(PM) , 09.07.2009 - Bremen – Mit über 40 neuen Funktionen präsentiert sich das neue DocuPortal in der Version 8. Die kompakte Enterprise Content Management-Lösung des gleichnamigen Anbieters und Herstellers ist ab sofort verfügbar und bietet Unternehmen und Behörden eine umfangreiche, ganzheitliche Lösung, mit der Dateien und Informationen organisationsweit schneller und einfacher im Zugriff sind.
Zu den Highlights der neuen Funktionen in Version 8 gehören ein Versionsvergleich mit Zusammenfassung, die automatisierte Eliminierung von Datenredundanzen sowie eine integrierte Echtheitsprüfung.

DocuPortal veröffentlicht mit der Version 8 eine der derzeit am schnellsten einsetzbaren ganzheitlichen ECM-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Über 40 neue Funktionen erweitern die unterschiedlichen Module von DocuPortal. Diese kombinieren in einer einzigen, schnellen und einfachen Installation Dokumentenverwaltung, Informationsablage, Workflow, dezentrale und internationale Zusammenarbeit (Collaboration) und Langzeitarchivierung sowie Volltextsuche und Dateivorschau hunderter Dateiformate. Der Zugriff erfolgt über ein sicheres Web-Interface oder die optionale Dateisystem-Integration für einen komfortablen Zugriff auf Dateien und Informationen aus fast jeder Anwendung.

Zu den Highlights der zahlreichen neuen Funktionen gehören:

Schneller reagieren: Versionsvergleich inklusive Summary

DocuPortal beschleunigt durch den neuen, einzigartigen Versionsvergleich jetzt erheblich die Arbeit mit geänderten umfangreichen Dokumenten, wie sie beim Vertragsmanagement, in Rechtsabteilungen, im Marketing oder im Qualitätsmanagement typischerweise vorkommen. Mitarbeiter können beliebige Versionen einer Datei inhaltlich miteinander vergleichen. Gelöschte oder hinzugefügte Inhalte werden farbig markiert angezeigt.
Dabei bietet der Versionsvergleich seine Ergebnisse wahlweise über das komplette Dokument dargestellt oder über einen besonderen Änderungsextrakt, das Summary, an. Mitarbeitern ist es damit möglich, selbst bei sehr umfassenden Dokumenten wie Gesetzestexten kleine Änderungen sofort zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen daraus abzuleiten.

Redundanzen vermeiden: Doublettenprüfung

Die Vermeidung redundanter Daten nimmt einen hohen Stellenwert in Unternehmen ein. Doppelte Arbeit und unnötige Verschwendung von Ressourcen sollen damit beendet werden. DocuPortal unterstützt diese Strategie jetzt mit einer integrierten, optionalen Doublettenprüfung. Gleiche Dateien werden beim Hinzufügen in die Ablagestrukturen übergreifend erkannt und vermieden.
Ergänzend kann die Doublettenprüfung sogar beim ersten automatischen Import bestehender Datei- und Ordnerstrukturen in eine ECM-Lösung genutzt werden. So lassen sich eventuell bereits redundant vorliegende Inhalte von Anfang an eliminieren, was die Arbeit der Administratoren deutlich erleichtert.

Manipulationen aufdecken: Echtheitsprüfung

Digitale Signaturen sind in vielen Bereichen gefordert, aber aus Zeit-, Kosten- und Komplexitätsgründen nicht eingeführt. Derzeit findet zudem eine Überarbeitung von Europäischen Gesetzgebungen statt, z.B. für die Anerkennung elektronischer Rechnungen auch ohne digitale Signatur. DocuPortal unterstützt seine Kunden durch eine integrierte, automatische Echtheitsprüfung bei der Einhaltung rechtlicher Normen. Überprüft werden sämtliche Dateiarten während des Lebenszyklus im ECM-System. So lassen sich Änderungen von Dateien auf dem Festplattensystem und in der Datenbank aufdecken. Manipulierte Inhalte lösen Sicherheitsmeldungen aus, werden protokolliert und für die weitere Bearbeitung gesperrt. Für Auditoren und Steuerprüfer sind Manipulationen von Inhalten jederzeit nachvollziehbar. Ebenso kann manuell die Echtheit einer Datei geprüft werden.

Erweiterungen in Suche, Export und Import

Der Schlüssel für einen schnellen ROI (Return of Investment) einer Dokumentenverwaltung liegt im effizienten Finden aller benötigten Inhalte. Daher wurden die Recherchetechnologien ein weiteres Mal deutlich erweitert und beschleunigt. Auch die Verwertung der Rechercheergebnisse für externe Anwendungen wurde stark ausgebaut.

Ein umfangreiches White Paper aller neuen Funktionen findet sich im Internet unter www.docuportal.de/news.aspx?id=news/20090630

Vom Vorteil selbst überzeugen: Funktionell unlimitierte Testversion

Keine Screenshots oder Folienpräsentationen ersetzen das praktische Gespür für den Nutzen einer ECM Software. Für interessierte Unternehmen stellt DocuPortal daher auf der Homepage www.docuportal.de eine funktionell unlimitierte, zeitlich begrenzte Testversion zu Verfügung.

Über das Unternehmen DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.

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