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FIS GmbH ermöglicht Rechnungsaustausch nach ZUGFeRD

Die EAI/EDI-Plattform FIS/xee bietet jetzt alle Funktionalitäten zur Nutzung des neuen Standards für eInvoicing – beim Rechnungseingang ebenso wie beim -versand.
(PM) Grafenrheinfeld, 29.01.2014 - Die FIS GmbH sieht im neuen ZUGFeRD-Standard des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) großes Potenzial für eine künftig starke Verbreitung des elektronischen Rechnungsaustauschs (eInvoicing). Zum einen garantiert die einfache Lesbarkeit des PDF/A-3-Formats breite Akzeptanz, zum anderen schließt das Datenmodell die Lücke zwischen visueller Darstellung von Papierrechnungen und klassischem EDI-Austausch. Deshalb hat die FIS ihre EAI/EDI-Plattform FIS/xee konsequent um ZUGFeRD-Funktionalitäten erweitert. Mit FIS/xee können Unternehmen beliebige Partner- und Schnittstellenanbindungen zu SAP herstellen.

Der ZUGFeRD-Standard basiert auf dem Trägerformat PDF/A-3. Neben der visuellen Komponente für die Darstellung und Archivierung der Rechnungsdaten (Normteil) gibt es in PDF/A-3 einen Datenteil, in dem strukturierte Daten eingebettet werden können. Bei ZUGFeRD werden die Rechnungsdaten in einem fest definierten XML-Format abgelegt.

Rechnungseingangsverarbeitung nach ZUGFeRD mit FIS/xee

FIS/xee ist in der Lage, die in den ZUGFeRD-Eingangsrechnungen enthaltenen Metadaten im EDI- oder XML-Format auszulesen. Damit unterstützt das Tool beide Vorteile des eInvoicing nach ZUGFeRD: die optische Darstellung von Metadaten und deren 100%ig durchgängige maschinelle Verarbeitung ohne Medienbruch. Durch diese Vorteile werden ZUGFeRD-Eingangsrechnungen das klassische OCR-Auslesen mehr und mehr ablösen.

FIS/xee-Anwender erreichen durch die ZUGFeRD-Funktionalitäten Automatisierungsquoten vergleichbar mit EDI-Szenarien. In Verbindung mit dem Dokumentenmonitor FIS/edc erschließen sie neben OCR und EDI einen dritten Eingangskanal für den Rechnungseingangsmonitor, der die Vorteile der beiden anderen Verfahren in sich vereint. FIS/xee lässt sich darüber hinaus als zentraler Posteingang für PDF mit und ohne ZUGFeRD verwenden. Die EAI/EDI-Plattform fungiert dann als Dispatcher – die ZUGFeRD-Daten werden direkt verarbeitet, die einfachen PDF-Dokumente der OCR-Lösung zur Verfügung gestellt.

ZUGFeRD im Rechnungsausgang

Ausgangsrechnungen erstellt FIS/xee automatisch im PDF/A-3-Format und verwendet dabei die internen SAP-Rechnungsformulare. Durch die Integration von FIS/xee in SAP lässt sich die Verarbeitung auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. FIS/xee verarbeitet das jeweilige SAP-Ausgangsformat (z. B. INVOIC-IDoc) in nur einem Arbeitsschritt und versendet das fertige ZUGFeRD-Format über alle gängigen Kommunikationswege an den Kunden.

FIS hat mit `FIS/xee Lite` außerdem einen Stand-Alone ZUGFeRD-Generator entwickelt, mit dem Unternehmen die Verbreitung und die Akzeptanz von ZUGFeRD bei Ihren Lieferanten erhöhen können. Dabei handelt es sich um ein Werkzeug zur einfachen Erzeugung von ZUGFeRD- konformen PDF/A-3-Dokumenten. Diese können über „FIS/xee Lite“ direkt per E-Mail versandt werden. Eine Wiederholung bereits durchgeführter Konvertierungen ist ebenso möglich wie die Erzeugung unterschiedlicher Quellformate (CSV, XML, EDIFACT).

Rechnungsarchivierung mit FIS/xee

Dem Archiv stellt FIS/xee alle Dokumente und Verarbeitungsschritte über die existierende ArchiveLink-Schnittstelle zur Verfügung. Neben der Original-Austauschnachricht (z. B. E-Mail) umfasst dies auch die Teile der ZUGFeRD-Nachricht (PDF und XML), den kompletten Konvertierungstrace und das Verarbeitungslog zur Übertragung. Im Rechnungseingang können die Nachrichten den Folgeprozessen zur Verfügung gestellt werden, im Rechnungsausgang ist es möglich, Daten automatisch an die Ausgangsrechnung anzuhängen und im Rahmen der Anlagenliste dort zu archivieren.
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