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Axalta verschickt künftig HR-Dokumente mit IncaMail, dem sicheren digitalen Versanddienst der Schweizerischen Post

Modernes System löst den klassischen Briefversand ab – mit erheblichen Einsparpotenzialen
(PM) München, 29.01.2015 - Axalta Coating Systems, ein weltweit führender Anbieter von Flüssig- und Pulverlacken, will in Europa neue Wege bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehen. Statt diese wie bisher per Brief zu versenden, bekommen die Mitarbeiter sie ab April 2015 in digitaler Form – und dies für vier Länder. Das Unternehmen setzt dabei auf den IncaMail-Dienst der Schweizerischen Post. Die Integration in SAP erfolgt über die HR-Com GmbH, einem HR-Spezialisten und IncaMail-Partner in Deutschland.

Bei Axalta nutzte man bislang bei der Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnung den klassischen Weg. Die Abrechnungen wurden in SAP erzeugt, über einen Druckdienstleister produziert und den Mitarbeitern anschließend in Form eines Post-Briefs zugestellt. Im Zuge der Konsolidierung des Prozesses wurde nach einer zeitgemäßen Lösung gesucht, die sich möglichst einfach für alle Beteiligten und über mehrere Länder umsetzen lässt.

„Uns ist es wichtig, einen Service einzuführen, der sich nahtlos in unser SAP integriert, der vom Aufwand überschaubar ist und den die Mitarbeiter gerne akzeptieren, sagt Thorsten Pöschl, Payroll Leader EMEA bei Axalta. „Ganz besonders wichtig war es uns auch, dass dieser Dienst nicht an der deutschen Grenze beendet ist. Denn wir haben Mitarbeiter in vielen verschiedenen Ländern und möchten unsere Prozesse auch bei der Gehaltsabrechnung international harmonisieren und möglichst einfach gestalten.“

Mit IncaMail wurde eine Lösung gefunden, die allen Anforderungen vollständig genügt: Einfachste Integration als Versandkanal in das SAP HCM (Human Capital Management)-System, schnelle Implementierung und vor allem einfache Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Dank des patentierten Verschlüsselungsmechanismus der Schweizerischen Post, der SAFE (Secure Attached File Encryption)-Technologie, können die IncaMails mit den Lohnabrechnungen einfach in das ohnehin vorhandene private E-Mail-Postfach der Mitarbeiter geschickt werden. Der große Vorteil: eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich.

Mit der HR-Com aus Nürnberg, einem HR-Spezialisten und IncaMail-Partner der ersten Stunde in Deutschland, war die Einrichtung der IncaMail im SAP-System kein Problem. HR-Com nutzt ein standardisiertes SAP/IncaMail-Modul, das nicht nur die IncaMail-Schnittstelle beinhaltet, sondern den gesamten Prozess des digitalen Versands unterstützt. In einem ersten Schritt werden zunächst die rund 2.500 Mitarbeiter in Deutschland in das neue System mit eingebunden. Weitere Niederlassungen in Österreich und Frankreich sollen folgen, später auch in Belgien. Thorsten Pöschl: „Dieser Prozess ist für uns eine sehr gute Lösung, mit der wir sehr zufrieden sind.“

„Es freut mich, dass sich in den letzten Monaten viele deutsche Unternehmen für den Dienst der Schweizerischen Post entschieden haben. Mittlerweile hat sich IncaMail auch in Deutschland zu einer festen Größe entwickelt“, bestätigt Dr. Frank Wermeyer, Director Market Development Deutschland für IncaMail bei der Schweizerischen Post. „Der Wegfall von zeitraubenden Arbeitsschritten, wie das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren, ergibt ein hohes Einsparpotenzial. Nach Kundenaussagen lässt sich eine Kostenersparnis von bis zu 84 Prozent erzielen und ein Return on Investment (ROI) von wenigen Monaten.“
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Axalta Coating Systems ist ein weltweit führender Anbieter von Flüssig- und Pulverlacken für die Automobilindustrie, für Unternehmen im Transportsektor, die allgemeine Industrie sowie für die Architektur- und ...
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