(PM) Frankfurt/M., 21.02.2013 - Das Beratungshaus Bonpago präsentiert auf der CeBIT, wie das Rechnungswesen der Zukunft aussieht. Die ersten praktischen Anwendungen sind bereits verfügbar, welche der Spezialist für Financial Supply Chain (FSC) mit entwickelt. Sie werden im Rahmen von E-Docs evaluiert, einem vom BMWi geförderten Projekt für den elektronischen Dokumentenaustausch.

Wie schön wäre es, wenn aus der Papierrechnung ein intelligentes Dokument würde: Genau das zeigt die Bonpago GmbH, ein auf Finanz- und Rechnungswesen spezialisiertes Beratungshaus, auf der CeBIT 2013 (Halle 7, C25, Gemeinschaftstand des Landes Hessen).

Heute tauschen Geschäftspartner ihre Rechnungen zwar immer häufiger elektronisch aus; der Medienbruch ist damit aber nicht vollends überwunden. Denn die enthaltenen Informationen fließen nicht automatisch von dem einen ERP-System ins andere. Die Folge: Das Rechnungswesen agiert lange nicht so effizient, wie es sein könnte.
E-Invoicing krankt an zu vielen Lösungen und Standards sowie der großen Zahl an Beteiligten – entweder als Versender oder Empfänger. Was tun, um die unterschiedlichen Intentionen unter einen Hut zu bekommen?
Die Lösung sieht Bonpago in den eingangs genannten intelligenten Dokumenten. Sie liefern die gewünschten Informationen in genau der Form, die der jeweilige Nutzer benötigt. Und zwar nicht nur die Rechnungsdaten für den Buchhalter, sondern sämtliche Dokumente und Daten in der Financial Supply Chain (FSC), mit denen sich viele interne Prozesse verbessern lassen.

Von der Beschaffung bis zur Bezahlung

„Unser Prinzip der intelligenten Dokumente umfasst weit mehr als nur Rechnungen auszutauschen“, erklärt Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH. Die übermittelten Daten lassen sich auch für andere Bereiche nutzen wie die Verfolgung Offener Posten oder die Liquiditäts-Planung, um den Cash-Flow zu verbessern. Bereits im Beschaffungsprozess können die Geschäftspartner von intelligenten Dokumenten profitieren.

„Es gilt, alle Störfaktoren aus dem Weg zu räumen und den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden. Damit ergeben sich Einsparpotenziale im zweistelligen Prozentbereich und Mehrwerte, die sich z. B. auf das Working Capital positiv auswirken“, so Dr. Donovan Pfaff.

In der Praxis sieht die Idee vereinfacht so aus: Der Versender schickt ein Dokument im PDF-Format per E-Mail Richtung Empfänger. Dieser bzw. ein vorgelagerter Dienstleister erfasst die enthaltenen Informationen und verarbeitet sie über spezielle Applikationen, so dass sie direkt in die jeweiligen Fachanwendungen einfließen.

Aktuelles Projekt E-Docs

Das Beratungsunternehmen mit Sitz in Frankfurt/M. hat bereits über 80 Unternehmen bei der Optimierung ihres Finanz- und Rechnungswesens begleitet. Zudem ist es Initiator des Projektes E-Docs, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages gefördert wird. E-Docs steht für „Qualifizierter elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und KMU sowie mit der öffentlichen Verwaltung am Beispiel Rechnungen“. Das Vorhaben läuft seit 2012 und hat zum Ziel konkrete Handlungsempfehlungen und prototypische Standards zu entwickeln, die sich von der Wirtschaft ohne großen Aufwand einführen lassen. Es werden diverse Formate unterstützt einschließlich ZugFeRD.

Ein interdisziplinäres Team aus Wissenschaftlern, Wirtschaft und Öffentlicher Verwaltung deckt sämtliche Perspektiven ab und sichert damit eine Lösung auf so breiter Basis, die in Deutschland einmalig sein dürfte. Den aktuellen Stand des Projektes stellt Bonpago auf der CeBIT vor. Weitere Infos: www.e-docs-standards.de