(PM) Bad Honnef, 14.01.2016 - Dieser Nachweis wird als Gelangensbestätigung bezeichnet. Können Unternehmen bei einer Umsatzsteuerprüfung keine Gelangensbestätigung oder einen der anerkannten Alternativnachweise vorlegen, droht die Nachzahlung der Umsatzsteuer.

Viele Unternehmen noch ohne Softwarelösung

Trotz des hohen Risikos einer möglichen Steuernachzahlung haben viele deutsche Unternehmen noch keine IT-Lösung zur Abwicklung der Gelangensbestätigung im Einsatz. Laut einer Umfrage hatten bis Mitte 2015 nicht einmal die Hälfte aller Unter-nehmen eine Softwarelösung installiert, die sie bei der Umsetzung der neuen Verordnung zur Umsatzsteuerbefreiung unterstützt. Von den befragten Personen in den Unternehmen waren knapp 70 Prozent mit der bisherigen Umsetzung der Gelangensbestätigung unzufrieden. Fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer bewerteten die eingesetzten Prozesse sogar als mangelhaft. Nur 20 Prozent waren mit ihrer Lösung vollkommen zufrieden und befürchten keine Steuernachforderungen.

Steuerexperten raten zu IT-Lösungen

Steuerexperten raten deshalb zum Einsatz von intelligenten IT-Lösungen, um den Aufwand zur Abwicklung der Gelangensbestätigung möglichst gering zu halten. Die Erstellung, der Versand und die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung, sowie die Dokumentation sollten automatisiert erfolgen und sich zudem problemlos in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren lassen. Viele Unternehmen wollen diese "lästige Pflichtaufgabe" möglichst einfach und ohne großen Personalaufwand umsetzen, um bei der nächsten Steuerprüfung auf der sicheren Seite zu sein. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die einge-setzte Lösung im Prüfungsfall auch von den Finanzbehörden anerkannt wird.

Automatisierte Abwicklung der Gelangensbestätigung

Rhenania Computer hat eine Softwarelösung entwickelt, die sowohl die Erstellung, den Versand als auch die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung automatisiert. Dadurch minimiert sich der Aufwand für die betroffenen Unternehmen und deren EU-Kunden erheblich.

Die Software U12 erstellt die Gelangensbestätigung anhand der Daten aus dem Vorsystem als Einzel- oder Sammelbestätigung, wandelt sie in eine PDF-Datei um und versendet diese per E-Mail an einen zuvor festgelegten Ansprechpartner beim Kunden. Der Kunde bestätigt den Erhalt der in der Gelangensbestätigung aufgeführten Lieferung, indem er die Email mit Anhang zurücksendet. Die Rückmails werden in einem separaten Postfach gesammelt und automatisch ausgelesen. Die Software markiert die zurückgesendete Gelangensbestätigung als "vereinnahmt" und verschiebt sie in ein Archiv. U12 beinhaltet außerdem ein Mahnverfahren, um noch ausstehende Gelangensbestätigungen beim Kunden anzufordern.

Abliefernachweis aus Zustellbelegen der Frachtführer

Der Nachweis des Wareneingangs im EU-Ausland kann alternativ auch anhand der Zustellbelege der Frachtführer erfolgen. Mit dem Einsatz der Option: "Abliefernachweis" kann der Nachweis zur Umsatz-steuerbefreiung weiter automatisiert werden. U12 erstellt aus den Zustellbelegen der Frachtführer einen Abliefernachweis und verknüpft diesen mit den Sendungsdaten (Packstücke, Frachtbriefnummer) aus dem Vorsystem. Durch die Automatisierung des Verfahrens wird der Sachbearbeiter vollständig entlastet, die Kunden werden nicht mehr mit der Prüfung und Rücksendung der Gelangensbestätigung belästigt. Eine qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. mit Archivierung gehört ebenfalls zum Leistungsumfang der Softwarelösung U12.

Mehrere Betriebsstätten

Die Anbindung der Software erfolgt über Schnittstellen zum Vorsystem oder über einen CSV-Import. Alternativ zu einer Installation auf der IBM iSeries ist auch eine Einrichtung im Rechenzentrum als Cloudlösung möglich. U12 ist mandantenfähig und kann zudem von beliebig vielen Betriebsstätten genutzt werden.

Infos zur Softwarelösung Gelangensbestätigung: www.rhenania-computer.de/produkte/versandoptimierung/gelangensbestaetigung-software-u12.html