(PM) Berlin, 05.11.2010 - Fragen nach möglichst nutzerfreundlicher Bedienung und einfacher Integration in die bestehende Infrastruktur standen im Mittelpunkt des Interesses auf der diesjährigen DMS EXPO. Auf der Leitmesse für Enterprise Content-, Output und Dokumentenmanagement in Stuttgart waren vor allem Lösungen gefragt, die mit geringem Aufwand eingerichtet und mit vorhandenen Systemen verknüpft werden können, ohne jedoch die schlanken Budgets vieler Unternehmen zu sehr zu strapazieren. Für Carsten Fischer, Geschäftsführer der Fischer Software GmbH, zeigte die DMS EPXO auch in diesem Jahr, wohin die Reise in Sachen Dokumentenmanagement geht. „Die Besucher haben gezielt nach Lösungen gesucht, die über das reine DMS hinausgehen und sich nahtlos in die gegebene IT-Landschaft einfügen. Die Zeit der Insellösungen ist eindeutig vorbei.“

Noch werden in vielen Unternehmen Lösungen eingesetzt, die Inhalte von eMails, Datensätze in CRM-Lösungen und anderen Dateien in Dokumentenmanagement-Systemen getrennt voneinander verwalten. Da der rasche Zugriff auf Dokumente, Informationen und Kundendaten Grundlage für effiziente Produktion, effektiven Kundenservice und reibungslose Abläufe der internen Verwaltung jedoch immer wichtiger wird, präsentierte Fischer Software auf der DMS EXPO mit der Version 8.0 die neue Generation von Outlook Infodesk.

Outlook Infodesk 8.0 erweitert Microsoft Outlook zu einer Team–Anwendung für CRM sowie Informations- und Dokumentenmanagement. Im Jahr 2008 wurde die Version 6.0 mit dem Innovationspreis Mittelstand in der Kategorie „Datenmanagement“ ausgezeichnet. Die neue Software kann mühelos in eine existierende Microsoft Outlook / Exchange–Infrastruktur integriert werden und liefert neben CRM-Funktionalität auch DMS-Funktionalität in der gewohnten Outlook–Oberfläche. Außerdem unterstützt die Lösung die vorgangs- und projektbezogene Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. Da auch Datensicherheit in der Kundenkommunikation großgeschrieben wird, unterstützt die Version 8.0 die neue DE-Mail-Funktionalität für sichere Kommunikation.

„Wie bedeutend Dokumentenmanagement geworden ist wurde auch deutlich, wenn man sich die Besucher der diesjährigen Messe anschaut. Die Qualität der Kontakte war hervorragend, da mehr und mehr Entscheider innerhalb der Unternehmen sich mit dem Thema befassen“, berichtet Carsten Fischer. „Auffällig waren zudem die zahlreichen Anfragen aus dem produzierenden Gewerbe. Hier scheint der Aufschwung mit einer steigenden Sensibilität für effizientes Dokumentenmanagement einher zu gehen.“

Durch die Version 8.0 von Outlook Infodesk können alle ein- und ausgehenden Informationen zu einem Thema, Projekt oder Vorgang automatisch zusammengefasst werden. Zusätzlich erleichtert die Software die Nachverfolgung von Abläufen sowie die Delegation von Aufgaben an Kollegen. Auch die massive Reduzierung von Speicherlast sowie eine spürbare Verschlankung der Postfächer sind durch Outlook Infodesk 8.0 möglich. Fischer Software stellt außerdem eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent beim Suchen von Informationen und Dokumenten in Aussicht, und verspricht den Anwendern weitere Effizienzsteigerungen durch die automatische Erzeugung von Serienmails und Serienbriefen.