Häufig sind wir in bestimmten Sichtweisen befangen. Erst ein übergeordneter Überblick verschafft uns die Möglichkeit, Gesamtzusammenhänge zu erkennen. Erst, wenn wir auf einem Gipfel stehen, können wir die gesamte Landschaft überschauen, größere Zusammenhänge sehen und zu einer ganzheitlichen Wahrnehmung kommen. Derjenige, der sich immer nur in einem kleinen, überschaubaren Raum bewegt, wird nie in der Lage sein, übergeordnete Sichtweisen einzunehmen.

Auf die Arbeitstechniken übertragen heißt das: immer dann, wenn wir uns zu sehr durch Routinetätigkeiten einnehmen lassen, verlieren wir die Möglichkeit und auch die Zeit, um Übergeordnetes zu erkennen. Erst die Gesamtsicht ermöglicht es uns, den Stellenwert der einzelnen Unterpunkte zu erkennen. Die Gesamtsicht in Bezug auf Arbeitstechniken heißt, sich einen Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres- oder Mehrjahresplan zu erstellen. Diese übergeordnete Sicht erleichtert es uns, Prioritäten zu setzen und Wesentliches zu erkennen.

Jeder, der einmal an einer Steilküste stand und von oben auf das Meer herabblickte, erinnert sich an den weiten, imposanten Ausblick. Wenn man sich dann unten am Meer befindet, nimmt man zwar die Einzelheiten, wie die Meeresbrandung und die Beschaffenheit des Strandes besser wahr, der gesamte Überblick ist aber verlorengegangen. Auch die detaillierte Sichtweise ist wichtig, da sie uns speziellere Informationen vermittelt. Beide Sichtweisen haben ihre Vorteile: sowohl der Gesamtüberblick als auch die spezielle Einzelsicht tragen wesentlich zum Gesamtergebnis bei. Der Fehler, der häufig gemacht wird, besteht nur darin, dass wir uns zu sehr für die Einzelsicht einnehmen lassen und es vergessen, immer wieder auch Phasen der Gesamtübersicht einzuschieben.

Spontane Einfälle

Es ist nicht immer günstig, im Gegensatz zu herkömmlichen Empfehlungen der persönlichen Arbeitstechnik, spontane Einfälle zu notieren, um sie zu einem späteren Zeitpunkt weiter auszuarbeiten. Häufig ist es günstig, die Gunst der Stunde zu nutzen, da es motivationspsychologisch einmalige Konstellationen gibt, die die Bearbeitung eines bestimmten Sachverhaltes wesentlich erleichtern.

Der notierte Punkt, zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet, erfordert unter Umständen einen wesentlich größeren Energieaufwand und eine höhere motivationsmäßige Anstrengung. Sehr günstig ist es auch, spontane Ideen mit einem Diktiergerät festzuhalten, da die sprachliche Formulierung wesentlich schneller möglich ist als die schriftliche Fixierung. Die unmittelbare sprachliche Formulierung mit einem Diktiergerät führt auch dazu, dass der Assoziationsfluss wesentlich schneller ist und mehr Einfälle in kürzerer Zeit formuliert werden können.

Dieses Prinzip kann natürlich auch ad absurdum geführt werden, nämlich dann, wenn man nur noch mit seinen spontanen Einfällen beschäftigt ist, ohne auf eine übergeordnete Zielsetzung zu achten. Ein möglicher Ausweg besteht darin, seine übergeordneten Zielsetzungen schriftlich zu fixieren und, eingebettet in diese wesentlichen Zielvorstellungen, seine spontanen Ideen zu entwickeln.

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Beispiel: Sie haben sich vorgenommen, bis zu einem bestimmten Termin ein wichtiges Projekt abzuschließen. Während dieser Zeit halten Sie Ihre spontanen Einfälle mit einem Diktiergerät fest.
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

Der wesentliche Vorteil beim sofortigen Formulieren spontaner Ideen und Sachverhalte besteht darin, dass der Energieaufwand minimal ist. Spontane Überlegungen laufen mit viel geringerem Energieaufwand und manchmal nahezu mühelos ab. Nehme ich mir hingegen zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Thema vor, so muss ich zunächst ein wesentlich größeres Energiepotential aktivieren. Nicht alles, was man unter großer Anstrengung tut, ist auch tatsächlich besser als das, was mühelos geschieht. Ein plötzlicher Gedankensprung kann oft leichter zur Lösung führen als mühevolles angestrengtes Denken. Hier spricht man auch vom "Intuitiven Denken".

Die Schleifenmethode

Es kann günstig sein, Vorgänge nicht in einem Anlauf exakt und komplett zu erledigen, sondern es kann, sowohl zeitlich als auch vom Arbeitsumfang her gesehen, günstiger sein, einen Vorgang in mehreren Schleifen zu erledigen. Die Erledigung in der ersten Schleife würde heißen, dass man den Vorgang nicht bis in alle Einzelheiten durchdenkt, sondern sich zunächst eine kursorische Lösung überlegt. Es kann sich nämlich im Nachhinein herausstellen, dass eine zu exakte Bearbeitung dieses Vorgangs gar nicht erforderlich ist. Viele Menschen machen sich die Arbeit dadurch zu schwer, dass sie an bestimmte Arbeitsvorgänge zu hohe Ansprüche stellen. Im Nachhinein stellt sich dann heraus, dass diese Ansprüche unnötig waren und man zu einer ebenso guten Arbeitserledigung mit einem weit geringeren Zeitaufwand gekommen wäre.

Stellt sich dann im Laufe der Zeit heraus, dass der Vorgang exakter und ausführlicher bearbeitet werden muss, dann kann man sich in einer weiteren Schleife den Vorgang noch einmal vornehmen und ihn gründlicher bearbeiten. So sind auch Situationen denkbar, in denen ein bestimmter Vorgang nach Rücksprache mit einem bestimmten Informationsträger leichter zu lösen ist. Hier wäre ein falscher Ehrgeiz unangebracht, der dazu führen würde, aufgrund der eigenen, begrenzten Informationsmöglichkeiten zu einer hundertprozentigen Lösung zu kommen. Zusätzliche, neue Informationen, die andere Mitarbeiter beisteuern können, erleichtern unter Umständen die Bearbeitung im wesentlichen Umfang.

Die Intensität, mit der man sich mit einem Sachverhalt auseinandersetzt, sollte immer angepasst sein. Dies ist jedoch nur möglich, wenn man ständig einen Gesamtüberblick über seine eigenen Ziele und Arbeitsvorgänge hat. Erst aus der übergeordneten Sicht des Zusammenhangs heraus, kann man einzelnen Vorgängen Prioritäten zuweisen und damit auch den Zeitbedarf festlegen, den man im Einzelnen braucht.

In einem ersten Schritt sammelt man Ideen und Stichpunkte zu einem bestimmten Problembereich. In einem zweiten Schritt, der zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet, liest man sich seine Ideen wieder durch und wird feststellen, dass sich eine Reihe von neuen Assoziationen einstellt.

Das Prinzip vom günstigen Zeitpunkt

Nehmen Sie sich einen Vorgang zu verschiedenen Zeitpunkten kurz vor, so werden Sie entdecken, dass Sie zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedliche Ideen haben. Unsere Kreativität ist ein Phänomen, das sich manchmal nicht erzwingen lässt. Man muss den günstigsten Zeitpunkt abwarten. Auch unser Bewusstseinszustand verändert sich laufend. Bestimmte Bereiche unseres Unterbewusstseins sind uns nur zu bestimmten Zeiten zugängig. Antike ist bekannt, dass die Gunst der Stunde für eine kriegerische Auseinandersetzung sehr genau bestimmt wurde.

Da wir uns in einem ständigen Erlebensfluss befinden, werden auch ständig neue Gehirnstrukturen stimuliert. Wir bringen also ständig neue Voraussetzungen mit, um Probleme aus einer neuen Sichtweise anzugehen. Das Phänomen der selektiven Wahrnehmung ist aus den unterschiedlichsten Bereichen bekannt. Ein Bauer, der über einen Feldweg geht, wird eine ganz andere Sichtweise haben als ein Dichter. Jemand, der sehr durstig ist, wird in einem Restaurant andere Dinge wahrnehmen als jemand, der ausgiebig gespeist und getrunken hat.

Die selektive Wahrnehmung äußert sich auch bei der Beschäftigung mit geistigen Themen. Ein Artikel, zu einer bestimmten Zeit gelesen, wird etwas anderes in uns auslösen als zu einem anderen Zeitpunkt. Wir alle kennen das Phänomen, dass uns bei zweiter oder dritter Durchsicht einer selbst verfassten Arbeit wiederum neue Ideen einfallen und andere Zusammenhänge deutlich werden. Wir sind ständig unterschiedlichen Erlebnissen ausgesetzt. Wenn wir gerade einen Unfall gesehen haben, werden wir voraussichtlich die nächsten Kilometer viel vorsichtiger fahren. Sobald die Erinnerung an den Unfall jedoch abnimmt, umso mehr werden wir wahrscheinlich wieder den gewohnten Fahrstil annehmen.

Neben diesen kurzfristigen Veränderungen gibt es allerdings auch Prägungen und fortdauernde Veränderungen. Eine Prägung kommt dadurch zustande, dass wir durch ein einmaliges Schockerlebnis so stark bestimmt werden, dass unser zukünftiges Verhalten fortlaufend beeinflusst wird. Wir haben einmal in einem Geschäft den Eindruck gewonnen, dass uns ein Verkäufer einige alte Ladenhüter verkaufen wollte. Vermutlich werden wir, soweit wir dieses Geschäft noch einmal aufsuchen, nach einem anderen Verkäufer verlangen.

Ordnungstechniken

Je umfangreicher die Daten und Informationen werden, mit denen wir zu tun haben, umso wichtiger wird eine wirksame Ordnungstechnik. Die Ordnung der Unterlagen dient zum einen dazu, dass wir eine Übersicht erhalten, zum anderen dient die Ordnungstechnik dazu, bestimmte Daten und Informationen möglichst schnell wiederzufinden. Die Ordnung stellt den Rahmen oder das Schema dar, in dem wir die einzelnen Elemente wiederfinden. Die Ordnung dient aber auch dazu, neue Informationseinheiten logisch nachvollziehbar einzuordnen.

Zwei zentrale Begriffe in diesem Zusammenhang sind die Descriptoren und die Kriterien. Wenn ich zum Beispiel die Elemente Auto, Fahrrad, Lastwagen, Flugzeug und Eisenbahn zusammenfasse, so ist mein Descriptor der Begriff "Fortbewegungsmittel". Mit dem Begriff "Fortbewegungsmittel" kann ich sämtliche einzelnen Elemente beschreiben. Ich kann diesen Begriff auch als Abstraktion auffassen, als gemeinsamen Nenner bezeichnen, der allen Elementen zu eigen ist. Zu allen Elementen gibt es auch immer mehrere Descriptoren. Bei einer
Einordnung der Elemente geht es folglich darum, die wichtigsten Descriptoren herauszufinden. Die Descriptoren beschreiben ein oder mehrere Elemente, zum Beispiel zweirädrige Fahrzeuge, vierrädrige Fahrzeuge, Fahrzeuge, die durch Maschinen angetrieben werden, Fortbewegungsmittel, die Muskelkraft erfordern.

Daneben unterscheidet man den Begriff "Kriterien". Auch er dient der Ordnung von einzelnen Elementen, allerdings auf einer anderen Ebene. Ein Kriterium ist kein beschreibender Begriff wie die Descriptoren, sondern ein Kriterium bildet ein abstrakteres Ordnungsschema zur Differenzierung der Elemente. Ein Kriterium bewegt sich demnach auf einer abstrakteren Ebene als ein Descriptor. Beispiele für Kriterien sind: Zahl der Ecken bei Flächenfiguren, Flächeninhalte von verschiedenen Flächenfiguren, Zahl der Räder von Fahrzeugen.

Bei der Einordnung von Elementen geht es natürlich auch darum, herauszufinden, welche Kriterien für die Benutzung einer Dokumentation besonders wichtig sind. Es gibt wichtigere Kriterien und Kriterien von untergeordneter Bedeutung. Man braucht sich nur vorzustellen, dass man zum Beispiel seine Bücher nach der Anzahl der Seiten katalogisieren könnte. Hier zeigt sich, wie unsinnig ein solches Kriterium wäre. Oder aber man würde seine Bekannten und Freunde nach der Augenfarbe in sein Notizbuch notieren.

Auch wenn wir eine scheinbar unüberschaubare Anzahl von Elementen haben, erweist sicht ein Ordnungsschema als günstig. Hier brauchen wir nur einen Blick in die Naturwissenschaften zu werfen und vor allem an das von Carl Nimmés eingeführte Klassifikationsschema des Pflanzen- und Tierreiches zu denken. Neben der Auflistung nach Kriterien kann man eine Anzahl von Elementen auch in einer graphischen Darstellung als Stammbaum oder Baumgraph (Stema) darstellen.

Telefonieren oder Schreiben?

Bei jeder Tätigkeit sollte man sich überlegen, ob es sich um die zeitsparendste Möglichkeit handelt. So kann ein Telefonat beispielsweise wesentlich zeitaufwendiger sein, wenn man den Gesprächspartner mehrfach nicht erreicht hat. Ein kurzes Diktat per Diktiergerät kann erheblich zeitsparender sein als der fünfmalige Versuch, den Gesprächspartner telefonisch zu erreichen.

Umsetzung von Zielen und Ideen

Viele Menschen haben gute Ideen. Sie sind aber manchmal nicht in der Lage, diese Ideen auch umzusetzen. Bei der Umsetzung einer Idee müssen noch ganz andere Eigenschaften hinzukommen als in der Phase der Ideenbildung. Das Selbstvertrauen muss entwickelt werden, dass die eigenen Ideen auch umzusetzen sind. Es muss mit unterschiedlichen Widerständen und Einwänden gerechnet werden. Die negativen Seiten dürfen keine Überhand gewinnen. Man darf sich durch Kritiker nicht entmutigen lassen. Kritik ist grundsätzlich notwendig. Noch viel wichtiger ist es aber, dass man mit Menschen zusammenarbeitet, die ermutigen können und die eigenen Initiativen unterstützen.

Bei der Realisierung ist es auch notwendig, Prioritäten zu setzen und bestimmte Dinge zurückzustellen. Eine Verzettelung führt zweifellos zu einer Aufspaltung der Energien und zu Problemen bei der Umsetzung. Man muss bewusst andere Dinge auf Eis legen können, sich bewusst entscheiden, bestimmte Dinge nicht zu tun.

Bei der Realisierung ist es auch notwendig sich bewusst zu machen, dass bestimmte Formtiefs auftreten können, Phasen der Lustlosigkeit und Demotivationen. Hier ist ein Durchhaltevermögen notwendig, das verbunden ist mit einem gesunden Selbstvertrauen. Bei der Realisierungen sollte man auch davon ausgehen, dass mit großer Wahrscheinlichkeit Fehler auftreten werden. Diese Fehler bieten aber auch immer eine Chance, Lernerfahrungen zu machen. Von Churchill stammt der berühmte Satz: "Es ist notwendig, dass man bestimmte Fehler besonders frühzeitig in seinem Leben macht."

Jeden Tag sollte man sich zwei oder drei Aufgaben vornehmen, die schon lange aufgeschoben wurden und nur geringe Zeit in Anspruch nehmen. Es kann sich dabei zum Beispiel um Aufräumarbeiten handeln, um Ablagearbeiten oder um eine kleine, relativ unwichtige Aufgabe, die man schon lange vor sich hergeschoben hat. Damit zwingt man sich, im Sinne der Teilzielsetzung, auch Aufgaben in Angriff zu nehmen, die normalerweise liegenbleiben.

Was Sie vermeiden sollten

Eine Gute Arbeitstechnik sollte vor allem dazu dienen, Dinge die getan werden müssen, wirksamer und zielgerichteter auszuführen. Auf der anderen Seite besteht auch die Gefahr, dass Sie zu viele Dinge tun oder aber Unwichtiges tun. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass wir uns zuviel Wichtiges vornehmen und damit unzufrieden werden oder aber die Prioritäten nicht mehr richtig setzen. Zunächst sollte man sich einmal klarmachen, dass es nicht mehr möglich ist, über alles ausführlich informiert zu sein. Wir leben in einem Informationszeitalter, in dem uns alle möglichen Informationen leicht zugänglich gemacht werden. Es ist kaum noch möglich, selbst in einem speziellen Fachgebiet, alle relevanten Informationen zu überschauen. Von daher sollte man nicht den Ehrgeiz entwickeln über alles Bescheid wissen zu wollen, sondern zum einen die wirklich wichtigen Dinge herauszufiltern und sich darüber zu informieren, oder aber sich aufgrund der eigenen Interessenlage nur mit bestimmten Dingen auseinanerzusetzen.

Der ständige Ehrgeiz, alles Wissen zu wollen, kann auch zu einer Unzufriedenheit und Überlastung führen. Andere wichtige menschliche Bedürfnisse, wie z. B. das Kontaktbedürfnis oder das Mußebedürfnis können zu kurz kommen. Alles wissen zu wollen, kann zu einer Isolierung führen, die mit einer Unzufriedenheit verbunden ist. Eine sehr hohe Aktivität zu entwickeln, heißt nicht automatisch auch eine hohe Zufriedenheit zu besitzen. Hinter dem Bedürfnis alles wissen zu wollen, steckt zum einen ein natürliches Erkenntnisstreben, zum anderen aber auch der Wunsch, anderen überlegen zu sein, bzw. aufgrund seines Wissens anerkannt zu werden.

Das emotionale Bedürfnis anerkannt zu werden, kann aber nicht ausschließlich durch Erfolg erreicht werden. "Wir werden geachtet wegen unseres Wissens. Wir werden geliebt wegen unserer Schwächen." Dieser Satz zeigt sehr deutlich, dass viele Menschen einem emotionalen Missverständnis unterliegen. Durch eine noch größere Leistung versuchen sie, noch mehr Achtung von ihrer Umwelt zu erhalten. Dies ist aber durch die Leistung nur sehr bedingt möglich.

Um die Dinge zu erkennen, die man nicht tun möchte, ist es auch wichtig, sich Klarheit über seine Lebensziele zu verschaffen. Erst wenn man klare Prioritäten vor Augen hat, seine persönlichen Wertvorstellungen kennt und seine Lebensziele durchdacht hat, wird man die eigenen Erkenntnisse richtig einordnen. Wir lassen uns sehr schnell durch augenblickliche Situationen beeinflussen und verlieren dabei grundsätzliche Überlegungen aus dem Auge. Eine schriftliche Fixierung der persönlichen Lebensziele kann dabei sehr behilflich sein. Auch kann es günstig sein retrospektiv von einem späteren Zeitpunkt aus gesehen, die eigene Entwicklung zu überschauen.

Wenn man sich entscheidet, immer mehr zu tun, sollte man sich natürlich auch über die eigene Persönlichkeitsstruktur im Klaren sein. Ein Perfektionist sollte sich dazu erziehen, Dinge oberflächlicher zu tun. Ein sehr spontaner, unsystematischer Mensch sollte sich überlegen, ob er nicht durch mehr Struktur eine größere Zufriedenheit erlangt.

Es ist auch möglich, Dinge nicht zu tun, indem man sich intensiv für anderes interessiert, das man für wichtiger hält. Auch die Erkenntnis, dass Muße zum Leben gehört, kann ein blindes Agieren relativieren. Schließlich können noch Gesundheitsüberlegungen dazu führen, die Prioritäten anders zu setzen. Ständige Überarbeitung kann ebenso zu gesundheitlichen Schäden führen, wie eine zu einseitige Belastung. Viele kennen das Phänomen, dass sie in neuer Umgebung oder einer Urlaubssituation auf völlig neue Ideen kommen und die eigene Arbeitssituation distanziert betrachten können. Hier werden neue Prioritäten wichtig.

Einen ganz praktischen Tipp schilderte uns einmal ein Seminarteilnehmer, der für sich einen Ordner angelegt hatte, indem er notiert und zusammenfasst, welche Aufgaben und Projekte er nicht beginnen will. Auch die bewusste Entscheidung, Dinge nicht zu tun kann Erleichterung verschaffen. Es ist auch notwendig, hin und wieder einmal nein zu sagen. Es gibt Zeitgenossen, die dazu nicht in der Lage sind, weil sie Angst haben, sie könnten die Zuwendung ihrer Mitmenschen verlieren. Eine gesunde Einstellung auch zum Nein-Sagen-Können hilft nicht nur dem Neinsager, sondern auch dem Gegenüber.

Das Material kann schließlich nach inhaltlichen und formalen Gesichtspunkten gegliedert werden. Es gibt bei jeder Arbeit eine optimale Ausdifferenzierung. Dies ist nicht eine möglichst weitgehende Auffächerung des Sachgebietes, es ist vielmehr notwendig, den Auflösungsgrad zu finden, der einen praktikablen Umgang mit dem Stoff ermöglicht und auf das Ziel der Arbeit abgestimmt ist. Die formale Ordnung kann alphabetisch, chronologisch, numerisch oder alphanumerisch erfolgen. Auch hier sollte das Hauptkriterium der schnelle logische Zugriff sein, der ein wirksames Umgehen mit den Materialien ermöglicht.

Die Methode der kleinen Schritte

Jede Arbeit sollte in Teilschritte zerlegt werden und dann bearbeitet werden. Dies hat nicht zuletzt motivationspsychologische Gründe. Man ist viel eher geneigt, eine Teilaufgabe zu beginnen als die Erledigung der Gesamtaufgabe ins Auge zu fassen. Außerdem sind Teilerfolge eher erreichbar. Motivationspsychologisch ist es vom gefühlsmäßigen Standpunkt aus gesehen häufig gleich, ob ein Teilziel oder ein Gesamtziel
erreicht wird.

Aufgaben, die man sehr lange vor sich herschiebt, werden stark mit Unlustgefühlen verknüpft. Man nimmt sich die Erledigung einer Aufgabe vor, verschiebt sie und verbindet dann das Gefühl der Frustration mit dieser Aufgabe. Dies führt häufig dazu, dass die gesamte Aufgabe nicht mehr in Angriff genommen wird.

Ganz anders ist es bei der Erledigung in Teilschritten. Hier werden schnell Teilerfolge erzielt. Man erkennt den erreichten Fortschritt und ist eher geneigt, die Aufgabe wieder in Angriff zu nehmen, da die positiven Gefühle, die mit der Teilerledigung der Aufgabe verknüpft wurden, sich auf die Erledigung der Gesamtaufgabe übertragen.

Das Sichtbarmachen des Arbeitserfolges

Wenn wir ein bestimmtes Ziel erreicht haben, vergessen wir sehr schnell die Mühen und den Aufwand, den wir für diese Zielerreichung erbracht haben. Es ist sehr wichtig, das Ergebnis klar und deutlich vor Augen zu halten. Die zu erledigende Aufgabe sollte veranschaulicht werden. Wir sollten hierbei die psychologischen und motivationalen Faktoren nicht unterschätzen. Die empfundene Befriedigung aus der Erledigung einer Aufgabe kann uns für neue Aufgaben beflügeln. Hier kann auch ein Ordner, in dem man seine wichtigsten Erfolge dokumentiert sehr motivationsfördernd sein. Bewusst gemachte Erfolge sind die beste Vorbereitung für das Inangriffnehmen von neuen Vorhaben.

Wiedervorlage

Wiedervorlage heißt, dass ein bestimmter Vorgang, an einem vorher bestimmten Tag, automatisch wieder vorgelegt wird. Das kann durch die Sekretärin geschehen oder durch eine eigene Wiedervorlage erfolgen. Es kann sich dabei um eine Wiedervorlage-Mappe oder aber ein Hängeordner-System handeln. Für jeden Tag des Monats ist dort ein entsprechendes Fach vorgesehen. Zur Kennzeichnung wird auf dem Vorgang ein Wiedervorlage-Zeichen (WV + entsprechendes Wiedervorlage-Datum) vermerkt. Eine interessante Variante, beispielsweise bei einer Kundengruppe, ist die Möglichkeit, die Namen der Kunden nach dem Alphabet zu ordnen und auf die ersten 26 Tage des Monats zu verteilen. Damit hätte man erreicht, dass man bestimmte Kunden, in regelmäßigen Abständen zur Wiedervorlage erhält.

Das Arbeitstempo

Sowohl eine zu langsame als auch eine zu schnelle Arbeitsweise können die Effektivität behindern. Wenn wir zu langsam arbeiten, können wichtige Inhalte nicht mehr im Zusammenhang erfasst werden. Wenn wir zu schnell arbeiten, besteht die Gefahr der Oberflächlichkeit. Bei einer zügigen Arbeitsweise ist es möglich, sich sehr viele unterschiedliche Gesichtspunkte gleichzeitig bewusstzumachen.

Checklisten

Es gibt eine Reihe sich wiederholender Aufgaben, deren Bearbeitung durch Checklisten erheblich erleichtert werden kann. Die wesentlichsten Punkte des Arbeitsablaufes werden dargestellt und man kann dann auf einfache Art einen zügigen und vollständigen Arbeitsablauf erreichen. Man sollte für seinen eigenen Arbeitsbereich einen Checklisten-Ordner anlegen, der die wichtigsten Checklisten enthält. Am besten ist es, genau dann eine Checkliste zu erstellen, wenn man gerade eine häufig vorkommende Arbeit durchführt. Die einzelnen Arbeitsschritte werden festgehalten, überarbeitet und in der Checkliste in die endgültige Form gebracht.

• Checklisten eignen sich auch sehr gut, bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, Aushilfskräften, Urlaubsvertretungen usw.
• Checklisten sind dann besonders gut geeignet, wenn bestimmte Arbeiten in einem bestimmten Abstand immer wiederkehren.
• Checklisten sollten auch ständig neu bearbeitet und gegebenenfalls ergänzt werden.
• Checklisten sollten durch eine entsprechende Versionsnummer gekennzeichnet werden.

Um zum ersten Teil dieses Beitrages zu gelangen, klicken Sie bitte hier.