(PM) , 08.07.2009 - Führender Anbieter von Elektro-Installationssystemen setzt auf Tangro PA-IS für die Verarbeitung von Zahlungsavisen direkt in SAP

Heidelberg/Blieskastel, 7. Juli 2009 – Derzeit harmonisiert die Hager Gruppe, führender Anbieter von Systemen, Lösungen und Services für elektrische Installationen, weltweit ihre SAP-Systeme. Dabei werden insbesondere solche SAP-Prozesse optimiert, die einen hohen Anteil an manueller Tätigkeit beinhalten. Um etwa die Verarbeitung ihrer Zahlungsavise im SAP-System zu beschleunigen, setzt Hager auf Tangro, Anbieter von Add-ons für den automatisierten Dokumenteneingang in SAP: Die Lösung Tangro PA-IS (Payment Advice-Industry Solution) ist in SAP integriert, die automatische Datenerkennung findet daher direkt innerhalb des SAP-Systems statt. Sie ermöglicht mittels OCR (Optical Character Recognition) die automatisierte Verarbeitung von Zahlungsavisen.

Monatlich gehen bei Hager in der Debitorenbuchhaltung ca. 150 papierbasierte Zahlungsavise ein, die oft tausende Einzelpositionen umfassen. In diesen Zahlungsankündigungen fassen die Kunden der Hager Gruppe (Großhändler und Einkaufsringe der Elektrobranche) zu zahlende Rechnungspositionen inklusive individueller Skonti zusammen und kündigen eine anstehende Zahlung an.

Mit Tangro PA-IS spart Hager aufgrund effizienterer Arbeitsprozesse sowie reduzierter Durchlaufzeiten über 50 % der Bearbeitungszeit, reduziert die Fehleranfälligkeit und erreicht eine zeitnahe Liquiditätsplanung. Die Tangro-Lösung erkennt die auf dem gescannten Dokument aufgeführten Positionen, gleicht diese mit offenen Posten der Debitoren in SAP ab und stellt die erkannten Positionen in eine Erfassungsmaske in SAP ein. Für die Mitarbeiter entfällt zeitaufwändiges Abtippen und Prüfen der Daten.

Erfolg mit System

Die Hager Gruppe ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen und Services für moderne elektrotechnische Installationen wie Gebäudesteuerung oder Energieverteilung in Wohngebäuden und Gewerbeimmobilien sowie für industrielle Anwendungen. Zum Leistungsangebot zählt auch die Sicherheitstechnik, in Form von Gefahrenanlagen, Rauchmeldern und Bewegungsmeldern. Bevor sich die Hager Gruppe für Tangro PA-IS entschied, mussten die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung die Daten eingegangener Zahlungsavise positionsweise kontrollieren und in SAP erfassen. Der Abgleich der Zahlungseingänge mit den offenen Posten war zeitraubend, fehleranfällig und teils sehr unübersichtlich: Die Buchhalter mussten zu einer Zahlung im SAP-System alle zugehörigen offenen Posten suchen und auf Zahlungshöhe, Skonti und berechtigte Abzüge prüfen. Für umfassende Zahlungsavise dauerte ein derartiger Vorgang in SAP manchmal mehrere Stunden und konnte wegen der Transaktionslogik nicht unterbrochen werden.

Hoher Automatisierungsgrad beim Zuordnen der Positionsdaten

Tangro PA-IS legt die Zahlungsavise in SAP an und ordnet jedes Avis dem Kunden und dessen offenen Posten zu. Dabei überprüft das SAP-Add-on die Daten der Zahlungsavise wie Rechnungsnummer, Betrag, Rabatt sowie den Zahlbetrag. Findet die Anwendung Differenzen oder nicht erlaubte Abzüge, werden diese dem Sachbearbeiter übersichtlich in einer grafischen Ampelsteuerung signalisiert. Er kann diese Positionen dann problemlos nachbearbeiten. Nach der Verarbeitung mit Tangro PA-IS sind die gescannten Dokumente automatisch im elektronischen Archiv gespeichert und können bei Rückfragen direkt im SAP-FI-Modul aufgerufen werden.

Die Oberfläche der Tangro-Lösung entspricht der gewohnten SAP-Umgebung und stellt dementsprechend auch die Dokumente in einer zentralen Maske übersichtlich dar, ohne Modifikationen zu benötigen.

„Statt mehrerer Stunden nur noch 10 bis 20 Minuten“

Derzeit verarbeitet die Debitorenbuchhaltung bei Hager mehr als 95% der per Post eingehenden Zahlungsavise automatisiert mit Tangro PA-IS.

„Um unsere Zahlungsavise unterstützt durch OCR zu verarbeiten, haben wir uns für Tangro PA-IS entschieden. Denn dies ist die einzig marktgängige Lösung mit OCR-Funktion, die komplett in SAP integriert ist. Sie ist für die Benutzer einfach zu bedienen und für die IT einfach zu betreuen. Benötigten die Mitarbeiter unserer Debitorenbuchhaltung für die Bearbeitung umfassender Zahlungsavise mit 40 DIN-A4-Seiten zuvor mehrere Stunden, sind es dank Tangro PA-IS nur noch 10 bis 20 Minuten“, erläutert Willi-Gerd Schmitz, Projektleiter in der Corporate IT der Hager Gruppe. „Mit dem Projekt konnten wir unsere definierten Optimierungsziele schnell erreichen und unseren Mitarbeitern enorme Entlastungen und Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten bieten. Im Rahmen unseres Rollouts wurde die Lösung auch schon erfolgreich in Frankreich eingeführt, weitere Länder sind geplant. Zudem bietet Tangro weitere Add-ons, mit denen wir unseren Dokumenteneingang auch für andere Dokumententypen automatisieren.“

„Tangro PA-IS arbeitet kosten- und zeiteffizient: Es erkennt automatisch die Kopf- und Positionsdaten eines Zahlungsavises und vergleicht sie mit den in SAP geführten Debitoren und offenen Posten. Gestützt auf eine Vielzahl von Plausibilitäten erzeugt Tangro PA-IS einen Vorerfassungsbeleg im SAP-System“, erklärt Lars Krüger, Sales Director der Tangro Software Components GmbH. „SAP-Add-ons von Tangro sind Out-of-the-Box-Lösungen mit Standard-Prozessen. Daraus ergeben sich unschlagbar kurze Projektlaufzeiten von gerade einmal vier bis sechs Wochen.“