„Eigentlich würde ich das meinem Vorzimmer geben, aber das hat gerade keine Kapazität.“ Oftmals müssen Eventmanager gegen das Vorurteil ankämpfen, dass jeder, der schon einmal eine gelungene Geburtstagsfeier organisiert hat, auch ein strategisch ausgerichtetes Firmenevent oder eine ausgeklügelte Absatzpromotion aus dem Ärmel schütteln kann. Dass Genehmigungen, Equipment, Locations, Give-Aways, Dekoration etc. recherchiert und organisiert werden müssen, ist vielen nicht bewusst. Um Kosten und zeitlichen Aufwand nachvollziehen zu können, bieten die meisten Agenturen eine Auflistung der einzelnen Schritte und Aufgaben vorab.

Hintergrundrecherche: Was soll das Event erreichen?

Für ein stimmiges Ganzes muss der Eventmanager den Grund kennen, der hinter dem Event steckt: Absatzsteigerung, Neuprodukteinführung, Profilschärfung des Unternehmens oder Positionierung der Marke – keiner investiert ohne Hintergedanken Zeit und Geld in ein Fest oder eine Promotion. Um das gewünschte Ziel zu erreichen, muss das Event strategisch und realistisch geplant werden. Luftschlösser verbieten sich von selbst. Das ist unseriös und führt nur zu Enttäuschungen. Ein sorgfältiges Briefing vom Auftraggeber ist außerdem unerlässlich. Wer sich keine Mühe mit dem Briefing gibt, nicht sagt was er will, was berücksichtigt werden soll und welchen finanziellen Spielraum es gibt, bekommt Vorschläge, die völlig an seinen tatsächlichen Vorstellungen vorbeigehen. Eine unbefriedigende Situation für alle.

Selbstverständlich bedeutet ein detailliertes Briefing mit konkreten Zielangaben, Informationen zu der zu berücksichtigenden Markenwelt, zur Positionierung, den Zielgruppen, Mitarbeitern, der Historie etc. Aufwand für das Unternehmen. Je besser aber das Briefing ist, umso effektiver können die Eventmanager arbeiten und Wünsche in der Konzeptplanung umsetzen – ganz im Sinne aller Beteiligten.

Reglement für einen Pitch

Im Falle eines Pitches ist ein gutes Briefing sogar noch wichtiger, damit dieser kein Flop wird – was Kosten für alle Parteien bedeuten würde. Es gibt zwar Firmen, die bei einem Pitch kostenlose Präsentationen erwarten, da aber die Erstellung eines stimmigen Konzepts je nach Umfang mehrere Tage in Anspruch nimmt, sollte zumindest ein Anerkennungshonorar für die erbrachte Leistung gezahlt werden. Das kann sich zwischen 2.000 Euro und 5.000 Euro bewegen.

So nicht! – Was sich Eventagenturen nicht gefallen lassen.

Überhaupt nicht in Frage kommt die saloppe Aufforderung, mal ein paar Ideen zu mailen. Man schaue dann, ob der Auftrag vergeben werde. So werden Ideen abgegriffen, aber es kommt keine faire Zusammenarbeit zustande. Für schnelle, effiziente Abstimmungen ist sehr wichtig, dass das Unternehmen einen konkreten Ansprechpartner für das Projekt definiert, mit dem der Eventmanager sich abstimmen kann. Dieser Ansprechpartner muss auch bereit sein, sich Zeit für den Eventprofi zu nehmen, ihm Informationen zur Verfügung zu stellen und ihn frühzeitig über mögliche Komplikationen zu unterrichten. Nur so ist ein ganzheitlicher Service seitens der Eventagentur möglich.

Optimal: Die glasklare Zusammenarbeit

Transparenz von beiden Seiten ist das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Denn in kaum einem anderen Metier gibt es so viele kurzfristige Änderungen wie im Eventbereich, z. B. weil der geplante Künstler plötzlich ausfällt oder das Wetter nicht mitspielt. Dadurch entstehen zwangsläufig Kosten, die nicht im Konzeptbudget berücksichtigt wurden. Kann der Auftraggeber dann jeden Schritt seiner Agentur nachvollziehen und ist in die Entscheidungen miteingebunden, ist er meist auch bereit, über den unvorhergesehenen Mehraufwand zu sprechen.

Das Optimum

Besonders gut sehen die Arbeitsbedingungen für einen Eventprofi aus, wenn der Auftraggeber eine Veranstaltung in seinem Marketing-Mix integriert hat und sie als wichtigen Baustein auf dem Weg zum Erfolg sieht. Hier sind meistens die Briefings ausgereift, der Ansprechpartner ist im Thema drin und gesteht im Idealfall kreativen Spielraum zu. Dann kann man dann richtig tolle Sachen entwickeln.

Die Hindernisse

Schwierig wird es, wenn zwar die Fachabteilung, auf deren Anregung hin das Event oder die Kampagne in Auftrag gegeben wurde, das Konzept absegnet, der Einkauf es aber aus Kostengründen beschneidet oder blockt. Das Problem ist, dass der Einkauf wissen möchte, was ihm die Veranstaltung unter dem Schnitt einbringt. Wie definiert man jedoch den monetären Wert eines exzellenten Images oder einer einprägsamen Marke? Auf Euro und Cent lässt sich das schlichtweg nicht erfassen.

Ebenfalls problematisch wird es, wenn der Auftraggeber sich nicht an Absprachen hält, häufig seine Meinung ändert, beratungsresistent ist oder wichtige Informationen vorenthält. Wer sich so verhält, sollte sich nicht wundern, wenn die Eventagentur nach dem Projekt für keine weitere Veranstaltung zur Verfügung steht. Schließlich steht sie für professionelle Veranstaltungen. Sie kann es sich nicht leisten, dass alles chaotisch abläuft. Schließlich fällt das negativ auf die Agentur zurück und schadet dem guten Ruf.

Die wahre Kunst!

Wobei ein Eventmanager natürlich immer, gerade wenn die Veranstaltung läuft, mit chaotischen Momenten umgehen muss, z. B. fällt beim Catering ein Gerät aus oder der Zeitablauf verzögert sich durch eine ungeplant lange Rede. Dann schlägt die wahre Stunde des Eventmanagers: Wenn er mit viel Einfallsreichtum und Improvisationstalent, kühlem Kopf und mutigen Entscheidungen dafür sorgt, dass keiner der Gäste auch nur Komplikationen ahnt. Viele Kunden wissen diese Meisterleistung zu schätzen und greifen gerne immer wieder auf einen bewährten Eventmanager und sein Team zurück.