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Buchhaltung in Russland – Die wichtigsten Aspekte auf einen Blick

Wer für eine Tochtergesellschaft oder Reprässentanz in Russland verantwortlich sind, kommt um die russische Buchhaltung nicht herum.
(PM) Moskau, 22.09.2011 - Alle in Russland registrierten Unternehmen, einschließlich Repräsentanzen und Tochtergesellschaften ausländischer Gesellschaften, sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen und den Behörden regelmäßig über die Geschäftstätigkeit zu berichten. Diese Pflicht besteht auch dann, wenn das Unternehmen noch keine Umsätze macht oder gar keine kommerzielle Tätigkeit ausführt. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Grundlagen und wichtigsten Aspekte der russischen Buchhaltung.

Wenn man als Geschäftsführer oder Repräsentanzleiter mit der Praxis der russischen Rechnungslegung in Kontakt kommt, merkt man schnell, dass es dabei extrem bürokratisch, formalistisch und arbeitsaufwendig zugeht. Mit dem Abbilden wirklicher Tatbestände oder den Informationsanforderungen des buchführenden Unternehmens hat das extensive Erstellen, Sammeln, Unterschreiben, Stempeln und Archivieren von Dokumentenbergen dabei weniger zu tun. In der Regel geht es zuerst um das Einhalten von Vorschriften und Formalitäten.

Die wichtigsten Dokumente im Tagesgeschäft einer russischen Tochtergesellschaft

Anders als in Deutschland, ist die Rechnung allein für buchhalterische und steuerliche Zwecke nicht ausreichend. Zu jeder Rechnung gehören immer noch zwei weitere Dokumente – die Rechnung-Faktura, auf Russisch „Schjot-Faktura“, und das Übergabeprotokoll für erbrachte Leistungen oder Warenlieferungen. Die Rechnung selbst gilt lediglich als Einladung zur Zahlung.

Die Rechnung-Faktura ist ein Beleg, der die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausweist. Liegt dieser Beleg nicht vor, kann man die für eine Ware oder Dienstleistung gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

Damit eine bereits bezahlte Rechnung tatsächlich als Aufwand verbucht werden kann, bedarf es neben Rechnung und Rechnung-Faktura noch des Übergabeprotokolls, in welchem sich die Vertragsparteien noch einmal schriftlich zusichern, dass eine Leistung ordnungsgemäß erbracht bzw. eine Ware ordnungsgemäß übergeben wurde und keine Beanstandungen vorliegen.

Achtung: Für alle Ausgaben der russischen Tochtergesellschaft müssen immer Rechnung, Rechnung-Faktura und Übergabeprotokoll vorliegen. Nur so werden diese Ausgaben als Aufwand anerkannt und die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht.

Bei Ausgaben in bar oder per Kreditkarte ist darauf zu achten, dass auf dem Kassenausdruck die Steuernummer des Zahlungsempfängers angegeben und die Leistungen vollständig aufgelistet und genau benannt sind. Bei Wareneinkäufen ist zusätzlich noch ein „Tovarnyi Tschek“ anzufordern. Dabei handelt es sich um ein Dokument, welches alle eingekauften Artikel ein weiteres Mal detailliert auflistet. Eine Rechnung-Faktura wird beim Barkauf nicht ausgestellt. Barzahlungen berechtigten also nicht zum Abzug der Vorsteuer.

Wenn man Bargeld in der Firmenkasse halten möchte, muss eine offizielle Kasse mit Kassenbuch geführt werden. Dafür müssen im Vorhinein bei der Hausbank das so genannte Kassenlimit und ein Formularblock (Scheckbuch) zur Bargeldabhebung beantragt werden. Im Rahmen der Kassenhaltung sind bei jeder Ein- und Auszahlung weitere formalisierte Kasseneinnahme-, Kassenausgabe- und Vorschussbelege zu erstellen. In einer Art Spesenabrechnung werden dann nochmals alle Ausgaben erfasst.

Vorsicht ist bei Einnahmen in bar oder per Kreditkarte geboten. Um diese erzielnen zu können, muss bei den Steuerbehörden zuerst ein offizieller Kassenapparat registriert werden. Jedoch dürfen auch nach der Registrierung die Kasseneinzahlungen nicht mit den Kassenauszahlungen verrechnet werden, sondern müssen gesondert bei der Bank eingezahlt werden. Die Annahme von Bargeld ohne registrierten Kassenapparat ist strafbar.

Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, sowie Körperschaftssteuererklärung sind quartalsweise bei den Steuerbehörden einzureichen. Hinzu kommen weitere Meldungen an die Sozialversicherungs- und Statistikbehörden. So dass insgesamt jedes Quartal mehr als 15 Berichte zu erstellen sind.

Damit man in Russland langfristig auf der sicheren Seite ist, empfiehlt es sich, die Buchhaltung in gute und professionelle Hände zu geben. Konkret bedeutet dies, die Einstellung eines erfahrenen und qualifizierten Hauptbuchhalters oder die Auslagerung der Buchhaltung an einen professionellen Buchhaltungsanbieter, der diese Tätigkeiten abnimmt, die Sprache des Auftraggebers beherrscht und einem für die eigentliche Arbeit in Russland den Rücken frei hält.
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