(PM) Düsseldorf, 25.06.2016 - Im Zuge der digitalen Revolution hat sich auch die Art und Weuse der Dokumentenarchivierung mitunter stark geändert. Moderne Unternehmen setzten auf effiziente Dokumentenmanagementsysteme um alle relevanten Dokumente und Informationen zu archivieren und zu managen. Nicht nur große, auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren von solchen Softwarelösungen.

Der ECM Spezialist SER Group bietet mit dem DMS DOXIS4 eine Softwaresuite an, die alle notwendigen Instrumente für eine professionelle Dokumentenverwaltung beinhaltet. DOXIS4 ermöglicht Task & Process Management, Aktenmanagement, Dokumenten Management und Content Repository innerhalb einer einheitlichen Technologieplattform. Mehr Informationen zur DMS Software findet man auch hier: www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html

Reibungslose Abläufe innerhalb eines Unternehmens sind nur dann möglich, wenn alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung stehen und auf diese zugegriffen werden kann. DOXIS4 ermöglicht folgende Anwendungsgebiete:

- Elektronische Archivierung: Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung, Speichersystemmanagement, Virtualisierung, ILM

- Elektronische Akten: Universelle Aktenlösung, Informationscockpit, dynamische Register, Aktenpläne, Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten. Elektronische Akten kombinieren Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen miteinander.

Elektronische Akten stellen Mitarbeitern immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung und beziehen dabei auch die E-Mail Kommunikation mit ein. Aufbau und Aussehen der elektronischen Akte orientiert sich am klassischen Aktenordner mit Register.

- Geschäftsprozesse / BPM: Elektronische Vorgangsbearbeitung, Arbeitskörbe für Gruppen und Mitarbeiter, komplexe Workflows, Ad-hoc Workflows

- Dokumenten Management: Verwaltung und Bearbeitung von "lebenden" Dokumenten, Zusammenarbeit im Team, Versionierung, Annotationen.

Ohne ein elektronisches Dokumenten-Management-System sind Dokumenten-intensive Vorgänge zeitraubend und fehleranfällig. DOXIS4 sorgt für Zeitersparnis und Transparenz. In Kombination mit den DOSIX4 Komponenten Content Repository, eAkte und Smart Office lassen sich bisher lose verteilte Dateiverzeichnisse und Ablagesysteme ablösen.

- Eingangsverarbeitung: Automatischer Posteingang, E-Mail, Fax, Rechnungsverarbeitung.

- Integration: ECM für Microsoft Office und SharePoint, SAP, MS Dynamics NAV und AX, universelle Schnittstelle, CMIS

DOXIS4 ermöglicht somit ein Erfassen, Verwalten, Bearbeiten, Steuern und Aufbewahren aller relevanten Dateien innerhalb des Unternehmens. Über offene Schnittstellen lässt sich DOXIS4 einfach in eine beliebige Business Anwendung integrieren. Auf die Informationen kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit zugreifen.

Die Automation von Büroarbeit führt nicht im gleichen Maße zu einer Produktionssteigerung wie in der industriellen Produktion. Ob und wenn wie ein Prozess automatisiert werden soll, will gut überlegt sein. Eine Automation funktioniert meist nur dann, wenn der genaue Ablauf von Routinearbeiten exakt beschrieben werden kann. Das ist beispielsweise in der Rechnungsabteilung der Fall. Doch es gibt auch Fälle in denen eine bestmögliche menschliche Entscheidung getroffen werden muss. Hier muss man individuell auf die Gegebenheiten reagieren. Hier sollten Wissensarbeiter ihre Erfahrungen und Kompetenzen einbringen und Handlungsanweisungen geben.

DOXIS4 BPM ermöglicht beide Arbeitsweisen. Zum Einen lassen sich stark strukturierte Arbeitsprozesse mit Prozessmodellen abbilden und lenken, zum Anderen lassen sich Ad-hoc Aufgaben planen, Mitarbeitern zuweisen und den Arbeitsfortschritt zu überwachen. Nur wenn ein Unternehmen dauerhaft effizient wirtschaftet hat es eine Chance sich gegen die Konkurrenz zu behaupten. Eine Dokumentenmanagement Lösung wie DOXIS4 ermöglicht eine Verschlankung zahlreicher Arbeitsprozesse und macht Unternehmensprozesse dauerhaft effizienter.