(PM) Heidenheim, 09.06.2011 - Die Diakonische Stiftung Wittekindshof in Bad Oeynhausen hat sich bei der Gestaltung der HR-Prozesse für das vollständig Browser-basierte Produkt Persis vom Düsseldorfer Beratungshaus p-manent consulting GmbH entschieden. Dabei war der anfängliche Projektfokus ein ganz anderer, so die Projektleiterin Frau Hoffmann. Die digitale Personalakte soll die täglichen Arbeiten im Personalbereich deutlich reduzieren. So stellen das Suchen nach Daten und das Auffinden und Verteilen von Akten wesentliche Teile der Aufgaben dar. Aus den Daten werden in sehr vielen Fällen Listen und Berichte erstellt, die als Basis für Entscheidungen dienen. So war der anfängliche Ansatz die Digitalisierung der Dokumente vorzunehmen und auf Basis dieser Inhalte eine gute Arbeitsgrundlage, auch für Statistiken, zu erhalten.

Während der Anbieterauswahl wurden verschiedene Lösungen vorgestellt, die meist das eingescannte Dokument als zentrale Datenquelle betrachten. Nur die Lösung von Persis sah dies etwas anders. „Hier war das Dokument eher nebensächlich und diente als Beleg, der revisionssicher in einer Akte geführt werden muss“, so der Personalleiter Martin Fels. „Aber letztlich kommt es auf den Prozess und die damit verbundene Datenhaltung an.“ Vorhanden waren auch hier alle Elemente der prozessorientierten Ablage und der selektiven Einsichtnahme. Doch Persis setzt auf ein hochentwickeltes und sehr umfangreiches Datenmodell, welches auswertbare Daten mit entsprechender Qualitätssicherung adressiert. So werden über das vorhandene Abrechnungssystem KIDICAP alle Stamm- und Lohndaten nach Persis überführt. Auch werden die bestehenden Papierakten durch einen externen Dienstleister so aufbereitet, dass eine Volltextsuche in den Dokumenten ermöglicht wird. Zu beachten gibt es aber bei dieser Art der Suche, dass beim Scannen Fehler passieren können. Auch werden Daten vielfach nicht zu Clustern validiert. So kann eine unterschiedliche Schreibweise, ggf. auch mit Schreibfehlern im Begriff, zu einer Unschärfe führen. Mit Persis werden neben der Volltextsuche und einer Verschlagwortung die Basisdaten im Datenmodell geführt. So muss für eine qualitativ hochwertige Datenbank eine Prüfung und Einordnung von Begriffen der Akte durch die Personalabteilung erfolgen. Beispielsweise kann aus der Akte eine Kenntnis aus einem Zeugnis extrahiert werden, die heute nicht mehr vorhanden oder kaum ausgeprägt ist. Wird nur der (ungeprüfte) Inhalt der gescannten Akte ausgewertet, entstehen zwangsläufig Fehler. Besonders mit dem Persis Reporting Server wird der Kunde in die komfortable Lage versetzt, aus allen validierten Datenbankinformationen Listen und Kennzahlen zu erzeugen. Dies geschieht im „Ad-hoc“-Modus ohne besondere IT-Kenntnisse der Mitarbeiterinnen. Im Browser können per Maus die benötigten Informationen zusammengestellt und auf Wunsch z. B. in eine Tabellenkalkulation exportiert werden.

Besonders die Digitale Akte beinhaltet schützenswerte Daten. Ein umfangreiches Berechtigungssystem sorgt für Zugriff privilegierter Personen. Über Workflows werden Dokumente in der Zuordnung bestätigt und freigegeben. Dabei wird die Ersterfassung der bestehenden Akten über einen externen Dienstleister erfolgen, später werden das die Mitarbeiter in der Personalabteilung vornehmen. Dieser Prozess der Ersterfassung wird parallel zu einer schon definierten Projektphase der Systemkonfiguration erfolgen, sodass am Ende der Umsetzung ein fertig mit Akten und Stammdaten gefülltes System vorhanden ist. Bevor nun die Führungskräfte über verschlüsselte Zugangswege einen Zugang zu den zugeordneten Mitarbeiterdaten und Statistiken erhalten, steht eine ausführliche Testphase an. Der Kunde legt Wert auf ein vollständig in den Abläufen geprüftes und einfach zu nutzendes System. Die Nutzbarkeit ist laut der Projektleiterin, Frau Regina Hoffmann, eines der wesentlichen Argumente. Unterstützt bei der Einführung wird das Team durch die Spezialisten des Düsseldorfer Persis-Beratungshauses p-manent consulting GmbH.