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News, 12.07.2017
Büroarbeit 4.0
Vier Erfindungen, die das Büro wirklich besser machen
Selbstfahrende Autos, beheizbare Bürostühle – täglich arbeiten Unternehmen weltweit an Innovationen, die uns das Leben erleichtern sollen. Auch die Arbeitswelt wird immer stärker vom technologischen Fortschritt geprägt.
Durch die IP-basierte Kommunikation (Unified Communikations) ist das Arbeiten im Homeoffice mittlerweile kein Problem mehr. (Bild: panthermedia.net / feverpitched)
Durch die IP-basierte Kommunikation (Unified Communikations) ist das Arbeiten im Homeoffice mittlerweile kein Problem mehr. (Bild: panthermedia.net / feverpitched)

Cloud Computing, Big Data, Künstliche Intelligenz (KI) & Co. treiben die digitale Transformation von Unternehmen immer stärker voran. Produktion, Vertrieb, Logistik – die Digitalisierung zieht sich quer durch alle Wirtschaftszweige, Branchen und Unternehmensbereiche. Auch für Büroarbeiter verändert sich die Arbeitswelt massiv. Binect, Spezialist für digitale Output-Management und Service Provider für digitalen Briefversand, hat in einem Überblick vier technologische Innovationen aufgeschlüsselt, die die Büroarbeit erheblich vereinfachen und auf eine neue Entwicklungsstufe heben.

1. Hybridpost – Briefe online versenden

Ohne Papier geht es nicht. Unternehmen müssen noch immer Briefe, Rechnungen und Verträge mit der Post verschicken – und jemand muss sie ausdrucken, falzen, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen. Hybridpost macht Schluss damit: Mitarbeiter können mit einer Hybridpost-Lösung bequem vom Rechner aus Dokumente „drucken“ und abschicken; im Hintergrund prüft eine Software die richtige Größe und korrekte Adressierung und leitet alle Briefe an ein zentrales Druckerzentrum weiter, wo sie maschinell produziert, gefalzt und freigemacht werden. Am Ende holt die Deutsche Post sie ab und stellt sie wie gewohnt zu. Das macht die Büroarbeit effizienter und deutlich bequemer – ohne die Vorteile und Sicherheit von Papier aufzugeben.

2. Virtualisierung – Unterwegs einfacher arbeiten

Dropbox und andere Apps auf dem Smartphone helfen uns heute, auch mobil an Dokumenten zu arbeiten. Für Unternehmen sind viele dieser Consumer-Lösungen jedoch nur bedingt geeignet – schließlich dürfen sensible Dokumente das Unternehmensnetzwerk eigentlich nicht verlassen. Virtuelle Desktops verwandeln dagegen Mobilgeräte in echte Büros für unterwegs: Dank Virtualisierungs-Technologie lassen sich Dokumente auch mobil wie gewohnt bearbeiten, doch auf dem Smartphone wird nichts gespeichert. Diebstahl und Verlust von Informationen sind damit kein Risiko mehr. Das macht Mitarbeiter nicht nur mobiler, sondern erleichtert auch Home-Office-Modelle.

3. Unified Communications – Telefonnummern vergessen dürfen

Wenn alle digitalen Kanäle eines Mitarbeiters zusammengeführt werden, entsteht Unified Communications (UC). Das bedeutet in der Praxis: Ein Account für alle Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Chat-Namen und Video-Call-Profile eines Mitarbeiters. Wer einem Kollegen eine E-Mail schreiben will, sieht mit UC bereits dessen Status – wenn er etwa ein Meeting im Kalender stehen hat, wird ein roter Kreis angezeigt – und weiß, woran er ist. Zugleich verbindet UC auch die Kommunikation eines einzelnen: So lässt sich ein Konferenz-Call am Handy beginnen und per Klick direkt auf den Fernseher im Meeting-Raum übertragen, ohne den Call zu beenden. Das macht Mitarbeiter produktiver und die Kommunikation flüssiger.

4. Timesheet Fridge – Zeiterfassung, die Spaß macht

Für Unternehmen ist es wichtig zu wissen, wer wie lange an welchem Projekt arbeitet. Daher sind Arbeitsstunden und Timesheets essenziell; doch leider werden sie selten ausgefüllt. Eine praktische Innovation im Büro ist daher der Timesheet Fridge. Die Idee kommt von einer internationalen Werbeagentur, die ihren Mitarbeitern freitags gerne ein Bier ausgab – aber nur, wenn alle ihr Time Sheet ausfüllen. Der Kühlschrank ist mit dem Stunden-System verbunden und gibt seinen kühlen Inhalt erst frei, wenn die Pflicht erledigt ist.

Mit diesen vier Innovationen können Unternehmen effizienter, sicherer, mobiler und übersichtlicher arbeiten. Dabei müssen sie nicht erst auf die Marktreife warten – große Konzerne und Mittelständler setzen bereits auf Technologien wie Hybridpost, Virtualisierung und Unified Communications. Und manche auch auf den Timesheet Fridge.

cs/Binect

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