(PM) Karlsruhe-Pfinztal, 23.04.2014 - Geöffnet, gelesen, gelöscht: Täglich landen geschäftliche E-Mails auf nimmer Wiedersehen im Müll. Während herkömmliche Briefe von der Poststelle mit Eingangsstempel und Ablage pedantisch „umsorgt“ werden, macht mit E-Mails jeder, was er will – gesendet und vergessen, empfangen und gelöscht.

Eine systematische E-Mail-Archivierung findet man in Unternehmen eher selten. Doch genau hier ist Vorsicht geboten, denn seit 1.1.2006 gilt: Handelsbrief ist Handelsbrief, ganz gleich ob Papier oder E-Mail. §147 Abgabenordnung und die §§ 238, 239 und 257 Handelsgesetzbuch lassen keinen Spielraum mehr offen. Damit gilt: E-Mails müssen bis zu zehn Jahre lang archiviert werden– revisionssicher, elektronisch und auswertbar. Das bisher bekannte Backup ist hierfür ungeeignet.

Die E-Mail-Archivierung der phi IT-Services GmbH - kompetenter Partner der teaming IT - lässt sich mit sehr geringem Aufwand in jedes bestehende Netzwerk integrieren. Kopien aller E-Mails werden automatisch und manipulationssicher in einem zentralen E-Mail-Archiv abgelegt und gewährleistet so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

Den eigenen Workflow optimieren.

Mit den zukunftsfähigen Lösungen der phi IT-Services GmbH müssen Mitarbeiter die Mails nicht länger selbst verwalten und archivieren. Die Software unterstützt sie bei der Administration und somit auch bei der Gewährleistung der Datensicherheit. Dies kann z.B. regelbasiert geschehen, indem E-Mails anhand ihres Alters oder ihrer Größe automatisch archiviert werden. Weitere Kosteneinsparungen können dadurch erzielt werden, dass teurer Exchange-Server-Platz entlastet wird; Kapazitäten günstigerer, externer Speicher genutzt werden und gleichzeitig alle archivierten E-Mails jederzeit auch offline verfügbar sind.

Rechtssicherheit gewährleisten, Kosten sparen

E-Mail-Archivierung ist durch die aktuellen Gesetzesänderungen ein brennendes Thema für jedes Unternehmen und zunehmend unausweichlich. Mit steigendem Kostendruck sind Lösungen gefragt, die nicht nur den Gesetzgeber zufrieden stellen, sondern zusätzlich auch Kosten einsparen, seien es IT-, Archiv- oder Prozesskosten.

Besonders wichtig bei einer neuen Investition ist es hierbei, nicht nur kurzfristig nach einer schnellen und billigen Lösung zu schauen, sondern auch mittel- und langfristige Potentiale voll auszuschöpfen. Mit der E-Mail Archivierung inklusive Cloud und Hosting der phi IT-Services GmbH / MailStore Server erhält man zahlreiche Vorteile:

• Rechtskonformes E-Mail Management
• Zuverlässiger Schutz vor E-Mail Verlust
• Extrem schneller und komfortabler Zugriff auf E-Mails
• Dauerhafte Entlastung der E-Mail Server
• Drastische Reduzierung der Speicheranforderungen sowie Kosten.

Für Interessenten bietet sich die Gelegenheit diesen Mehrwert in einem umfassenden Testangebot zu nutzen. Die Mitarbeiter der phi IT-Services GmbH stehen gerne beratend zur Seite.