(PM) , 13.03.2009 - „Kosten senken beim Rechnungseingang“ ist das Motto zweier IBM-Themenabende, die in Kürze stattfinden. Claus Cordes, Vorstand Vertrieb der Multi-Support Deutschland AG, zeigt im Rahmen der Veranstaltung konkret auf, wie Unternehmen den Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung optimieren können. Die Themenabende sind Bestandteil der IBM-Initiative „Innovation afterWork“, deren Ziel es ist, Unternehmen aus dem Mittelstand über innovative und praxisnahe IT-Lösungen zu informieren. Die Veranstaltung findet am 16. April 09 in Düsseldorf und am 14. Mai 09 in Hamburg statt. Der Besuch ist nach vorheriger Anmeldung unter ibm.com/de/events/afterwork/ kostenlos.

Jedes Unternehmen muss seine Lieferantenrechnungen bearbeiten. Dazu gehören zahlreiche Schritte, in die – je nach Unternehmensgröße – mehrere Mitarbeiter involviert sind. Die Rechnungen müssen erfasst, geprüft, kontiert und schließlich bezahlt werden. Verläuft dieser Prozess händisch, so kostet dies unnötig Zeit und damit Geld.

Im Rahmen der IBM-Themenabende „ Kosten senken beim Rechnungseingang“ demonstriert Claus Cordes, Vorstand Vertrieb der Multi-Support Deutschland AG, das Unternehmen diesen Prozess weitgehend automatisieren und damit beschleunigen können. An Hand von praktischen Beispielen zeigt er, wie eingehende Rechnungen mit Hilfe geeigneter IT-Lösungen erfasst und klassifiziert werden. Der anschließende Freigabeprozess läuft ebenfalls komplett IT-gestützt über entsprechende Workflow-Mechanismen. Diese legen den zuständigen Sachbearbeitern die Rechnung zur Prüfung in ihren Postkorb . Die Dokumente werden schließlich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) elektronisch archiviert.

„Unternehmen, die ihre Rechnungen automatisiert bearbeiten, profitieren in vielerlei Hinsicht“, so Claus Cordes. „Die Abläufe sind schneller und transparenter, benötigen weniger Ressourcen und sind somit im Verhältnis zu einer manuellen Vorgehensweise kostengünstiger. Skonti-Möglichkeiten gehen nicht aufgrund einer verspäteten Bearbeitung verloren. Mitarbeiter stehen für wertschöpfendere Tätigkeiten als die Eingabe von Rechnungsdaten in ein ERP-System zur Verfügung.

Die Themenabende finden am 16. April im IBM Forum Düsseldorf und am 14. Mai im IBM Forum Hamburg jeweils von 17.00 bis 19.30 Uhr statt. Sie adressieren insbesondere Geschäftsführer und Finanz-Vorstände. Der Besuch der Veranstaltung ist nach vorheriger Registrierung unter ibm.com/de/events/afterwork/ kostenlos.

Multi-Support

Multi-Support ist seit über 20 Jahren im Bereich „intelligenter Dokumenten-Management-Lösungen“ (IDM) tätig. Als Hersteller und Anbieter der Softwarelösung MultiArchive unterstützt das Unternehmen seine Kunden maßgeblich bei der Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen. Kompetente Mitarbeiter stehen mit fundiertem Wissen über betriebswirtschaftliche Zusammenhänge beratend zur Verfügung. Kunden profitieren von schnelleren und transparenten Abläufen, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität. Weltweit zählen über 3.000 Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zum Kundenkreis der Multi-Support Gruppe. In Deutschland sind dies unter anderem Daihatsu Deutschland, die Erdinger Weißbräu GmbH, das Heidekreisklinikum, der Rheinischer Sparkassen- und Giroverband, die SPAX International GmbH & Co. KG und die Stadtverwaltung Herne.

Über MultiArchive

MultiArchive ermöglicht umfassendes Dokumenten-Management inklusive Prozess-Steuerung auf der zuverlässigen Series i-Plattform. Das Produkt beinhaltet dazu sämtliche Funktionen, wie revisionssicheres Archivieren, Scannen, Recherche, COLD, E-Mail-Management sowie die Anbindung externer Speichersysteme. Kernelement bildet ein regelbasierter Posteingangskorb, der mit einem beliebigen Web-Browser bedienbar ist. Über Plug-Ins bzw. zertifizierte Schnittstellen fügt sich MultiArchive nahtlos in vorhandene IT-Systeme ein und ermöglicht eine direkte Datenübernahme aus ERP-Systemen, Collaboration-Plattformen, z.B. Lotus Notes und Office-Programmen. Themenlösungen wie digitale Rechungsbearbeitung, elektronische Personalakte oder Vertragsmanagement runden das Leistungsspektrum ab.

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