Immer mehr Geschäftsprozesse werden via E-Mail abgewickelt, angefangen vom Vertrieb und Service bis hin zum Einkauf und der digitalen Rechnungsstellung. Um dem in Deutschland geltenden Prinzip der Organisationsverpflichtung Rechnung zu tragen, das Unternehmen die Sicherstellung der für ein rechtskonformes Handeln (Compliance) erforderlichen Strukturen aufgibt, verpflichten Gesetze wie unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) Unternehmen seit dem 01.01.2007 zur E-Mail-Archivierung.

Entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, Bücher zu führen und seine Handelsgeschäfte so darzustellen, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens gewinnen kann. Dies schließt auch per E-Mail abgewickelte Geschäftsvorfälle/-prozesse ein. Verstöße gegen die Compliance führen zu einem Organisationsverschulden der Organe des Unternehmens und damit der jeweilig Verantwortlichen (Geschäftführung, IT-Verantwortliche etc.), die in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich persönlich für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften haften.

Mit dem Ziel, Unternehmen bei der Sicherstellung einer rechtskonformen E-Mail-Kommunikation und –Archivierung zu unterstützen, hat nun die Mimosa Systems GmbH, Spezialist für Information Management Lösungen, eine kostenlosen Leitfaden entwickelt, der geschäftsführerisch Verantwortliche, IT-Leiter und Administratoren über wesentliche rechtliche Aspekte informiert und anhand von Fallbeispielen die Planung und Realisierung erleichtern soll. Der Leitfaden steht unter dem nachfolgend Link als kostenloser Download zur Verfügung.

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