(PM) Grafenrheinfeld, 23.05.2012 - Die Union Investment Gruppe ist mit über 4,4 Millionen Kunden einer der führenden Fondsanbieter in Deutschland. Um die Genehmigung und Buchung von Rechnugnen insgesamt zu beschleunigen und die durchschnittlichen Kosten pro Rechnungsbeleg weiter zu senken, hat die Gruppe ihren Prozess für Rechnungseingangsverarbeitung standardisiert. Das Mittel dazu war die Einführung einer Freiformerkennung (OCR Lösung) mit dem Web-basierten und SAP-integrierten FIS/edc Workflow der FIS GmbH für die Rechnungseingangsbearbeitung und Prüfung bzw. Freizeichnung von vorerfassten Rechnungen.

Pascal Ruben, Gruppenleiter der Kreditorenbuchhaltung bei der Union Investment: "Wir steigern durch Einsatz der FIS-Software für die Rechnungseingangsbearbeitung sichtlich unsere Prozess- und Kosteneffizienz. Bisher arbeiteten wir mit zwei getrennten Systemen – Workflow hier, SAP dort – und die Kollegen im Rechnungswesen hatten viel Arbeit bei der Kontrolle des eigentlichen Freizeichnungsprozesses. Durch die Einbeziehung der Genehmiger in den SAP-integrierten Workflow entlasten wir das Rechnungswesen und können unsere Ressourcen dort sinnvoller einsetzen.“

Kreditorenrechnungen werden nach ihrer Erfassung im Rechnungswesen und erfolgter Freizeichnung in der jeweiligen Fachabteilung automatisch gebucht – knapp 60 % davon müssen im Rechnungswesen dadurch nur noch durch ein Augenpaar geprüft werden, nicht wie sonst üblich durch zwei. Durchlaufzeiten und manuelle Arbeitsschritte bei der Rechnungseingangsbearbeitung haben sich so verringert und Medienbrüche im Gesamtprozess wurden überwunden. Ab 2012 werden auch PDF-Rechnungen freigezeichnet, von denen das Unternehmen vor dem Hintergrund des Steuervereinfachungsgesetzes künftig immer mehr von ihren Lieferanten erhalten wird. Der Scanprozess fällt somit weg und die PDF-Belege gehen sofort in die Rechnungseingangsbearbeitung, d.h. OCR-Erkennung sowie anschließend in die Freizeichnung.