Als Einkäufer gewappnet sein und den Spieß umdrehen

Verkäufer-Trick Nr. 1: Der Angriff über die Flanke

Lieferanten versuchen häufig, die Mitarbeiter im Einkauf zu umgehen und stellen direkt Kontakt zu den internen Bedarfsträgern her. Dies geschieht insbesondere dann, wenn der Einkäufer

• sich nicht offen genug gegenüber den (neuen) Produkten und Dienstleistungen eines Lieferanten zeigt,
• vom Lieferanten als Barriere („gatekeeper“) für eine direkte Kommunikation mit den internen Bedarfsträgern angesehen wird und
• nicht pro-aktiv mit seinen internen Kunden spricht.
  

Einkäufer können sich gegen diesen Angriff wehren, indem sie aktiv das Gespräch mit ihrer internen Kunden suchen und sich über deren aktuellen und künftigen Bedarf auf dem Laufenden halten – zum Beispiel durch monatliche Meetings. Außerdem sollten Einkäufer offen, mit (bestehenden) Lieferanten über deren Produkt- und Dienstleistungsangebot und dessen (mögliche) Relevanz für das eigene Unternehmen sprechen.

Bei einer Ausschreibung ist die Versuchung für Lieferanten besonders groß, „über die Flanke anzugreifen", um einen Keil zwischen Einkauf und Bedarfsträger zu treiben. In dieser Situation ist es besonders wichtig, dass die während einer Ausschreibung häufig eingesetzten cross-funktionalen Teams aus Einkauf und Bedarfsträgern nach außen mit einer Stimme sprechen. Lassen Sie sich nicht auseinander dividieren. Informieren Sie zudem das Top-Management Ihres Unternehmens regelmäßig über den Verlauf der Ausschreibung – denn oft hebeln Top-Verkäufer cross-funktionale Teams durch ihre exzellenten Kontakte zur Geschäftsführung aus.

Verkäufer-Trick Nr. 2: Die Nebelgranate

Häufig erweist sich gerade das als brisant beziehungsweise als Kostentreiber, was nicht Bestandteil eines Lieferantenangebots ist. Akzeptieren Sie kein Angebot, dass Phrasen enthält wie „zu verhandeln“, „wird nachgereicht“ oder „auf Anfrage erhältlich“. Verlangen Sie vom Lieferanten ein vollständiges Angebot. Weigert er sich, schließen Sie ihn vom weiteren Vergabeprozess aus.

Besonders frustrierend ist es, erst während einer Vertragsverhandlung festzustellen, dass

• das auf den ersten Blick interessante Angebot eines Lieferanten gar nicht alle Kosten oder gewünschten Leistungselemente umfasst und
• der Lieferant versucht, höhere Preise durch die Hintertür durchzusetzen.
  

Schieben Sie dieser Taktik von Anfang an einen Riegel vor, indem Sie bereits im Ausschreibungstext sämtliche Preis-/Kostenkomponenten transparent untergliedern, um „Interpretationsspielräume“ auf Lieferantenseite zu verhindern.

Ein fundamentales Prinzip des „strategic sourcing“ ist es, die Gesamtkosten (TCO = total cost of ownership) und nicht nur Einzelkosten zu betrachten. Zusätzlich helfen Klauseln im Ausschreibungstext wie: „Der Anbieter versichert, dass das vorliegende Angebot alle relevanten Preisinformationen enthält“. Treffen Sie grundsätzlich keine Lieferantenauswahlentscheidung, bevor Sie nicht alle relevanten Kosten erfasst und verstanden haben.

Verkäufer-Trick Nr. 3: Der Appetithappen

Supermärkte offerieren häufig bestimmte Produkte unter Einstandskosten, um Kunden in den Laden zu locken. Diese „loss leader“ bedeuten zwar isoliert betrachtet Verluste für den Supermarkt. Sie werden aber dadurch überkompensiert, dass der Kunde im Hochgefühl des erfolgreichen Schnäppchenkaufs zu anderen Produkten greift, die über höhere Gewinnmargen verfügen.

Dieselbe Taktik praktizieren oft Lieferanten von Unternehmen, um (Neu-)Kunden anzulocken. Eine begrenzte Anzahl von Produkten wird nahe oder unter Einkaufs-/Produktionskosten angeboten. Andere Produkte hingegen sind mehr als profitabel kalkuliert – ohne dass die betreffende Einkaufs- oder Fachabteilung dies bemerkt.

Lassen Sie sich von dieser Taktik nicht blenden. Analysieren Sie die Preisstruktur aller für Sie wichtigen Produkte/Leistungen und nicht nur einiger ausgewählter.

Verkäufer-Trick Nr. 4: Die Uhr tickt

Zeit ist ein Druckmittel, auf das erfahrene Verkäufer gerne bei unerfahrenen Einkäufern zurück greifen – zum Beispiel, indem sie kurz vor Ablauf eines Vertrags, wenn der Einkäufer keine alternativen Lieferanten mehr finden kann, urplötzlich erklären: „Wir müssen leider aufgrund gestiegener Kosten unsere Preise erhöhen.“ Ebenfalls beliebt: „Unser Angebot gilt nur noch bis Ende der Woche. Danach gelten die darin genannten Konditionen nicht mehr.“

Zeitdruck ist ein sehr schlechter Einkaufsratgeber. Nehmen Sie Ihren Lieferanten den Wind aus den Segeln, indem Sie folgende Regeln beachten:

• Machen Sie bei einer Ausschreibung zur Bedingung, dass das Angebot des Lieferanten für einen klar definierten Zeitraum gültig ist – zum Beispiel 90 oder 120 Tage.
• Setzen Sie den Lieferanten selbst unter Zeitdruck. Kontaktieren Sie ihn zum Beispiel drei Monate vor Vertragsende und fragen Sie ihn, ob er den Vertrag zu niedrigeren Preisen verlängern will. Sonst wären Sie gezwungen, eine neue Ausschreibung durchzuführen.
• Ermitteln Sie, wie der Verkäufer bezahlt wird und nutzen Sie zum Beispiel das Prämiensystem des Lieferanten zu Ihrem Vorteil. So werden zum Beispiel im letzten Quartal des Geschäftsjahres von Lieferanten häufig nochmals Extra-Prämien ausgelobt, um den Absatz noch einmal so richtig anzukurbeln. Entsprechend heiß sind die Verkäufer gerade dann auf Abschlüsse und entsprechend schnell zu Zugeständnissen bereit.
  

Versuchen Sie es zu vermeiden, dass wichtige Verträge zum Beispiel zum Jahreswechsel oder mitten in der Urlaubszeit enden. Denn dann ist es für Sie meist recht schwierig, wenn nicht gar unmöglich, in der erforderlichen Zeit von Ihren internen Kunden die Zustimmung zu alternativen Lieferanten zu erhalten. Also werden die bestehenden Verträge vielfach einfach fortgeschrieben.

Zum Abschluss noch ein Tipp

Haben Sie für die, für die Leistungserbringung Ihres Unternehmens strategisch relevanten Produkte und Dienstleistungen stets einen alternativen Lieferanten parat, auf den Sie im Bedarfsfall zurückgreifen können. Sonst werden Sie vom Lieferanten abhängig und somit leicht erpressbar.