(PM) Wien | Lippstadt, 10.04.2014 - Im globalen Kontext stellen die zentrale Bündelung von Bedarfen und die damit verbundene Abstimmung einen immens komplexen Prozess dar. Vor allem dann, wenn ein Konzern wie die HELLA Unternehmensgruppe auf der ganzen Welt rund 100 Standorte führt und für die Entwicklungszentren, Field Offices und Produktionsstätten den Einkauf steuern und kontrollieren muss. Manuell ist eine Bedarfsbündelung nicht zu bewältigen, stattdessen benötigt es Unterstützung von IT-Automatismen. Die bisher eingesetzte IT-Lösung war der enormen Diversifizierung bald nicht mehr gewachsen. „POOL4TOOL konzipierte und entwickelte eine neue und vollständig individuelle Lösung, die speziell auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist. Wir können heute global agieren und speziell im Einkauf sowohl Bedarfe effektiv bündeln als auch Lieferanten und Hersteller gezielt anfragen“, erläutert Joachim Ziethen, Leiter Serieneinkauf Geschäftsbereich Elektronik, HELLA KGaA Hueck & Co, den Mehrwert der Lösung. Der Fokus auf die Kernprozesse im Einkauf ist wieder möglich.

Übersicht auf Knopfdruck

Die IT-Spezialisten konzipierten und entwickelten für HELLA eine neue und vollständig individuelle Lösung, die das Management von Bedarf und Einkauf auf eine neue Stufe stellt. Im SAP ERP-System von HELLA werden die Bedarfe vollständig registriert. POOL4TOOL dockt als Schnittstelle an und sammelt die Daten aus dem SAP-System sowie von Non-SAP-Standorten, die nicht direkt an die Plattform angeschlossen sind. Die Steuerung des Einkaufs erfolgt in der Konzernzentrale. Hier wird anhand der Daten festgelegt, welche Materialien in welchen Regionen ausgeschrieben werden. Das neue Tool wird vor allem für globale Materialgruppen genutzt. Durch eine gebündelte Anfrage ergibt sich eine bessere Verhandlungsposition für den Einkäufer. Die Übersicht über die unterschiedlichen Bedarfe liefert ein einziger Knopfdruck. Zusätzlich kann HELLA den Anfrageprozess über das Portal effizienter gestalten und global gemäß den differenzierten lokalen Anforderungen verfügbar machen.

Mit Performancesteigerung zurück zum Kerngeschäft

Die Neuentwicklung musste die Lieferantendaten von zehn SAP Systemen zusammenführen, allerdings nicht nur die eigentlichen Stammdaten, sondern alle Freigaben, für die ein Hersteller oder Lieferant gelistet ist. Diese Zusammenführung war eine der großen Herausforderungen, zumal aus zehn verschiedenen Quellen ein einheitlicher Datenpool gebildet werden musste. Auch hinsichtlich der Performance mussten neue Wege beschritten werden, da es sich um Massendaten handelte. Mit der neuen Lösung können 200 RFQs in 15 Minuten erstellt werden. Die Zeitersparnis ist enorm: Tätigkeiten wie Daten zusammenzusuchen, Standards anzupassen und Daten ins System zu über spielen, zu analysieren und plausibilisieren nahmen bisher 70% der Arbeitszeit in Anspruch. Durch die wesentlich schlankeren administrativen Prozesse kann sich das Einkaufs-Team von HELLA wieder auf seine Kernaufgabe konzentrieren: Wettbewerbsfähige Preise für die Komponenten der Produkte verhandeln.

Der Lösungsanbieter POOL4TOOL würdigte die globale Bedarfsbündelung von HELLA kürzlich mit dem eigens entworfenen POOL4TOOL Vision Excellence Award. „Die Auszeichnung geht an Kundenprojekte, die sich durch einen hohen Innovationsgrad auszeichnen. Wir würdigen damit die Pionierarbeit unserer Kunden, die sie bei Entwicklungs-projekten gemeinsam mit uns leisten“, so Thomas Dieringer, Vorstand der POOL4TOOL AG.