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News, 31.10.2011
Dokumentenmanagement-Studie
Unternehmen kämpfen mit Papierflut
Die Verwaltung bzw. Archivierung von papierbasierten Dokumenten macht vielen Unternehmen schwer zu schaffen, zeigt eine aktuelle Studie. Vor allem deutsche Firmen sind mit der Papierflut häufig überfordert.
Das papierlose Büro bleibt eine Zukunftsvision: Nach einer Erhebung des Association of Information and Image Management (AIIM) bewahren Unternehmen weltweit heute zehn Mal so viele Dokumente in Papierform auf wie vor fünf Jahren. Entsprechend schwer tun sich die Unternehmen beim Dokumentenmanagement, wie eine aktuelle europaweite Studie von Iron Mountain zeigt. Danach hat fast die Hälfte der befragten Unternehmen in Europa (45%) Probleme bei der Verwaltung ihrer Unterlagen. Auch zeigen sich 59 Prozent der befragten Firmen besorgt darüber, dass die Archivierung der Geschäftsdokumente und Belege in Papierform zu viel Platz  beansprucht. In Deutschland scheint es ganz besonders schwierig, der Papierflut Herr zu werden: Hier beklagen sogar 88 Prozent der Firmen bei der Dokumentenverwaltung ein Platzproblem. „Viele sind angesichts der Stapel von Abrechnungsbelegen, Kundenkarteikarten, Lizenzen und Rechnungen schlichtweg überfordert“, so der Dokumentenmanagement-Anbieter in seinem Bericht

Ein Teil der Probleme bei der Verwaltung ebenso wie dem Eindämmen der Papierflut sind allerdings auch hausgemacht. Woran es vielfach fehlt, ist eine übergeordnete Steuerungs- bzw. Managementinstanz: Laut Studie haben 49 Prozent der Unternehmen keinen zentralen Ansprechpartner, der für Dokumentenmanagement verantwortlich ist. Stattdessen seien die  Zuständigkeiten laut Iron Mountain auf verschiedene Abteilungen verteilt. Dies wiederum vermindert die Transparenz und erschwert das Evaluieren von Optimierungsstrategien. „Bevor Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihre Papiermengen zu reduzieren, müssen sie genau wissen, über welche Informationen sie verfügen. Dokumente mit hohem Wert oder Risiko sollten dabei separat behandelt werden“, so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

In einem 5-Punkte-Katalog hat Iron Mountain zusammengefasst, wie Unternehmen die Weichen für effizientere Papierprozesse stellen.

Tipp Nr. 1:  „Papierarmes“ statt „papierloses“ Büro

Das papierlose Büro ist kurz- bis mittelfristig nicht realisierbar. Während die Papierarchive immer größer werden, steigt auch die Menge der digitalen Informationen exponentiell an. Gleichzeitig sehen sich Unternehmen mit immer strengeren gesetzlichen Regelungen hinsichtlich Aufbewahrungsrichtlinien und sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen konfrontiert. Knappe Budgets, veraltete Systeme und Prozesse sowie über mehrere Abteilungen hinweg verteilte Zuständigkeiten erschweren diese Situation zusätzlich. Die pragmatischste Lösung ist hier ein Hybridmodell, bei dem alle Arten von Informationen – physisch und digital – berücksichtigt und im Rahmen einer kohärenten Informationsstrategie verwaltet werden.

Tipp Nr. 2:  Organisieren und Segmentieren von Informationen

Viele Unternehmen unterhalten riesige Papierarchive und wissen nicht, wo sie für ein besseres Management ansetzen sollen. Das Geheimnis liegt in der Segmentierung. Verantwortliche müssen wissen, welche Dokumente geschäftskritisch sind – und wo sie sich befinden. Dabei müssen sie unterscheiden zwischen geschäftskritischen Akten, betrieblichen Dokumenten, aktiven und inaktiven Informationen sowie nicht mehr benötigten Daten, die vernichtet werden können. Mithilfe dessen können Unternehmen erste Schritte zur Lösung des Papier-Problems umsetzen – und sicherstellen, dass sich die internen Ressourcen auf die Verwaltung der wertvollsten Dokumente fokussieren.

Tipp Nr. 3:  Den gesetzlichen Rahmen kennen


Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden immer strenger und komplexer. International tätige Unternehmen müssen sich zudem mit unterschiedlichen und sich teilweise widersprechenden Gesetzen in den einzelnen Märkten auseinandersetzen. Sie müssen sich einen Weg durch das bürokratische Minenfeld bahnen und sicherstellen, dass sie die rechtlichen Vorschriften einhalten und wissen, was sie wie und bis wann aufbewahren bzw. vernichten sollten. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Experten. Diese können dabei helfen, Dokumente gemäß den jeweils geltenden Regelungen zu archivieren und Aufbewahrungszeiträume zu steuern. Damit lassen sich Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient verwalten – von der Erstellung bis zur sicheren Vernichtung.

Tipp Nr. 4:  Archivieren außerhalb des Firmengeländes


Zu den versteckten Kosten für die unternehmensinterne Einlagerung von Unterlagen kommen die offensichtlicheren Kosten für die Zeit, die das Personal mit dem Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Unternehmensakten verbringt. Ein vertrauenswürdiger Dienstleister kann hier unterstützen und sich um die meisten eingehenden Papierdokumente unter Einhaltung aller Compliance-Anforderungen kümmern – bevor diese an das Unternehmen gehen. Benötigte Dokumente werden dabei digitalisiert und in die entsprechenden Prozesse, zum Beispiel die Rechnungsabwicklung, integriert. Weniger häufig verwendete Originalunterlagen kann der externe Partner dagegen für einen vereinbarten Zeitraum außerhalb des Unternehmens archivieren und anschließend sicher vernichten.

Tipp Nr. 5:  Vorsicht vor Pauschallösungen

Es gibt keinen Königsweg für die Digitalisierung. Die gängige Meinung: „Digitalisiere alles, vernichte die Papierdokumente – und fertig ist das papierlose Büro“ funktioniert nicht. Im Gegenteil: Dieser Ansatz führt unweigerlich zu einer Überinvestition, da Dokumente digitalisiert werden, die Unternehmen wahrscheinlich nie mehr benötigen. Damit verschlechtert sich die Situation möglicherweise sogar. Anstatt also alle Unterlagen zu scannen, sollten Verantwortliche herausfinden, wie sich die Informationen für das eigene Unternehmen am besten nutzen lassen, und erst anschließend in die Digitalisierung der häufig verwendeten Dokumente investieren.
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