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Fachartikel, 21.03.2014
Erfolgsfaktor Papiermanagement
Die Macht des Papiers - trotz Big-Data und Cloud
„Bei uns ist der Kunde ist König?“, tönen Unternehmen gern. Bei Papier-basierten Informationen und Kommunikationsprozessen gilt das jedoch immer seltener. Dabei setzt ein effizientes Informationsmanagement sowie ein exzellenter Kundenservice angesichts der Vielzahl der Medien und Kanäle ein ebensolches Papiermanagement aus.
Vor ein paar Jahren baute das Rüstungsunternehmen Quinetiq ein kleines unbemanntes Flugzeug, um Bilder des Heißluftballon-Weltrekordes zu schießen [1]. Ein Ingenieur der Firma hatte einen Airbag entwickelt, der das Miniatur-Flugzeug bei der Landung abdämpfen sollte. Begeistert von dem revolutionären Design beschloss er, das Konzept zum Patent anzumelden. Alles lief reibungslos, bis man bei einer Routineuntersuchung des Firmen-Papierarchives entdeckte, dass ein nahezu identisches Design schon in den 1950er Jahren entwickelt wurde – von keinem Geringeren als dem Großvater des Ingenieurs.

Dieses Beispiel ist eine Lehrstunde dafür, wie man es möglichst nicht machen sollte. Mitarbeiter brauchen zu lange, um Informationen zu finden, oder sie finden sie erst gar nicht. 2001 veröffentlichten die Analysten von IDC eine wegweisende Studie mit dem Titel ‚The high cost of not finding information‘. Laut der Studie wenden Mitarbeiter bis zu 90 Prozent ihrer Zeit auf, um Informationen, die bereits um Unternehmen bestehen, erneut zu kreieren.

Stichwort eingeben, suchen, fertig

Indem man Papierakten mit einem Index versieht oder sie einscannt, kann man Informationen viel leichter auffinden, abfragen und analysieren, um aus ihnen wertvolles Wissen zu generieren. Dokumente in digitaler Form können in moderne ECM-Systeme integriert werden, was das Auffinden von Daten erheblich vereinfacht. Dadurch spart ein Unternehmen Zeit und Kosten – und schont die Nerven der Mitarbeiter. 

Alles was zu tun ist, ist eine geeignete Papierstrategie zu entwickeln, mit der Folgendes erreicht wird: Sofort wissen, wo sich ein Dokument befindet und wie man sich dessen Wert am besten zunutze macht. Für manche Firmen ist das allerdings leichter gesagt als getan.

Aus den Augen aus dem Sinn

Wenn man ein Unternehmen danach fragt, wo es sein Papierarchiv hat, dann erhält man oft folgende Antwort: Im Keller – der oft zu feucht ist. Zudem gehen bei einem Personalwechsel viele dieser Informationen verloren, weil der Nachfolger nicht weiß, wie das Ablagesystem seines  Vorgängers funktioniert. Diese und andere Faktoren machen es immer schwieriger, Informationen zu finden. In der Realität gehen viele Papierakten über die Jahre verloren, werden beschädigt oder zerstört. Personalwechsel, Fusionen, Restrukturierungen innerhalb des Unternehmens sowie Umzüge sind einer der Hauptgründe dafür, dass große Mengen an Informationen verschwinden oder sich in den Weiten eines Archivs verlieren. Heutzutage kommt noch hinzu, dass wichtige Informationen nicht nur im Mutterunternehmen, sondern ebenfalls in den Zulieferbetrieben gespeichert werden. 

Dokumentation für den nächsten „großen Schritt“

Die Saturn V-Rakete, mit der in den 1960er und 70er Jahren die Apollo-Missionen durchgeführt wurden, hatte man unter großem Zeitdruck entwickelt. Eine Vielzahl von Lieferanten und Ingenieuren waren an dem Mammutprojekt beteiligt, und im Laufe weniger Jahre wurden Millionen von Dokumenten wie zum Beispiel Blaupausen, Entwürfe, Projektbeschreibungen und Testergebnisse erstellt. Dabei vergaß man jedoch ein wichtiges Detail: Die Dokumentation.

Natürlich findet man heute in den Archiven von NASA und Boeing einen Großteil der Dokumente, aber niemand hat sie je zu einem großen Ganzen zusammengefügt. Wenn die Menschheit eines Tages wieder auf den Mond oder Mars möchte und eine große Trägerrakete benötigt wird, müsste viel Zeit mit dem Sammeln von Informationen verbracht werden. 

Neues Spiel, neues Glück

Für ein Durchschnittsunternehmen mag dieses Szenario weit hergeholt sein, es verdeutlicht, aber folgende Tatsache: In ein paar Jahren Unternehmen wird die jetzige Belegschaft vieler Unternehmen durch eine jüngere abgelöst, außerdem wechseln Arbeitnehmer ihre Jobs immer häufiger; hinzu kommen immer kürzere Lebenszyklen von Produkten und eine Lieferkette, die immer  komplexer und globaler wird. Im schlimmsten Fall heißt es dann: „Nichts geht mehr!“ – und man muss von vorne anfangen. Dafür zu sorgen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen, könnte für ein Unternehmen in Zukunft überlebenswichtig werden.

Fazit: Eine Strategie für alles – digital und Papier

Wo fängt man am besten an? Zunächst muss eine geeignete Strategie aufgesetzt werden, die für jeden Mitarbeiter im Unternehmen verbindlich gilt. Hierbei müssen auch unterschiedlichste Typen und Formate berücksichtigt werden: Papierdokumente, Handzettel, Blaupausen, DIN A4, DIN A3, Papier mit Klammern, Karton. Ein Pharmaunternehmen hat hier sicherlich ganz andere Anforderungen als eine Anwaltskanzlei.

Auf alle Fälle sollte die Verantwortung nicht auf die IT-Abteilung allein abgewälzt werden, da diese in vielen Fällen ohnehin mit dem Erhalt der IT-Systeme  ausgelastet ist. Außerdem sollte der Ansatz zukunftsweisend und nachhaltig sein. Hierzu können die wertvollsten Informationen eingescannt und zusätzlich in einem externen Archiv gelagert werden.  Hierbei muss beachtet werden, dass einige Datenträger nur eine bestimmte Lebensdauer haben. Eine Blu-Ray-Disk hält beispielsweise länger als eine Magnetscheiben-Festplatte.

Vor allem muss man den inneren Messie in sich bekämpfen. Das heißt, alles was nicht mehr benötigt wird, sollte man entweder einscannen und dann vernichten oder nach eingehender Prüfung sofort vernichten.

Informationen, die im Unternehmen verbleiben, können in ein System zur elektronischen Datenverarbeitung integriert werden. Dies kann zum Beispiel ein FTP-Server sein, auf dem die PDF-Dateien mit klarer Index-Struktur gespeichert sind oder die komplette Kundendatei in der Cloud. Auch hier gilt: Doppelte Backups sind Pflicht. Ein rein digitales Dokument bei einem Cloud-Anbieter zu verlieren kann schlimmer sein, als tagelang in den Weiten des Papierarchivs zu suchen. 

[1] www.mirror.co.uk/news/world-news/hot-air-balloon-world-record-2114839#.UuYngbQwdpg 
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