(PM) München, 18.07.2012 - Seit Mai 2004 sind alle Arbeitgeber zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement verpflichtet, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres sechs Wochen „ununterbrochen oder wiederholt“ arbeitsunfähig sind. Die Maßnahme hat zum Ziel, bestehende Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneute Arbeitsunfähigkeit zu verhindern und den Arbeitsplatz zu erhalten (§ 84 Abs.2 SGB IX). Mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Personen werden individuelle Maßnahmen entwickelt, die sie bei der Wiedereingliederung in ihren Arbeitsalltag unterstützen. Da hier jedoch personenbezogene und sensible Daten notwendig sind, stellt das Thema Datenschutz eine Grundvoraussetzung für ein wirksames Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) dar.

Wer erfährt von meiner Krankheit? Ist das BEM die Grundlage für krankheitsbedingte Kündigungen? Solange Fragen wie diese in einem Unternehmen nicht geklärt und transparent gemacht werden, fehlt eine Grundvoraussetzung für ein wirksames Betriebliches Eingliederungsmanagement: das Vertrauen des betroffenen Arbeitnehmers.

Jede Person hat ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung – dies gilt insbesondere auch für BEM-Berechtigte: sie können darüber bestimmen, wie, wann, wo und welche ihrer persönlichen Daten erhoben werden. Dieses Recht ist durch das Bundesdatenschutzgesetz geschützt. Danach ist jegliche Datenerhebung und -weitergabe verboten, außer sie ist gesetzlich oder durch den Berechtigten legitimiert. Dies ist gerade im Betrieblichen Eingliederungsmanagement besonders wichtig, um zu verhindern, dass die persönlichen Daten missbraucht und für andere Zwecke genutzt werden können. Vorgänge zur Datenverarbeitung im BEM erfordern somit generell die „Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person“ (§ 84 II SGB IX).

Davon ausgenommen ist die Erhebung der Arbeitsunfähigkeitszeiten – schließlich muss der Arbeitgeber wissen, welcher Mitarbeiter die Voraussetzungen für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement erfüllt und wann er es einleiten muss. Soweit nichts anderes vereinbart, darf und muss der Arbeitgeber ein Verzeichnis der BEM-berechtigten Mitarbeiter auch ohne deren Zustimmung an den Betriebsrat weiterleiten, damit dieser seiner Überwachungspflicht nach § 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX nachkommen kann.

Die Teilnahme am Betrieblichen Eingliederungsmanagement freiwillig. Jedes Gespräch und jede Maßnahme im Rahmen des BEM ist nur „mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person“ möglich. Lehnt der BEM-berechtigte Arbeitnehmer ab, so darf dies keine arbeitsrechtlichen Folgen haben. Das Unterlassen des BEM ist „kündigungsneutral“ (Urteil des BAG vom 24.04.2011 – 2 AZR 170/10).

Um als BEM-Berechtigter entscheiden zu können, ob ein Betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt werden soll, ist eine ausreichende Aufklärung seitens des Arbeitgebers notwendig. Der Arbeitgeber muss den Betroffenen zuvor auf die Ziele des BEM sowie auf Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hinweisen (§ 84 Abs. 2 Satz 3 SGB IX). Diese Belehrung gehört zu einem regelkonformen Ersuchen des Arbeitgebers um Zustimmung des Arbeitnehmers zur Durchführung eines BEM. (Urteil des BAG vom 24.04.2011 – 2 AZR 170/10).

Stimmt der BEM-Berechtigte der Durchführung zu, ist dies schriftlich zu dokumentieren. Die Einwilligung zur Erhebung von Daten (§ 4 BDSG) bezieht sich ausschließlich auf den Zweck des BEM. Daher sind Daten, die im Rahmen des BEM-Prozesses erhoben werden, in einer separaten BEM-Akte aufzubewahren und nicht in der Personalakte.

Für beide Akten gilt nach § 3 a Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Danach sind so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern. Die BEM-Akte sollte wenn möglich auch nur einer einzelnen Person, beziehungsweise einem begrenzten Kreis von Personen zur Verfügung stehen. Dies ist insbesondere durch eine räumliche Abtrennung von der Personalakte in einem abschließbaren Schrank und/ oder einer digitalen Verschlüsselung sicherzustellen.

Es sollte sichergestellt werden, dass die Akteure, die bei einem BEM beteiligt sind, sich zum Datengeheimnis (Schweigepflicht gemäß § 5 BDSG) verpflichten. In § 203 StGB sind bereits einige Personengruppen (z.B. Rechtsanwälte, Ärzte, Berufspsychologen oder Mitarbeiter von Suchtberatungsstellen) aufgeführt, für die eine besondere Schweigepflicht gilt. Demnach drohen bei Verletzung der Schweigepflicht Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr oder Geldstrafen. Die strafrechtliche Konsequenz gilt für Betriebsräte nach § 120 BetrVG und für Vertrauenspersonen schwerbehinderter Menschen nach § 155 I SGB IX ebenso.

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen Daten gelöscht werden, wenn die Zweckbestimmung entfällt, § 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 BDSG. Es sei denn, andere Gesetze (Patientendaten) verlängern die Archivfrist. Für die BEM-Akte und ihre Inhalte wird empfohlen, diese drei Jahre aufzubewahren.