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News, 27.11.2008
E-Billing
Nutzen digitaler Rechnungslegung wird noch oft verkannt
Nach Auskunft von Itella, Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik, hinken deutsche Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung (Eletronic Billing) im Vergleich zu anderen Ländern deutlich hinterher. Dabei bietet die Digitalisierung der Rechnungslegung viele interessante Potenziale.
Während die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in nahezu allen Bereichen des unternehmerischen Alltags immer weiter voranschreitet,  bleibt der Prozess der Rechnungslegung in deutschen Firmen zumeist noch davon ausgenommen. Laut Itella haben viele Unternehmen hierzulande bisher Zweifel, ob sich „Eletronic Billing“ wirklich lohnt. Wie der Technologie- und Outsourcinganbieter jedoch berichtet, ist der Trend zur digitalen Rechnungslegung mittlerweile auch in Deutschland immer stärker auf dem Vormarsch. Denn eine Digitalisierung der Prozesse spart den Unternehmen Zeit und Kosten.

Rationalisierungsbedarf sorgt für ein Umdenken

Nach Einschätzung von Itella wird sich im Zuge der konjunkturellen Talfahrt der Kostendruck auf Unternehmen weiterhin verschärfen und diese zwingen, bislang ungenutzte Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren und auszuschöpfen. Hierzu zählt auch das Rechnungswesen, wo sich Itella zufolge allein beim Rechnungseingang Einsparung von bis zu 60 Prozent realisieren lassen. „Heute scannen 33 Prozent der großen Unternehmen ihre Rechnungen zwar ein, jedoch geschieht dies erst nach der Bearbeitung zur Archivierung. Diese Vorgehensweise scheint paradox: Wird das Scannen im Prozess nach vorne gestellt, erzielen die Unternehmen eine ungleich höhere Effizienz in der weiteren Verarbeitung der Rechnung, ohne Zusatzaufwand zu tragen“, erklärt das Unternehmen.

Cash-Flow-Optimierung durch elektronischen Versand

Trotzdem Verzögerungen im Zahlungseingang insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten schnell zu Liquiditäts-Problemen führen können, versenden Itella zufolge noch immer viele deutsche Unternehmen ihre Papierrechnungen erst zum Monatsende. Würden die Rechnungen dagegen zum Zeitpunkt des tatsächlichen Anfallens „on demand“ (nach Bedarf) verschickt, ließe sich der durchschnittliche Zahlungseingang um bis zu 30 Tage beschleunigen. So böten entsprechende Lösungen Rechnungsstellern die Möglichkeit, ihre Rechnungen zeitgleich mit ihrer Entstehung durch einen einzigen Mausklick on demand direkt per Post oder elektronisch inklusive e-Signatur zu versenden - ohne dabei steigende Kosten zu verursachen. Dabei könne der Rechnungssteller über ein Portal auf Wunsch sogar den Weg seiner Rechnung vom eigenen SAP-System bis hin zum Empfänger verfolgen. Damit weiß der Empfänger immer, wann seine Rechnung beim Empfänger angekommen ist und kann entsprechend die weiteren Schritte im Forderungsmanagement planen.

Zweigleisig durch Multichannel-Rechnungsversand

Da deutsche Endverbraucher laut Itella nach wie vor Papierrechnungen bevorzugen und deutsche Unternehmen deshalb in den nächsten Jahren neben ihren Plänen zur elektronischen Rechnungslegung auf papierbasierte Rechnungen nicht ganz verzichten werden können, gewinnen Multichannel-Services zunehmend an Relevanz. Der Vorteil: Hier kann der Rechnungssteller je nach Bedarf entscheiden, über welche Versandart er die Rechnungen verschicken möchte - gedruckt per Post oder kostengünstig elektronisch. „Insbesondere beim mittelfristigen Übergang von Papierrechnungen hin zu immer mehr e-Rechnungen rechnet sich eine on demand-Lösung. Sie kann flexibel eingesetzt und abgerechnet werden, ohne schlecht ausgelastete Hard-/ Software oder mangelnde Reaktionsfähigkeit in Kauf nehmen zu müssen“, erklären die Experten. Selbst bei Papierrechnungen lasse sich in der Regel eine deutliche Effizienzsteigerung bei Druck, Kuvertierung und Porto erzielen.

Effizienzsteigerung durch Rechnungsportale

Neben der Optimierung von Rechnungsprozessen bieten On-Demand-Lösungen darüber hinaus die Möglichkeit zur Verknüpfung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen und somit weiteres Potenzial zur Effizienzsteigerung. Vorbild sei hier vor allem Nordeuropa, wo durch die starke Akzeptanz der elektronischen Rechnungen standardisierte Plattformlösungen immer stärker an Bedeutung gewinnen. „Die einzelnen Plattformen verbinden Rechnungssteller und -empfänger und können wiederum untereinander verknüpft werden. Sie ermöglichen sogar eine direkte Anbindung der Rechnungsstellung an den Payment-Prozess, zum Beispiel über das Online-Banking der Rechnungsempfänger“, erläutert Itella.

Was jedoch in anderen Ländern schon gängige Praxis sei, hält Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland, hierzulande noch für Zukunftsmusik. Dennoch ist Schlotmann davon überzeugt, dass die Entwicklung des deutschen Marktes ähnlich wie in Finnland, dem Vorreiter der elektronischen Rechnung, verlaufen werde. „Trotzdem wird uns die Papierrechnung weiterhin erhalten bleiben. Ich halte deshalb On-Demand-Lösungen, die beide Versandarten parallel optimieren, für einen der wichtigsten Rechnungslegungs-Trends in Deutschland – 2009 und darüber hinaus“, so Schlotmanns Ausblick.

Quelle: Itella

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