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News, 04.11.2013
E-Government-Studie
E-Akte für Verwaltungen ein Kraftakt
An Bergen von Papier erstickende Verwaltungen – was heute in Behörden vielerorts noch Alltag ist, soll durch die elektronische Akte schon bald Vergangenheit sein. Die Digitalisierung der Verwaltungen in Deutschland kommt jedoch nur mühevoll voran, zeigt eine Studie.

Nahezu alle Verwaltungen in Deutschland wollen ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren. Ein zentraler Baustein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung ist die elektronische Akte (E-Akte). 70 Prozent der Verwaltungen in Deutschland haben in die E-Akte schon investiert, ein weiteres Viertel (26 %) hat dies in Kürze vor. Das ergab die Studie „Branchenkompass 2013 Public Services“ des Management- und IT-Beratungsunternehmes Steria Mummert Consulting. „Mit der E-Akte werden Informationen strukturiert abgebildet und sind leicht auffindbar. Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen, dass insbesondere die strukturierte Ablage von Informationen einen bedeutsamen Beitrag auf dem Weg zur ‚vernetzten Organisation‘ leistet“, so Axel Drengwitz, E-Government-Experte bei Steria Mummert Consulting.

Der Ein- und Umstieg in die digitale Archivierung verläuft jedoch in vielen Fällen bislang nicht nach Zeitplan. So gehen der Studie nach zurzeit fast alle Verwaltungen in Deutschland davon aus, dass sich die Umstellung auf E-Akten länger hinziehen wird – und zwar der Studie zufolge über das Jahr 2020 hinaus. Lediglich ein Fünftel der Entscheider von Verwaltungen ist optimistisch,  dass der Umstieg von Papier auf Digital bereits 2020 geschafft sein wird (20 %). Besonders skeptisch sehen die Entwicklung der Erhebung nach Entscheider von Kommunen: Von ihnen glauben aktuell sogar nur 12 Prozent daran, dass die Nutzung elektronischer Archive in den kommunalen Ämtern und Verwaltungen bereits 2020 Standard sein wird. „Wissensprivilegien, die über viele Jahre nach dem Prinzip ‚Teile und herrsche‘ das Arbeitsleben bestimmt haben, gefährden die Umsetzung moderner Formen der Arbeitsorganisation und gehören der Vergangenheit an“, so Drengwitz zu den Stolpersteinen.

Erste Erfolge von E-Government bereits erkennbar

Die Digitalisierung behördlicher Prozesse und Verwaltungsaufgaben macht sich bereits bezahlt. So gaben in der Studie 78 Prozent der befragten Entscheider an, durch E-Government bereits eine Beschleunigung in- und externer Arbeitsabläufe erreicht zu haben. „Unterschiedlichste Objekte werden digital miteinander verknüpft, so dass Anwender eine schnelle, ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhalten“, so Steria Mummert. Des Weiteren erleichtert die digitale Archivierung die Erfüllung der Compliance-Pflichten, wie zum Beispiel Lösch- und Aufbewahrungsfristen einzuhalten. „Zusätzlich macht die platzsparende elektronische Aufbewahrung Schluss mit großen staubigen Archiven, die bei ‚aktenintensiven‘ Behörden einen durchaus beträchtlichen Kostenfaktor darstellen. Darüber hinaus ermöglicht das Durchbrechen der Vorgangssicht oder der chronologischen Heftung einer konventionellen Papierakte völlig neue Such- und Analysemethoden“, erläutert Drengwitz.

Bis das Führen elektronischer Akten, wie im „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ (E-Government-Gesetz) vorgesehen, in allen Verwaltungen in Deutschland Alltag ist, wird allerdings noch einige Zeit vergehen. Der Studie nach steht hier die Mehrheit der Behörden noch am Anfang. So glaubt auch lediglich ein Fünftel der Befragten, die Erfordernisse bis zu dem im Paragraphen 6 gesetzten Fristzeitpunkt erfüllen zu können. „Das schrittweise Vorgehen bei der Umstellung benötigt aus Sicht der Befragten mehr Zeit als die vom Gesetzgeber für Bundesbehörden in einer Soll-Vorschrift verankerte Frist bis 2020“, so das IT-Beratungshaus. Grund dafür sind insbesondere technische Hürden, wie etwa Medienbrüche und Schnittstellenprobleme (86 %). Zudem beklagt die Hälfte der Entscheider einen Mangel an interner Akzeptanz.

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