(PM) Ostfildern, 27.01.2011 - Mit der Verknüpfung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) agorum® core und der Textbaustein- und Vorlagenverwaltung texManager, können Microsoft Office Textvorlagen und -bausteine berechtigungs- und zeitgesteuert den Anwendern zur Verfügung gestellt sowie in Geschäftsprozesse integriert werden.

Jeder bekommt nur das, was er auch benötigt – bei Bedarf automatisch individualisiert.

Nutzer, die ein Dokument erstellen möchten, bekommen mit dem in agorum® core integrierten texManager immer nur die Bausteine und Dokumente zur Verfügung gestellt, die für die Erstellung benötigt werden. Textvorlagen, die nur befristet Verwendung finden dürfen, werden mit einem Start- und Verfallsdatum versehen, um diese nur innerhalb des vorab bestimmten Zeitrahmens verfügbar zu machen. Der Zugriff auf alle Vorlagen und Textbausteine lässt sich gezielt mit der DMS-Benutzerverwaltung steuern, so dass Anwender oder Anwendergruppen nur genau mit den Komponenten arbeiten, für die sie eine Berechtigung besitzen. Zusätzlich lassen sich über die Benutzerverwaltung Textelemente und -felder automatisch und individuell personalisieren.

Revisionssicher archiviert und jederzeit nachvollziehbar.

Die verschiedenen Textvorlagen, deren unterschiedliche Versionen, die daraus entstandenen Dokumente sowie die einzelnen Bearbeitungsschritte werden mit dem DMS revisionssicher archiviert. Damit ist gewährleistet, dass jeder Schritt in der Bearbeitung nachvollzogen werden kann und die Vorgaben der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und der AO (Abgabenordnung) erfüllt sind.

Workflows vereinfachen die Freigabe von Änderungen an Bausteinen und die Erzeugung von Dokumenten.

Unterschiedlichste Prozesse lassen sich mit dem DMS über individuell anpassbare Workflows abbilden. Beispielsweise kann bei der Erstellung oder Änderungen von Textbausteinen automatisch ein Workflow in Gang gesetzt werden, der die betroffenen Mitarbeiter über die Neuerungen informiert und gegebenenfalls zuerst Freigaben einfordert, bevor die Änderungen in die endgültigen Vorlagen übernommen werden. Denkbar sind auch Workflows, die prozessgesteuert selbst Dokumente generieren: Für eine konkrete Anfrage über ein Kontaktformular, über das ein potentieller Kunde Interesse an einem Produkt zeigt und dafür Daten eingegeben hat, lassen sich beispielsweise nach Eingang der Informationen automatisiert Angebote erstellen, die dann vom System an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dieser muss das Angebot nach einer kurzen Prüfung nur noch an den Interessenten weiterleiten.

Erzeugung von Dokumenten mit Inhalten aus dem Dokumentenmanagement-System.

Der agorum®-Partner DISYKO, der sich auf Datei- und Dokumentenmanagement spezialisiert hat, bietet kundenspezifische Lösungen an, mit der Formulardaten wie Adressdaten, Anwenderinformationen oder verknüpfte Objekte und Dokumente per Webservice aus dem DMS geholt werden können. Damit ist der Anwender in der Lage, automatisiert Kataloge, Verzeichnisse, Seminarblätter und vieles mehr zu erzeugen. Die Struktur wird dabei im texManager angelegt, die Daten per Formular aus agorum® core geholt und über eine Auswahlliste angezeigt, mit der die Inhalte der richtigen Stelle zugeordnet werden können. Genauso einfach können beispielsweise Seminar-Zertifikate und -Zeugnisse erzeugt werden, indem der Anwender einfach die benötigten Inhalte in ein Formular eingibt und das Dokument vom System erzeugen lässt.

Volltextsuche und Datensicherung.

Langwieriges Suchen nach Dokumenten und Bausteinen haben mit der im DMS integrierten Volltextsuche ein Ende, zudem werden alle im texManager hinterlegten Vorlagen über das Backup von agorum® core mit gesichert.

Weitere Informationen:
www.agorum.com
www.texmanager.de