(PM) Darmstadt, 30.10.2012 - Die EXHAUSTO GmbH in Bingen-Kempten baut bei der Umsetzung ihrer Unified Communications Strategie auf eine Lösung von Cosynus. Nach erfolgreicher Testphase unterstützt die Cosynus Backend Communication Server (BCS) Appliance das Unternehmen künftig beim Erreichen der Firmenvision, Ressourcen optimal zu nutzen.

Die EXHAUSTO GmbH startete 1991 den Vertrieb der Produkte des 1957 in Dänemark gegründeten EXHAUSTO Konzerns in Deutschland. Das Unternehmen kann auf über 40 Jahre Erfahrung in der Lüftungsbranche zurückblicken. Die Produktpalette umfasst Zu- und Abluftgeräte mit Wärmerückgewinnung, Ventilatoren, Dachhauben, Küchenhauben, Zu- und Abluftventile, persönliche Lüftung, Messinstrumente und Zubehör für die zentrale Wohnungslüftung.

Vom Papier- zum digitalen Fax

Während 95 % aller Kunden des Be- und Entlüftungsspezialisten E-Mail als tagtägliches Kommunikationstool im Unternehmen nutzen, werden Aufträge nach wie vor über Fax abgewickelt. An einem normalen Arbeitstag erhält das Unternehmen im Schnitt 65 Faxe von Kunden – hauptsächlich Ausschreibungen mit jeweils 10 bis 40 Seiten.

„Das Papieraufkommen beim herkömmlichen Fax war enorm und zudem war das Handling aufwändig. Papier nachlegen, Toner auffüllen – alles Aufgaben, die von unseren Mitarbeitern regelmäßig ausgeführt werden mussten. Daher haben wir bereits Ende der 90er Jahre eine Lösung eingeführt, um Faxe digital zu empfangen”, sagt Frank Schönberger, IT-Administrator und Innendiensttechniker von EXHAUSTO.

Neben Exchange auf Windows Server 2000 wurde parallel dazu im ersten Schritt David von Tobit.Software für die Faxkommunikation eingesetzt. Faxe wurden nun als Mail im lokalen David InfoCenter des Benutzers angezeigt und konnten zur weiteren Bearbeitung an den eigenen Outlook-Account weitergeleitet werden.

Der Wunsch nach einer energiesparenden Gesamtlösung für Unified Communications
Im Jahr 2011 fiel im Hause Exhausto die Entscheidung dafür, die Komponenten der Faxlösung auf den neuesten Stand zu bringen und in diesem Zuge auf eine Gesamtlösung bestehend aus Hard- und Software zu wechseln, die die Umsetzung von Unified Communications im Unternehmen leisten sollte.

Bei der Suche nach einem Anbieter, stieß Exhausto auf die Firma Cosynus aus Darmstadt. Cosynus entwickelt und vertreibt seit knapp 20 Jahren Lösungen für Unified Communications. Insgesamt werden über 25.000 Anwender in rund 1.500 Unternehmen europaweit betreut. Die Kunden sind dabei in der Regel Unternehmen mit bis zu 500 IT-Nutzern und kommen aus allen Branchen.

Nach der Anforderungsanalyse wurde von Cosynus die BCS Appliance angeboten. Das Gesamtsystem, bestehend aus einer energieeffizienten und leistungsstarken Hardware und der exakt auf diese abgestimmte Software, erweitert den Microsoft Exchange Server um die Kommunikationsmedien Fax, Sprache und SMS. Nachrichten aller Medientypen können direkt im persönlichen Posteingang empfangen werden. Die Lösung ermöglicht außerdem den Versand von Fax-Nachrichten inklusive Versandbestätigung, entweder über Druckertreiber oder per E-Mail mit dem zu faxenden Dokument im Anhang, sowie von SMS über Outlook.

Die Cosynus BCS Appliance zeichnet sich durch einen sehr geringen Wartungsbedarf aus. Das Betriebssystem ist aufgrund des fest definierten Anwendungszwecks in reduziertem Funktionsumfang installiert. Dadurch sind Softwareupdates seltener erforderlich. Zudem werden mit der Appliance Inkompatibilitäten ausgeschlossen, die beim Einsatz von Standard-Servern zu den häufigsten Fehlerquellen zählen.

Die Lösung
Die Cosynus BCS Appliance wurde EXHAUSTO für einen zweiwöchigen Test zur Verfügung gestellt und überzeugt seit Anfang 2012 im produktiven Arbeitsalltag bei Exhausto.

„Das System traf bereits vorkonfiguriert bei uns ein und die Einrichtung wurde von einem Cosynus IT Consultant remote durchgeführt“, so Schönberger. „Die problemlose Installation und die positiven Erfahrungen während der Testphase überzeugten uns und somit entschieden wir uns für die Anschaffung der BCS Appliance.“

Die Office-Mitarbeiter empfangen die per Fax eingegangenen Ausschreibungen nun direkt in Outlook und können diese an die freien Außendienstmitarbeiter disponieren. Dadurch entfällt das zuvor notwendige Arbeiten in zwei unterschiedlichen Systemen, was auch eine bessere Nachvollziehbarkeit der Kommunikationsabläufe insgesamt mit sich bringt. Der modulare Aufbau der Cosynus BCS Appliance und deren speziell auf die Bedürfnisse von EXHAUSTO angepasste Ausstattung führen zu einer hohen Effizienz der Lösung.

„Mit der Cosynus BCS Appliance wurden Kommunikationsabläufe im Unternehmen optimiert und zudem passt das wartungsextensive und energiesparende Konzept perfekt in unser Streben nach einem gewissenhaften Umgang mit Ressourcen. Nach mehr als einem halben Jahr im Alltagseinsatz, sind wir überzeugt mit der Cosynus BCS Appliance die perfekte Lösung gefunden zu haben“, resümiert Schönberger.