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Fachartikel, 04.11.2009
Forderungsmanagement
So schützen sich Sie gegen Forderungsausfälle
Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen können Forderungsausfälle weitreichende Folgen haben, weil die erbrachten Vorleistungen (wie bspw. Materialeinkauf, Personal) die Liquidität belasten und die Eigenkapitalreserven stark begrenzt sind. Der Ausfall einer oder mehrerer Forderungen kann von daher schnell die Existenz gefährden. Neun Tipps, wie sich das Risiko von Forderungsausfällen minimieren lässt und Sie ihr Forderungsmanagement auf starke Beine stellen.
1. Unternehmen überprüfen

Ein kostenloser Blick ins Handelsregister lohnt zur Überprüfung von Unternehmensdaten: dort ist zum Beispiel die Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens vermerkt, aber auch Informationen wer das Unternehmen bei Geschäften rechtswirksam vertreten darf. Schauen Sie sich zudem die Internetseite eines Unternehmens an, im Impressum finden Sie zum Beispiel den Geschäftsführer  verzeichnet oder auch die Handelsregisternummer. Bevor Sie Verträge abschließen, sollten Sie die Bonität Ihrer Kunden prüfen. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die Ihnen eine Bonitätsbewertung erlauben (IHK, Handelsregister, Wirtschaftsauskunfteien etc.). Befragen Sie bei Bestandskunden parallel dazu Ihre Mitarbeiter zu Erfahrungen aus früheren Auftragsabwicklungen und achten Sie auf „weiche Anzeichen“ möglicher Risiken. Das können zum Beispiel Änderungen im Zahlungsverhalten oder im Bestellverhalten sein. Werten Sie alle Daten aus und prüfen Sie, welche Risiken sich eventuell ergeben und wie Sie diese absichern können.

2. Zahlungsziele festlegen


Eine vertragliche Ausgestaltung der Zahlungsbedingungen ist von mehreren Faktoren abhängig. Dazu gehören die Kreditwürdigkeit aber auch die Intensität der Geschäftsbeziehung, Auftragswert, -umfang und -dauer und Ihre eigenen Lieferkonditionen und Kapitalausstattung.

3. Klar definiertes Vertragswerk


Definieren Sie die genaue Erbringung der Leistung im Vertrag mit Angaben zu Leistungsvolumen sowie Spezifikation der Leistung und Gewährleistungsfristen. Nehmen Sie zudem detaillierte Zahlungsmodalitäten mit Fristen, Zahlungsweise etc. auf.

4. Zeitnahe Rechnungsstellung

Ist die vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme erfolgt, sollten Sie zeitnah die Rechnung stellen. Berechnen Sie die vereinbarten Preise und achten Sie auf die genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann ggf. dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben oder ganz zu verweigern.

5. Zahlungseingänge kontrollieren

Prüfen Sie Ihre Zahlungseingänge fortlaufend. So können einen möglichen Zahlungsverzug zeitnah feststellen und frühzeitig entsprechende Maßnahmen einleiten.

6.  Ausführen eines konsequenten Mahnwesens

Mahnen Sie konsequent, wenn die Zahlungsziele überschritten werden. Setzen Sie konkrete Fristen und lehnen Sie Vertröstungen ab. Achten Sie dabei auf Formulierungen und „Ton“.

7. Forderungen mit externer Unterstützung eintreiben

Prüfen Sie die Bonität eines Schuldners erneut, bevor Sie die Beitreibung der Forderung einleiten. Der Schuldner muss zwar die Kosten für die Beitreibung übernehmen, aber natürlich nur, wenn er diese auch tatsächlich begleichen kann. Zudem müssen Sie als Gläubiger die Kosten zunächst auslegen. Nutzen Sie für die Eintreibung Ihrer Forderungen externe Hilfe, zum Beispiel durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie im Beitreibungsrecht unerfahren sind, der Forderungsbeitrag relativ hoch ist oder der Schuldner seinen Sitz im Ausland hat.

8. Durchsetzen von Forderungen

Zahlt Ihr Schuldner trotz aller Vorsorgemaßnahmen Ihre berechtigte Forderung nicht, können Sie diese im Rahmen der Zwangsvollstreckung durchsetzen. Die Voraussetzung dafür ist ein Vollstreckungstitel, den Sie im Gerichtsverfahren oder auch durch eine außergerichtliche Einigung erzielen können. Wenn Ihr Schuldner die Berechtigung der Forderung bestreitet, bleibt der Weg eines Klageverfahrens.

9. Schutz gegen Ausfälle im Rahmen von Factoring

Der sicherste Weg bei Forderungsausfall ist der Abschluss einer Warenkreditversicherung (WKV). Gegenstand ist die Absicherung von Forderungen aus Warenlieferungen und Leistungen an gewerbliche Kunden im Falle der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit. Mögliche Zahlungsausfälle sind dank der WKV versichert, die Gefahr einer Existenzgefährdung durch den Ausfall einer oder mehrerer Rechnung wird gemindert. Die Kosten für eine Versicherung sind wesentlich geringer als die Belastungen eines möglichen Forderungsausfalls.

Als Schadenausgleich muss ein Unternehmen zum Beispiel bei einem Ausfall von 5.000 Euro und  einer Umsatzrendite von 5 Prozent 100.000 Euro Mehreinnahmen erzielen. In Kombination mit Factoring hat die Warenkreditversicherung einige weitere Vorteile. Factoring ist eine Finanzdienstleistung, die mit der Finanzierung von Forderungen, dem Ausfallschutz und der Übernahme des Debitorenmanagements drei Leistungsbausteine umfasst. Sie verkaufen dabei fortlaufend Ihre Forderungen an einen Factor und erhalten dafür sofort Liquidität. Außerdem sind Ihre Rechnungen durch die WKV gegen einen möglichen Ausfall versichert. Wird doch mal ein Debitor zahlungsunfähig, müssen Sie als Factoring-Kunde die bereits bevorschusste Summe nicht zurückzahlen. Bei einer einzelnen WKV erfolgt die Regulierung nach festgelegten Fristen und Mahnstufen, was mehrere Monate dauern kann. Im Schadenfall muss der Unternehmer dem Versicherungsunternehmen zudem das fristgerechte Mahnwesen nachweisen und er muss sich an Meldepflichten halten. Auch das übernimmt der Factor für Sie.
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Ilka Stiegler ist verantwortlich für die Unternehmenskommunikation der Vantargis Factoring GmbH. Die Vantargis Factoring GmbH ist eine bankenunabhängige Factoringgesellschaft. Das Unternehmen finanziert deutschlandweit als ...
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