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Der Trend geht zur digitalen Personalakte

(PM) Ulm, 12.07.2013 - Immer mehr Unternehmen kommen von den Personalakten in Papierform ab und führen stattdessen die digitale Personalakte ein. Doch bei allen Vorteilen der digitalen Personalakten gilt es der Einhaltung von diversen gesetzlichen Vorschriften durch den Arbeitgeber.

In der Regel umfasst die Personalakte – unabhängig ob aus Papier oder in elektronischer Form – alle Unterlagen und Vorgänge, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und somit in enger Beziehung mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Als Bestandteil der Personalakte zählen unter anderem die Bewerbungsunterlagen des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag und Angaben zu Kranken- beziehungsweise Rentenversicherung sowie alle weiteren im Laufe des Arbeitsverhältnisses entstandenen Dokumente. Alle Dokumente und Angaben der Personalakte müssen richtig und unverfälscht sowie strukturiert und nachvollziehbar sein.

Unabhängig davon, ob es sich bei der Personalakte um die Papierform oder aber auch um die elektronische Variante handelt, hat der Arbeitgeber gewisse Pflichten und der Arbeitnehmer auf der anderen Seite bestimmte Rechte. Hierbei sind zum einen das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und zum anderen im Falle von digitalen Personalakten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten. So hat der Arbeitnehmer beispielsweise laut Betriebsverfassungsgesetz das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Gegebenenfalls sind die Informationen der Personalakte dem Arbeitnehmer noch zu erläutern. Darüber hinaus ist der Mitarbeiter noch berechtigt, sich Notizen oder auch Fotokopien zu machen und sogar ein Mitglied des Betriebsrates einzubeziehen.

Diese unterschiedlichen Möglichkeiten dienen dazu, dass keine unzutreffenden beziehungsweise unzulässigen Informationenüber den Arbeitnehmer erfasst und verwaltet werden.

Alle Angaben und Informationen in der Personalakte haben der Richtigkeit zu entsprechen und ein objektives Bild sowohl von der Person, als auch von der Tätigkeit und den Leistungen des Mitarbeiters aufzuzeigen. Wenn dem nicht der Fall sein sollte, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Korrektur und Richtigstellung oder aber auch Entfernung von nicht zutreffenden Inhalten aus der eigenen Personalakte.

Des Weiteren gilt für den Arbeitgeber die Vertraulichkeit der Personalakten zu wahren und bestimmte Informationen entsprechend vertraulich zu behandeln. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für den Arbeitgeber sondern und vor allem auch für die entsprechenden Sachbearbeiter, denn die Eingabe und Pflege der Daten obliegt in erster Linie den Mitarbeitern der Personalabteilung.

Der Einsatz von digitalen Personalakten in Verbindung mit geeigneten Softwarelösungen ermöglicht Unternehmen darüber hinaus die Realisierung von Employee Self Service. So besteht die Möglichkeit, alle Mitarbeiter mit der eigenständigen Pflege und Aktualisierung der persönlichen Daten ihrer digitalen Personalakte wie zum Beispiel Adress- oder Versicherungsangaben zu betrauen, was auf der anderen Seite wiederum Ressourcen für strategische Themen in der Personalabteilung frei setzen würde.

Mit dem Personalmanager – der innovativen, webbasierten Personalmanagement Software von BITE – können Unternehmen zum einen detaillierte und umfassende digitale Personalakten für die beschäftigten Mitarbeiter führen und zum anderen besteht dank eines ausgeklügelten Rechte- und Rollenmanagements auch die Möglichkeit Employee Self Service zu realisieren.

Mit Hilfe der integrierten Barcode-Funktionalität können die bereits existierenden Papierakten vollständig und ressourcenschonend automatisiert in den BITE Personalmanager übernommen werden. Zudem kann die Dateiablage von Dokumenten direkt via Email in die entsprechende Personalakte des betroffenen Mitarbeiters übermittelt werden.
In Summe stehen, neben den systemseitig bereits vorgegebenen Datenfeldern, 15 individuelle Datenfelder (persönlich, geschäftlich, gehaltsbezogen) zur Verfügung, welche unternehmensseitig bedarfsgerecht definiert und folglich in den Stammdaten der digitalen Personalakten geführt werden können.
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