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Die öffentliche Verwaltung der Zukunft

Ricoh-Studie: Bessere Kollaboration und Konnektivität dank neuer Technologien
(PM) London, 27.07.2015 - Auf dem Weg zu einer stabilen Eurozone müssen die Länder noch viele den Haushalt betreffende Hindernisse und kulturelle Missverständnisse überwinden. Hier sucht jedes Land derzeit noch seinen eigenen Weg. Aber eine Sache eint die Organisationen im öffentlichen Sektor europaweit: Die Forderung an sie, mehr Ergebnisse mit weniger Ressourcen zu erreichen. Aufgrund ihrer Defizite müssen öffentliche Verwaltungen ihre Arbeitsweisen überdenken. Einer der Hauptkritikpunkte ist ihre Ineffizienz durch veraltete Systeme und Prozesse.

Grundsätzlich unterscheiden sich öffentliche Verwaltungen nicht von Unternehmen. Bei beiden hat Technologie das Potenzial Systeme und Prozesse zu verändern, und ihre Effizienz positiv zu beeinflussen. Dass dieses Potenzial bereits erkannt wurde, zeigt sich in den Technologie-Initiativen und digitalen Services, die öffentliche Verwaltungen im letzten Jahrzehnt eingeführt haben. Von der Digitalisierung medizinischer Daten über intelligente Parksysteme – der Einfluss der Technologie und ihre praktischen Einsatzmöglichkeiten zeigen sich in ganz Europa.

Dennoch bleibt noch viel zu tun, um Back Office Systeme und Arbeitsweisen in diesen Organisationen effizienter zu gestalten. Eine aktuelle, von Ricoh gesponserte Studie der Economist Intelligence Unit zum Thema „Future of Work“ zeigt das Beispiel zweier Regierungsstellen in Großbritannien. Diese haben in den vergangenen Monaten eine Initiative umgesetzt, die sich auf die Ergebnisse, die Mitarbeiter liefern, konzentriert, statt zu diktieren wie und wo die Arbeit erledigt werden soll. Mobile, Cloud- und Networking-Technologien werden beim Erfolg eines solchen Programms eine große Rolle spielen. Aber es ist ein kulturelles Umdenken erforderlich, um sicherzustellen, dass die Arbeitsweisen mit den neuen technologischen Möglichkeiten mithalten.

Im Rahmen des traditionellen Modells, bei dem die Mitarbeiter eines Unternehmens unter einem Dach arbeiten, werden Teams nach funktionellen Gesichtspunkten zusammengestellt. Das Management ist relativ einfach und direkt. Die Mitarbeiter kennen ihre Kollegen persönlich und wissen was ihre gemeinsamen Ziele sind. Ein großer Nachteil des traditionellen Modells ist jedoch, dass durch die Ortszugehörigkeit nicht immer die geeignetsten Mitarbeiter für eine Aufgabe eingesetzt werden. Stattdessen übernehmen alle vor Ort anwesenden Mitarbeiter die Aufgaben. Virtuelle Teams, die mit mobilen Technologien arbeiten, können Menschen mit den gewünschten Fähigkeiten zusammenbringen. So werden völlig ortsunabhängig Projekte erledigt oder Probleme gelöst.

„Zu diesen mobilen oder räumlich weit verstreuten Arbeitskräften können zudem Menschen verschiedener Generationen oder verschiedener Disziplinen gehören“, sagt Ingo Wittrock, Head of Marketing bei Ricoh Deutschland. „Eine vielfältige Belegschaft bringt viele Vorteile. Aus der Management-Perspektive können solche Teams aber eine Herausforderung darstellen. Die Technologie allein kann aber nicht der ausschlaggebende Faktor bei einem Wandel im öffentlichen Sektor sein: Neben der technischen Umsetzung müssen auch die Arbeitsprozesse entsprechend angepasst werden.“

Nach Angaben eines Berichts von PricewaterhouseCoopers aus dem Jahr 2013 müssen Unternehmen, die eine kontinuierliche Veränderung anstreben, von einer hierarchischen Struktur zu einem netzwerkorientierten Management wechseln. Dabei sollen auch die Mitarbeiter ermutigt werden, Entscheidungen zu übernehmen. Des Weiteren sollen strenge Vorschriften durch Richtlinien ersetzt werden. Wird dies bei einer durchschnittlichen Regierungsbehörde durchgeführt, die unter dem Einfluss von verschiedenen Stakeholdern, Altlasten und Bürokratie steht, so wird erkennbar, welche Änderungen notwendig sind. Prozesse, Methoden und Abläufe, die sich über Jahrzehnte entwickelt haben, sind die Norm. Oft hat sich in hierarchischen Management-Strukturen auch eine starke „Wir und die Anderen”-Mentalität durchgesetzt. Auch wenn es nicht sinnvoll ist, direkt alle Gewohnheiten über Bord zu werfen, bleibt es definitiv notwendig, neue Denk- und Arbeitsweisen für eine besser vernetzte, globale Arbeitswelt zu etablieren.

Regierungsbehörden, die erkennen, welche Freiheiten und Möglichkeiten Technologie mit sich bringt, werden effizienter arbeiten als jene, die aus Gewohnheit bei den alten Prozessen bleiben.
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