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DMS: Mehr Struktur mit dem Ablage- und Suchassistenten

Informationen verlangen in Zeiten der wachsenden Bedeutung von digitalen Dokumenten in Firmen eine einheitliche Ablage. Hier hilft der Ablage-/Suchassistent (agorum® core) beim effizienten, strukturierten Ablegen und Suchen von Dokumenten.
(PM) Ostfildern, 05.06.2013 - Der Ablage- und Suchassistent des DMS agorum® core beschleunigt das Ablegen von elektronischen Dokumenten, hilft dem Nutzer beim Ermitteln des Ablageorts und ersetzt das müßige manuelle Suchen nach dem passenden Ordner. „Mit dem Modul geben wir Unternehmen ein Instrument an die Hand, welches das Speichern von Inhalten automatisiert, menschliche Fehler bei der Ablage von Dokumenten minimiert und mehr Zeit für die Ausführung anderer wichtiger Tätigkeiten schafft“, erklärt Rolf Lang, Geschäftsführer der agorum® Software GmbH.

Um den Ablage- und Suchassistenten zu nutzen, ziehen die Anwender abzulegende Dokumente, beispielsweise im Word-Format oder E-Mails samt Anhängen, auf eine installierte Dropfläche. Dadurch öffnet sich das Modul direkt in einer eigenständigen, übersichtlichen und intuitiv zu bedienenden Oberfläche. Über die Eingabe von Metadaten, wie „Dokumententyp: Vertrag“ oder „Rechnung“ oder dem Kriterium „Projekt: Mustermann GmbH“, lässt sich schließlich rasch der richtigen Ablageplatz ermitteln.

Darüber hinaus fördert der agorum® core Ablage- und Suchassistent auch die strukturierte Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Denn die bei der Ablage eingegebenen Metadaten werden mit dem Dokument abgelegt. Somit können alle Dokumente mit einheitlichen Kriterien versehen und systematisch abgespeichert werden. Das Modul normiert zudem gesamte Ordnerstrukturen: Kreiert ein Anwender zum Beispiel eine neue Kundenakte, werden automatisch – vor dem Einsatz des Assistenten zu definierende – Unterordner, beispielsweise für „Korrespondenzen“, „Kontaktdaten“ oder „Verträge“, erstellt.

„Unternehmen ersparen ihren Nutzern mit dem Modul aber auch die lästige, manuelle Suche nach Inhalten. Sie fördern dadurch die Effizienz von Vorgängen, wie zur Bereitstellung von geschäftsrelevanten Informationen“, so Rolf Lang in Bezug auf den Assistenten. Denn neben der Ablagefunktion, bietet der Assistent auch eine Suchfunktion: Alle in agorum® core abgelegte Dokumente können über die Eingabe von Dokumenteninhalten und Metadaten zügig aufgefunden werden. Zum Beispiel auch über gespeicherte Favoriten, um regelmäßig wiederkehrende Suchanfragen schnell starten zu können.
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Über agorum® Software GmbH: Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und ...
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