vedanova IT-Projektmanagement und Organisationsberatung. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, Unternehmen beim Planen, Konzipieren sowie Umsetzen kultur- und strukturverändernder (IT-)Projekte zu unterstützen. Nach seinem Informatikstudium erwarb Diplom-Ingenieur Jürgen Rohr zudem einen MBA-Abschluss „Systemische Organisationsentwicklung und -beratung“ an der Universität Augsburg. Er ist Mit-Autor des Buchs „Prozessorientiertes Projektmanagement“ (Hanser Fachbuchverlag).
vedanova IT-Projektmanagement und Organisationsberatung
Raiffeisenstraße 4b
65191 Wiesbaden
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Die Perspektive Mittelstand ist eine unabhängige, branchenübergreifende Business-Plattform zur Förderung der Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit kleiner und mittelständischer Unternehmen und ihrer Mitarbeiter. Ziel der Initiative ist es, über hochwertige Informations-, Kommunikations- und Dienstangebote rund um den unternehmerischen und beruflichen Alltag die Wissensbildung, Kommunikation und Interaktion von und zwischen Existenzgründern, Unternehmern, Fach- und Führungskräften und sonstigen Erwerbstätigen zu unterstützen. Weitere Informationen zur Perspektive Mittelstand unter: www.perspektive-mittelstand.de