Egal ob es sich um komplexe Präsentationen handelt, um Grafikdateien oder um Produktfilme – die entsprechenden Dateigrößen überschreiten häufig die Limits im E-Mailverkehr. Ein Austausch mit Geschäftspartnern gestaltet sich damit ausgesprochen schwierig. Als Notnagel greifen viele Mitarbeiter in den Unternehmen deshalb auf frei zugänglichen Webspace zurück, auf dem sie die Dateien zum Download „parken“ oder es kommen USB-Laufwerke zum Einsatz. Unter Sicherheitsaspekten sind diese Lösungen katastrophal, ohne weiteres können Unbefugte auf die jeweiligen Daten zugreifen. Einen geregelten und vor allem sicheren Datenaustausch erlauben dagegen manche Filesharing-Angebote. Dabei stellt ein Provider geschützten Speicherplatz zur Verfügung, auf den die Nutzer per Internet zugreifen können und wo sich Daten problemlos und sicher ablegen lassen. Ein Zugriff darauf ist erst nach Authentifizierung durch berechtigte Personen möglich.
Einfaches Prinzip
Dabei funktioniert der Austausch mit den Partnern denkbar einfach: Ein Nutzer lädt die betreffende Datei in das Filesharing-Portal und schickt eine Mail mit den Authentifizierungsdaten an die Kollegen, mit denen er die Datei teilen will. Dieses Prinzip funktioniert übrigens auch für komplette Ordner. Ganz wichtig: Nur wer sich tatsächlich authentifizieren kann, erhält Zugriffsrechte auf die Datei. Dabei lassen sich die einzelnen Inhalte individuell freigeben und für jede Datei oder jeden Ordner eigene Zugriffsregeln festlegen – ideal, wenn mehrere Projekte gleichzeitig ablaufen. Einige Anbieter gestatten es zudem, Daten sicher über SSL (Secure Socket Layer) zu versenden. Dieses Verschlüsselungsprotokoll kommt beispielsweise beim Online-Banking zum Einsatz und verhindert unerwünschte Zugriffe zuverlässig. Anders als bei vielen anderen Internetlösungen sind die klassischen Webhoster beim Filesharing kaum vertreten. Bis auf die Telekom machen das Geschäft spezialisierte Dienstleister wie Dropbox oder Rapidshare untereinander aus. Sie alle bieten Speicherplatz von einigen 100 MB bis hin zu mehreren GB. Das Problem: Da die meisten Anbieter auf Privatkunden spezialisiert sind, bieten sie – anders als die Telekom – keine Service Level und damit auch nur begrenzte Sicherheits- und Zugriffsstandards.
Meist einfaches Handling
Gerade im Austausch von Geschäftspartnern erleichtert ein derartiger Filesharing-Dienst die Kommunikation ganz erheblich. Und weil der Zugriff über das Internet erfolgt, genügt zur Bedienung meist eine nutzerfreundliche Plattform, die selbsterklärend daherkommt. Je nach Anbieter ist diese auf dem Server installiert oder der Nutzer muss eine entsprechende Software auf dem eigenen PC installieren. Diese erlaubt dann Up- und Download, Synchronisieren oder Löschen der Daten. Noch ein Sicherheitsplus: Meist verfügen die Filesharing-Dienste über eine automatische Löschfunktion. So können die Nutzer beim Upload einstellen, ob eine Datei nach einer bestimmten Zeit selbständig gelöscht werden soll. Vergessen gibt’s dann nicht mehr. Ein weiterer, insbesondere für Geschäftskunden wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit zur Personalisierung. Der Vorteil: Weil die Daten auf dem Webspace des Nutzers liegen, kann der Datenaustausch über die eigene Webadresse erfolgen. Ebenso gestattet dieses Prinzip, das Design anzupassen und beispielsweise das eigene Firmenlogo einzubauen. Damit müssen Partner nicht auf „fremde“ Lösungen zugreifen und es ist stets eindeutig sichtbar, dass es sich um die Daten des Unternehmens handelt.
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