(PM) , 18.12.2006 - ERFOLGREICHE VERTRAGSARBEIT IM EINKAUF Der Einkauf eines Unternehmens sieht sich in der heutigen Zeit bei der Ausübung seiner Beschaffungstätigkeit Problemen ausgesetzt, die ihm vor einigen Jahren noch fremd waren. Haben Sie schon einmal einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag - je nach Unternehmensorganisation liegt die Verantwortung hierfür im Einkauf - bearbeitet? Auch die Entsorgung von jeglichen Abfallstoffen obliegt definitionsgemäß dem Einkauf. Eine unsachgemäße vertragliche Bearbeitung beider Sachgebiete kann fatale Folgen für das Unternehmen und die eigene Person haben. Sind doch in der Höhe nicht unbedeutende Bußgeldbescheide bei Ordnungswidrigkeiten, die schneller eintreten können als es sich ahnen lässt, möglich. Der technische Fortschritt unserer Zeit mit seinen weit reichenden Möglichkeiten versetzt jedermann in Erstaunen. Diese Innovationen fordern den Einkauf zu immer größerer Leistungsfähigkeit auf. Wenn Sie auf dem Gebiet der Datenverarbeitung Hard- oder Software Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt haben, kennen Sie die Schwierigkeiten bei der Absicherung und Formulierung der einzelnen Rechte und Pflichten der Vertragsparteien im Auftragsschreiben. Als letztes Beispiel sei die zunehmend qualitätssichernde Perspektive bei der Beschaffung von verschiedenen Materialien genannt. Der Einfluss dieses Kriteriums gewinnt für Beschaffungsvorgänge an Bedeutung, da die eingekauften Materialien die Qualität eigener Produkte mitbestimmen und somit integrierte Bestandteile der Produkthaftung sind. Vorgenannte Beispiele beweisen, dass die Anforderungen an die Vertragsgestaltung des Einkaufs durch eine enorme Umfeldveränderung in gleichem Maße gestiegen sind und weiter steigen werden. Vor allem schnelllebige Veränderungen in dem eigenen Unternehmen, auf den Beschaffungsmärkten, bei den zu beschaffenden Produkten und nicht zuletzt auf dem Gebiet der Rechtsprechung zwingen den Einkauf zu strategischen Aktionen, um mit vernünftigem Personaleinsatz dem Unternehmen eine optimale Ver- und Entsorgung gewährleisten zu können. Hier wird der Ruf nach der Planung und Organisation von Hilfsmitteln laut, um durch konzentrierten Einsatz von Hilfsmitteln und Instrumenten vorhandene Kapazitäten im Einkauf optimal nutzen zu können. Die Vertragsarbeit soll die Erstellung des gesamten Schriftverkehrs im Einkauf, der der • Vertragsvorbereitung • Vertragsgestaltung • Vertragsabwicklung dient, abdecken. Das vollzieht sich beispielsweise in den Stufen • Anfrageschreiben • Antwortschreiben zu Angeboten • Verhandlungsprotokolle mit zugehörigen Auftragserteilungen / Absagen • Bestellschreiben • Geltendmachung von Ansprüchen aus Verträgen • Terminsicherung • Mängelrügen während der Erfüllungszeit / Gewährleistungszeit Die Bedeutung, die der Vertragsarbeit zukommt, ist offensichtlich. Zum einen sollen die Ergebnisse der Einkaufsverhandlungen intern und extern durch Dokumentation und Unterschrift rechtsverbindlich festgehalten werden. Zum anderen sollen die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien so eindeutig und vollständig im Auftragsschreiben abgehandelt werden, dass Schaden vom eigenen Unternehmen während der Vertragsabwicklung ferngehalten wird. Es gilt also, eine starke Position für das Unternehmen herauszuarbeiten. Nachdem wir nun die erhebliche Bedeutung der Vertragsarbeit für das Unternehmen erkannt haben, wenden wir uns deren Aufbau zu. Zunächst sind für uns die die Vertragsgestaltung beeinflussenden Elemente wichtig. Das grundlegende Element, das in jeden Vertrag einfließt, ist unser Recht. Zumindest gilt das grundsätzlich bei inländischen Vertragsparteien. In der Regel sind die Gesetze einkäuferfreundlich, so dass das eigene Unternehmen im Großen und Ganzen damit gut abgesichert ist. Das zweite Instrument sind die Einkaufsbedingungen des Unternehmens. Vielfach werden hier Sachverhalte für den Einkauf übereinstimmend mit dem Gesetz geregelt. Als Beispiel seien Aussagen zur "Gewährleistung" oder "Haftung" angeführt. Bessere Konditionen Bestimmte Aussagen der Einkaufsbedingungen sollen jedoch im Vergleich zum Gesetzbuch bessere Konditionen ermöglichen. Ein Überziehen dieser Fälle läuft allerdings Gefahr, dass die Einkaufsbedingungen zumindest teilweise rechtsungültig werden oder gegenüber dem Lieferanten nicht durchsetzbar sind. Die Fristenregelung für Mängelrügen oder die Ausweitung der Gewährleistungsdauer lassen sich als häufige vom Gesetz abweichende Einkaufsbedingungen nennen. Die Texte, die zur Gestaltung des täglichen vertraglichen Schriftverkehrs im Einkauf gehören, bilden das dritte Element der Vertragsarbeit. Gesetzliche Regelungen und Einkaufsbedingungen werden durch diese Texte ergänzt oder verändert. In routinemäßigen Bearbeitungen verwendet der Einkäufer solche Formulierungen in Anfragen, einfachen Bestellschreiben, komplexen Verträgen und Schreiben. Gerade für dieses dritte Element lohnt sich eine systematische Planung und Organisation, um eine schnelle, sichere und kostengünstige Abwicklung des gesamten vertraglichen Schriftverkehrs gewährleisten zu können. Textbausteine für Bestellungen und Anfragen Das Unternehmen legt Instrumente und Hilfsmittel fest, die den Einkaufsbearbeitern die Vertragsarbeit unter Berücksichtigung der aufgeführten Ziele erleichtern sollen. In der nachfolgenden Betrachtung gehen wir näher auf diese Anweisung für die Erstellung von Textbausteinen für Bestellungen, Anfragen etc. ein. Textbausteine sind in der Datenverarbeitung gespeicherte Textformulierungen, die rechtlich, kaufmännisch und technisch geprüft und in kombinationsfähigen Einheiten abgefasst sind. Der Textinhalt hat folgende Anforderungen zu erfüllen: • Vollständigkeit: Die Formulierungen beinhalten alle Festlegungen, Aussagen und Informationen, die weitergegeben werden sollen. • Klarheit: Die Textpassagen sind verständlich und knapp formuliert. • Eindeutigkeit: Die formulierten Einheiten sind frei von Widersprüchen. Hierzu gehört auch die Nutzung von gleichen Termini (z. B. generell durchgängige Verwendung der Begriffe „Besteller“ und „Auftragnehmer“). Die Sammlung von Textbausteinen erfolgt durch Zerlegung von Verträgen und ähnlich komplexen Schriften in optimale Einheiten, die • groß genug sind, dass sie für sich eine sinnvolle Aussage treffen, • klein genug sind, dass sie in Kombinationen mir den übrigen Textbausteinen möglichst alle Aussagevarianten zulassen, • nach vorstehenden Gesichtspunkten überprüft wurden. Die Vielzahl der so entstandenen Texteinheiten stellt anfangs ein ungeordnetes Gebilde dar. Unsere Aufgabe besteht nun darin, ein logisches System in Form einer Gliederung in die Textbausteine zu bringen und sie in einem Katalog zusammenzuführen. Diese Gliederung entspricht zum einen dem Aufbau der Einkaufsbedingungen und deckt zum anderen die Themen ab, die üblicherweise in komplexen Einkaufsverträgen behandelt werden. Bevor die Textbausteine entsprechend einer erteilten Nummer in den Katalog einfließen können, ist darauf zu achten, dass der Aufbau der einzelnen Textpassagen (z. B. optische Darstellung von Haupt- und Unterüberschriften) einer vorgegebenen Richtlinie folgt. Dies erleichtert die spätere Kombinationsfähigkeit der formulierten Elemente. Ein auf diese Weise erstellter Textbausteinkatalog kann leicht einige hundert Textbausteine umfassen. Wir müssen uns vor Augen führen, dass damit eine umfangreiche Palette von Beschaffungsvorgängen bearbeitet werden kann. So gibt es beispielsweise Bausteine, die nur bei Vergabe von Bauleistungen oder bei Bestellungen von Hard- und Software verwendet werden können. Das bedeutet, dass der einzelne Einkäufer, der ja nur bestimmte Materialien und/oder Leistungen einkauft, nicht den gesamten Textbausteinkatalog heranziehen wird. Vielmehr bildet er sich aus dem „Textbausteinpool" einen Teilkatalog, der mit relativ wenigen Textpassagen auskommt, um das Sachgebiet des Einkäufers abzudecken. Die Auswahl dieses Teilkatalogs gewährleistet in seiner Handhabung die Vollständigkeit, Klarheit und Eindeutigkeit von Verträgen und anderen Schriftstücken. Sie werden hier anführen, dass das Textbausteinsystem zur Vertragserstellung keine Neuheit ist. Sicherlich nicht! Denn jeder, der sein Sachgebiet rationell bearbeiten will, wird sich solch ein System ausdenken, nur mit dem Nachteil, dass es nicht zu dem ähnlichen System passt, das sich sein Einkaufskollege ausgedacht hat, da z. B. unterschiedliche Termini keine Kombinationen zwischen den beiden Systemen zulassen. Instrumente und Hilfsmittel zur Vertragsarbeit Neu ist aber möglicherweise die Realisierung der Instrumente und Hilfsmittel zur Vertragsarbeit durch eine zentrale Bearbeitungsstelle im Einkauf. Ein Mitarbeiter/Arbeitskreis identifiziert sich mit den gesteckten Zielen und zeigt sich für die Erstellung des Textbausteinkatalogs und der Einkaufsbedingungen einerseits und für die damit verbundenen Schulungen im gesamten Einkauf andererseits verantwortlich. Der Textbausteinkatalog stellt ein „lebendes Werk“ dar. Immer wieder veranlassen Veränderungen im politischen, technischen und rechtlichen Umfeld sowie von in- und externen Bezeichnungen Umformulierungen, Streichungen und Ergänzungen von Textbausteinen einschließlich der Einkaufsbedingungen. Es besteht die Gefahr, dass dieser Pflegedienst nicht genügend Beachtung findet. Die Folge, dass der mühevoll erarbeitete Textbausteinkatalog bald veraltet ist, würde dem Einkauf zwangsläufig zukünftig wieder die zeitaufwendige Aufgabe stellen, das System vom Ursprung her neu zu gestalten. In die Organisation sind die Schnittstellen zu anderen Bereichen des Unternehmens einzubeziehen. Als Beispiel sei die Datenverarbeitung genannt. Ein optimales Ergebnis der Vertragsarbeit lässt sich nur erreichen, wenn Erstellung und Aufbau der Vertragstexte und deren Programmierung im Einklang erfolgt. Weitere Schnittstellen können die Rechtsabteilung oder die verkehrswirtschaftliche Abteilung sein, die ihre Erfahrungen bei der Prüfung der Textbausteine einfließen lassen können. Sie, als Leser werden, vor allem, wenn Sie einem mittelständischen oder kleinen Unternehmen angehören, mit Recht darauf verweisen, dass sie gar nicht entsprechende Kapazität und das umfangreiche Knowhow auf¬bringen können, um ohne entsprechende Erfahrung die umfassende Palette des vorgenannten Textbausteinsystems abdecken zu können. Das trifft vor allem für die Verträge zu, deren Bearbeitung in Ihrem Unternehmen nur sehr selten anfällt. Sie werden fragen, an wen Sie sich wenden können, um Hilfe bei der Lösung Ihrer Probleme zu finden. Sicherlich werden Sie innerbetrieblich nur schwer die erwarteten Hinweise erhalten. Daher sei Ihre Aufmerksamkeit auf Kammern und Verbände gerichtet. Expertenwissen eine wertvolle Hilfe Expertenwissen, das Ihnen durch die Kammern und Verbände in Form von Vorträgen, Seminaren sowie Hinweisen zur Fachliteratur näher gebracht wird, ist Ihnen bei der Bewältigung Ihrer Vertragsarbeit und ähnlicher Themen eine wertvolle Hilfe. Das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zwingt uns bei der Handhabung des Textbausteinsystems zur Vorsicht. § 305 BGB gibt die Begriffsbestimmung wieder: "Allgemeine Geschäftsbedingungen sind alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrages stellt. Gleichgültig ist, ob die Bestimmungen einen äußerlich gesonderten Bestandteil des Vertrages bilden oder in die Vertragsurkunde selbst aufgenommen werden, welchen Umfang sie haben, in welcher Schriftart sie verfasst sind und welche Form der Vertrag hat." Das bedeutet, dass immer wiederkehrende Formulierungen in Verträgen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugerechnet werden können. Ist dies der Fall, so kann § 307 BGB Sie in Bedrängnis bringen: "Bestimmungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind unwirksam, wenn sie den Vertragspartner des Verwenders entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen." Für eine Vielzahl von Vertragsbedingungen ist davon auszugehen, dass sich die Rechtsprechung gegen die Möglichkeiten der modernen Technik, vorformulierte gespeicherte Texte sinnvoll kombinieren zu können, nicht wehren wird. Um jedoch sicher zu gehen, dass wirklich alle Bestellkonditionen wirksam werden, empfiehlt sich - vor allem bei entscheidenden Beschaffungsvorgängen - zumindest die Verhandlung der kritischen Vertragsbedingungen (Verhandlungsprotokoll) mit anschließender Unterschrift beider Vertragsparteien. Verhandlungsprotokoll Zum Schluss soll - unter Berücksichtigung der vorgenannten Einschränkungen - auf die wesentlichen Vorteile des vor beschriebenen Textbausteinsystems eingegangen werden: Das System versetzt den Einkäufer in die Lage, seinen vertraglichen Schriftverkehr anforderungsgerecht hinsichtlich der rechtlichen, kaufmännischen und technischen Bedingungen zu erstellen. Zum einen ist der qualitative Aspekt gewährleistet, dass sowohl die vertraglichen Schreiben als auch die dort formulierten Passagen im Inhalt und im Aufbau vollständig, klar und eindeutig bearbeitet sind. Zum anderen erfüllt der Einkäufer diese Anforderungen, da ihm die vorformulierten und geprüften Texte eigene Textgestaltungen weitgehendst ersparen, in kürzester Bearbeitungszeit: Zeit, die er für Verhandlungen um günstigere Konditionen für das Unternehmen besser nutzen kann. get. Ulrich Kratz