(PM) Starnberg, 01.03.2011 - Winter ist die klassische Zeit für Erkältungen und Grippeerkrankungen. Auch in diesen Tagen ist der Krankenstand erhöht und die Mitarbeiter, die nicht betroffen sind, müssen die Aufgaben der erkrankten Kollegen zusätzlich übernehmen. Neben der Tatsache, dass dies unweigerlich zu Überstunden führt, stehen die Mitarbeiter oft vor der Schwierigkeit, an alle benötigten Informationen zu gelangen. Gerade das E-Mailsystem wird in dieser Situation zur meist unüberwindlichen Barriere. Der Starnberger Spezialist für Informationssoftware Sta*Ware GmbH hat eine effektive Lösung.

Klassische E-Mailsysteme sind primär für eine Person als Informationsmedium konzipiert. Zwar kann mit komplizierten Vertreterregelungen der Zugang für Kollegen aufs eigene Postfach erlaubt werden, aber die Struktur der E-Mailablage ist damit immer noch nicht durchschaut. Der Vertreter befindet sich somit in dem Dilemma, entweder eine nicht vertretbare Zeit auf der Suche nach den erforderlichen Informationen aufzubringen oder die Aufgabe nicht zufriedenstellend oder gar nicht zu erledigen. Die begrenzte Zeit und der Druck der eigenen Aufgaben führen meistens zu letzterem. „Gerade kleine und mittelständige Firmen, wo nicht mehrere Personen mit einer Aufgabe betraut sind, können sich dieses Informationsdefizit nicht leisten.“, weiß auch Christian Paucksch, Geschäftsführer der Sta*Ware GmbH. Daher haben er und sein Team ein eigenes E-Mailsystem in die CRM- und ERP-Software InfoCenter implementiert. Hinter diesem System steckt ein intelligentes E-Maileinlese- und ausleseverfahren. Es ordnet die aus- und eingehenden E-Mails direkt einem Vorgang oder einem Projekt zu, sofern der entsprechende Bezug gegeben ist. Mit Hilfe eines ausgeklügelten Berechtigungssystems können die Mitarbeiter somit zu jedem Projekt und jedem Vorgang die relevanten E-Mails einsehen. Dabei ist es unabhängig, wer die E-Mail ursprünglich geschrieben oder erhalten hat. Dasselbe System gilt für Dokumente, die in einem integrierten Dokumentenmanagement verwaltet werden. Somit hat der Mitarbeiter stets alle Informationen zur Hand, um die nächste anstehende Aufgabe zu erledigen, auch die von seinem Kollegen.

Mit dem Sta*Ware InfoCenter kann man zwar kein Immunsystem stärken, aber der Informationsverlust innerhalb eines Teams wird vermieden. Und die Geschäfte können trotz Mitarbeiterausfällen, fast wie gewohnt, ihren Gang gehen. Mehr Informationen zum InfoCenter finden sich unter www.staware.com