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Die Qualifikationsmatrix deckt Engpässe und Überhänge im Unternehmen auf

Die Qualifikationsmatrix unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Identifikation von Engpässen oder Überhängen in den Qualifikationen, sondern auch bei der Einhaltung normativer Forderungen sowie einer systematischen Personalbedarfsplanung.
(PM) Ulm, 02.05.2011 - Die Qualifikationsmatrix hat sich bereits in vielen Unternehmen als effektives Werkzeug zur Ermittlung des Qualifikationsbedarfs sowie des damit verbundenen Schulungs- beziehungsweise Weiterbildungsmanagements bewährt.

Die Zielsetzung einer Qualifikationsmatrix besteht darin, die vorhandenen Qualifikationen der Mitarbeiter sowie den aktuellen Qualifikationsbedarf im Unternehmen abzubilden. Hierzu werden in einem ersten Schritt die Soll-Anforderungen an die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter in eine Qualifikationsmatrix eingetragen. Diese finden sich in der unternehmerischen Praxis zumeist in den Stellen- und Funktionsbeschreibungen der einzelnen Positionen. Im zweiten Schritt wird mittels den Ergebnissen aus Mitarbeitergesprächen oder auch Bewertungen durch Vorgesetzte der individuelle Ist-Zustand der Mitarbeiterqualifikationen ermittelt und den bereits erfassten Soll-Anforderungen gegenüber gestellt, woraus sich ein Erfüllungsgrad für jeden einzelnen Mitarbeiter hinsichtlich seiner Qualifikationen ergibt.

Die primäre Schwierigkeit bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix besteht darin, eine adäquate Differenzierung der Anforderungen sowie der Qualifikationsstufen zu definieren. Sobald diese Hürde jedoch seitens des Unternehmens genommen wurde, bietet eine Qualifikationsmatrix gravierende Vorteile.

Grundsätzlich werden alle im Unternehmen vorhandenen Qualifikationen auf einen Blick aufbereitet, wodurch die Basis für die jährliche Schulungsplanung aufgrund aktueller Qualifikationsbedarfe geschaffen ist. Anhand eines kontinuierlichen Vergleiches vergangener mit gegenwärtigen Ist-Bewertungen der Mitarbeiter wird außerdem seitens der Qualifikationsmatrix ein belastbares Erfolgscontrolling hinsichtlich der Personalentwicklungsmaßnahmen generiert.
Zudem können mittels des Einsatzes einer Qualifikationsmatrix Urlaubs- und Krankheitsvertretungen zielgerichtet ausgewählt sowie – fast noch von strategisch wichtigerer Bedeutung – eine umfassende Nachfolgeplanung und -entwicklung betrieben werden. Unternehmen werden durch die Qualifikationsmatrix frühzeitig auf vorhandene Engpässe in den Qualifikationen der Mitarbeiter aufmerksam gemacht, wodurch einem potenziellen Weggang von Schlüsselmitarbeitern beziehungsweise Know-how-Trägern effektiv mittels Qualifizierungsmaßnahmen entgegen gewirkt werden kann.

Darüber hinaus unterstützt der Einsatz einer Qualifikationsmatrix bei der Einhaltung normativer Forderungen der ISO 9001, einer belastbaren und umfassenden Personaleinsatzplanung sowie bei einer systematischen Personalbedarfsplanung. So wird beispielsweise in Kapitel 6.2 der DIN EN ISO 9001 auf die „personellen Ressourcen“ Bezug genommen. Darin werden explizit eine Bedarfsanalyse, die Schulungsplanung und Schulungsbewertung sowie eine angebrachte Dokumentation gefordert. Sowohl bei der Bedarfsanalyse, als auch bei der Schulungsplanung liefert die Qualifikationsmatrix wichtigen Input und bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit des Erfolgscontrollings der durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen aufgrund der Entwicklung der jeweiligen Ist-Bewertungen.

Die Zielsetzung der qualitativen Personalbedarfsplanung besteht darin, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu ermitteln, über die das Personal zukünftig bis zu einem kurz-, mittel- oder langfristigen Planungshorizont verfügen muss. Der qualitative Personalbedarf bestimmt somit die Anforderungen der Arbeitsplätze und leitet daraus die Qualifikationen der benötigten Personen ab. Zweifelsohne befinden sich Unternehmen, welche die Qualifikationen der Mitarbeiter inklusive Soll- und Ist-Bewertungen in einer Qualifikationsmatrix erfasst haben, bei der Personalbedarfsplanung im Vorteil, da bereits ein solides Fundament für die selbige vorliegt.

Der webbasierte Personalmanager – die Personalmanagement Software von BITE – unterstützt Unternehmen bei ihrem umfassenden Qualifikationsmanagement unter anderem mit Hilfe einer integrierten Qualifikationsmatrix. Sowohl Soll- als auch Ist-Bewertungen können im Personalmanager von BITE hinterlegt werden. Als zusätzlicher Mehrwert erweist sich die Möglichkeit, unterschiedliche Bewertungskataloge inklusive Bewertungsstufen für die diversen Qualifikationen zu definieren. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass jede Qualifikation adäquat, für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar, bewertet werden kann. Die individuelle Historie ermöglicht ein belastbares Controlling des Entwicklungspotenzials beziehungsweise Weiterbildungserfolgs eines jeden einzelnen Mitarbeiters.

Notwendige Schulungsmaßnahmen können mit dem Modul „Schulungsmanagement“ des Personalmanagers geplant, erfasst, bewertet und ausgewertet werden. Die gegebenenfalls im Zuge der Schulungs- beziehungsweise Weiterbildungsmaßnahmen erhaltenen Zertifikate können zudem im Modul „Zertifikatsmanagement“ erfasst und verwaltet werden.
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