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IT-Hilfe „All inclusive“: Flatrate macht EDV-Kosten planbarer und zugleich die Systeme verlässlicher

(PM) Willich, 20.06.2011 - Lagerverwaltung, Buchhaltung, Arbeitszeiterfassung, Personalwirtschaft – nahezu alle Bereiche eines Unternehmens sind heutzutage an die EDV angebunden. Dadurch wird zwar vieles automatisiert und vereinfacht, gibt es aber Probleme mit dem Server oder den Arbeitsstationen, kommt schnell die ganze Produktion zum erliegen. Viele KMUs arbeiten zudem oft nur mit einem einzigen, zentralen Server, auf dem alle Daten gespeichert sind. Fällt dieser aus, ist die Aufregung groß: Die Waren können nicht mehr verwaltet werden, Rechnungen können nicht mehr gestellt und bezahlt werden. Um die dadurch drohenden wirtschaftlichen Einbußen zu verhindern, werden in den meisten Betrieben für größere IT-Maßnahmen und bei Störungen externe Experten hinzugezogen – auf Stundenbasis. Problematisch ist dabei, dass die anfallenden Kosten von Monat zu Monat stark schwanken und das für die IT eingeplante Jahresbudget schon vorzeitig erschöpft sein kann, wenn Mitarbeiter den externen Dienstleister bei jedem Fehler rufen.

Unzuverlässige Wartung trotz hohen Stundenlohns

Heikel bei derartigen zeitbasierten Service-Übereinkünften ist zudem, dass der Fachmann kein Interesse an langfristigen und wartungsfreien Lösungen hat. Im schlimmsten Fall droht dann bei einem Serverabsturz größerer Datenverlust, wenn das System mit veralten Daten neu gestartet werden muss. Das Prinzip der IT-Service-Flatrate zielt dagegen auf langfristige und zuverlässige Problemlösungen, denn je weniger Fehler auftauchen, desto mehr rechnet sich die Leistung für den Anbieter.

Je nach Bedarf können Unternehmen zwischen den drei Partnerschaftslevels Bronze, Silber oder Gold wählen. Die meisten Betriebe wählen laut Oliver Heymanns, Geschäftsführer der Heymanns IT-Solutions GmbH, jedoch die IT-Service Flatrate Gold, da diese auch Vergrößerungen der technischen Infrastruktur und eine zuverlässige und kosteneffiziente Wartung aller Anlagen beinhaltet. „Oft lohnt es sich für Betriebe, ihre IT von uns vollständig umstrukturieren zu lassen“, berichtet er. „Durch Optimierungen und gegebenenfalls die Aufsplittung über ein dezentrales System mit mehreren Servern kann die Performance insgesamt meist deutlich gesteigert werden.“ Das Angebot des IT-Dienstleisters umfasst zudem regelmäßige, überwachte Backups und Updates, Verwaltung von Softwarelizenzen, Antiviren- und Firewall-Management sowie die Einrichtung neuer Server, Workstations und Programme. Gezahlt wird ein monatlicher Festpreis – die Leistungen können beliebig oft in Anspruch genommen werden.

Ziel der Flatrate-Services sind langfristige Problemlösungen

Heymanns fungiert dabei als Managed Services Provider (MSP), wie der Geschäftsführer erklärt: „Unsere Fachleute übernehmen die ganze IT-Verwaltung und -Instandhaltung und sorgen dafür, dass etwaige Störfaktoren beseitigt werden, bevor sie den Nutzer erreichen.“ Sollte dennoch ein Problem gemeldet werden, wird es sofort mit einer konkreten Beschreibung im internen Ticket-System erfasst und zur zuständigen Stelle weitergeleitet. „Während der Bearbeitung läuft ein Timer mit, um eine schnellstmögliche Erledigung sicherzustellen. Ist das Problem gelöst, wird das Ticket geschlossen und ein Report für den Kunden generiert.“ Probleme mit Servern werden auf diese Weise sofort bearbeitet, bei weniger kritischen Störungen von Workstations liegt die Reaktionszeit bei zwei Stunden. Der Dienstleister arbeitet damit ähnlich schnell und flexibel wie eine interne IT-Abteilung.

Die konkrete Herangehensweise gestaltet sich je nach Fall unterschiedlich. So lassen sich viele Fragen bereits am Telefon lösen. Bei komplexeren Vorgängen kann sich ein Heymanns-Mitarbeiter auch in das interne System einwählen, um die Computer in Fernwartung zu überprüfen und Fehler zu beheben. Zusätzlich bietet der Dienstleister, wenn nötig, einen Vor-Ort-Service an. „Unsere Zielsetzung ist dabei, in jedem Fall proaktiv tätig zu sein, also die IT so zu gestalten und zu verwalten, dass sie reibungslos funktioniert und es gar nicht erst zu Ausfällen kommt“, so Heymanns.

Nachhaltigkeit, Schnelligkeit und Kostensicherheit

Diese Ausrichtung des Flatrate-Services bedeutet vor allem Nachhaltigkeit: Da der Dienstleister im eigenen Interesse seinen Aufwand minimieren will, sind alle Maßnahmen auf eine langfristige, durchschlagende Lösung ausgelegt. Statt zu warten bis Probleme auftreten, um sie dann zu beheben, stehe die Prävention im Fokus, so Heymanns.
Im Gegensatz zu herkömmlichen externen Anbietern, die erst einen bestimmten Mitarbeiter beauftragen müssen, der dann nicht immer gleich verfügbar ist, bietet Heymanns eine telefonische Erreichbarkeit rund um die Uhr und sieben Tage die Woche, ohne dass dafür Wochenend- oder Nachtzuschläge erhoben werden.

Größter Vorteil der IT-Service-Flatrate ist jedoch die Kostensicherheit. Da die Kunden für alle Leistungen eine gemeinsame, festgelegte Pauschale zahlen, gibt es keine unerwarteten Kostenexplosionen mehr – egal, ob es sich dabei um eine einfache Druckerinstallation handelt oder die Einrichtung eines neuen SQL-Servers. Die Buchhaltung kann dadurch mit verlässlichen IT-Budgets planen.

Mehr unter www.heymanns.de
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Frau Mag. Birgit Müllner
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ÜBER HEYMANNS IT-SOLUTIONS GMBH

Die Heymanns IT-Solutions GmbH mit Sitz in Willich wurde 1995 gegründet. Das anwenderorientierte Dienstleistungsunternehmen (Managed Service Provider, MSP) ist auf die Entwicklung, Einrichtung, Instandhaltung und Überwachung von Systemen ...
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