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Hohes Optimierungspotential: Instandhaltungsläger

Auch für Instandhaltungsläger gilt: Werte und Wertschöpfung im Fokus behalten
(PM) Dieburg, 30.06.2014 - Heute gilt die Materialwirtschaft im Bereich der Instandhaltung, vielleicht mit Ausnahme der Prozessindustrie, als wenig spannend: Kaum Karrieremöglichkeiten, kein Leuchtturmdenken – eine Tätigkeit, die erledigt werden muss. Das Sicherheitsdenken der Anlagenbetreiber spiegelt sich in hohen Beständen wieder. Diese binden enorme Kapitalreserven. Moderne Instandhaltungskonzepte messen sich zunehmend am Kriterium „wertschaffend“. Der Materialwirtschaft als Teil dieser Konzepte sollte dabei ein höherer Stellenwert beigemessen und Instandhaltungsläger als konkrete Leistungseinheiten betrachtet werden. Das optimale Austarieren der konkurrierenden Ziele „geringe Kapitalbindungskosten“ und „hohe Versorgungssicherheit“ setzt genaue Informationen über das eingelagerte Material und über die Materialbewegungen voraus. Genau hieran krankt es derzeit in sehr vielen Unternehmen. Hinzu kommt ein dreistes betriebswirtschaftliches Vorgehen: Instandhaltungsmaterial wird im Einklang mit den steuerlichen Regelungen sehr schnell abgeschrieben, dies führt zu immensen stillen Reserven. Ganz nach dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“ wird der tatsächliche Wert dieser Teile ignoriert. Somit sinkt wertmäßig die Bedeutung dieser Läger. Konsequenz: Weder in die Lagerbewirtschaftung, noch in die entsprechenden Prozesse wird investiert. Die Folge ist eine hohe Verschrottungsquote und ein hoher Dublettenanteil – eine enorme Kapitalvernichtung.

Transparenz nach Lagererfassung

Ohne Materialinformationen kann die Kapitalvernichtung nicht gestoppt werden. Ein breit angelegtes Praxisprojekt für ein Unternehmen der chemischen Industrie zeigt: Der Projektnutzen übersteigt in relativ kurzer Zeit die Projektkosten. In weiteren Projekten beträgt die Amortisationszeit bereits ca. 6 Monate. Die Erfolgsfaktoren Schnelligkeit und Datenpräzision wurden mit einer eigens entwickelten IT-Anwendung umgesetzt. „Handarbeit“ und Medienbrüche werden auf ein Minimum reduziert. Die Prozesse der Bestandsaufnahme sind eng getaktet und laufen synchron ab. Materialaufnahme>Klassifikation>Attributisierung>Ausdruck des Barcodes sowie der Entnahmescheine>Export. Ein Ersatzteil durchläuft diesen gesamten Prozess in 18,75 Minuten. Fachpersonal identifiziert im Lager das Ersatzteil und die technischen Beschreibungen und gibt diese Informationen in eine Datenbank ein. Sachbearbeiter, die die Datenaufbereitung durchführen, haben direkten Zugriff auf diese Datenbank. Der Instandhaltung stehen die Materialinformationen nebst Verfügbarkeit sehr zeitnah zur Verfügung.

Eindeutige Materialbeschreibungen als Basis für eine kontinuierliche Wertflussoptimierung

Als Klassifikationsschema wurde eCl@ss ausgewählt. Damit ist eine sach- und normgerechte Materialbeschreibung sichergestellt. Die Definition von Materialstammdaten ist zeitaufwändig und birgt ein hohes Konfliktpotential. Adressaten wie Einkauf, Instandhaltung, Controlling priorisieren z. T. gegensätzliche Interessen. Abhilfe schafft die Nutzung von Best-Practice-Merkmalen in Kombination von wenigen „Muss“- und einer Reihe von „Kann“-Merkmalen. Zeigt sich, dass weitere Merkmale notwendig sind, lassen sich diese dank der IT-Lösung nachträglich systematisch einfügen

Akzeptanz der Mitarbeiter sichern

Die mit dieser Vorgehensweise realisierten Effekte sind allerdings nur dann nachhaltig, wenn auch die Entnehmer der Ersatzteile davon profitieren. Deshalb wurde besonderes Augenmerk auf die Suchfunktion gelegt. Im Störfall sucht der Mitarbeiter über ein Terminal oder internetfähiges Tablet nach den geforderten technischen Werten, z.B. „Ventil, DN50, PN16“. Mengen und Lagerplätze werden angezeigt. Über eine Exportfunktion kann diese Liste ausgedruckt werden und als Entnahmebeleg genutzt werden. Auch eine Suche nach der Stückliste der Störanlage ist integriert. Auch wichtig ist die Verwendung des unternehmensspezifischen Wordings. „Der Kegelhahn heißt bei uns schon immer Tuflinhahn“. Dies lässt sich mittels Schlagworten umsetzten.

Weiterführenden Auswertungen

Neben den ABC- und XYZ-Analysen, lassen sich Auswertungen über die Klassen, die standardisierten Benennungen sowie Merkmale und deren Werte definieren. Da für das Management das Kriterium „wertschaffende Tätigkeiten“ leitend ist, sind lagerübergreifende Auswertungen notwendig, um z.B. Ersatzteile standortübergreifend zu standardisieren, Mengenbündelung im Einkauf voranzutreiben oder Poolingkonzepte umsetzen zu können. Das im Praxisprojekt realisierte Bestandsaufnahmekonzept führt kurzfristig zur Senkung von Kapitalbindungs- und Prozesskosten bei gleichzeitig sogar gestiegener Versorgungssicherheit. Sowohl Bewirtschaftungs-, als auch Bestellprozesse werden durch die harmonisierten Stammdaten wesentlich vereinfacht und auch beschleunigt. Das Beispiel zeigt: Erst die Summe der Bestands- und Prozesseffekte macht das umfassende Effizienzpotenzial deutlich.
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