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Ausschreibungen im Überblick

Speziell für das Baugewerbe und das Baunebengewerbe spielen Ausschreibungen eine entscheidende Rolle. Hierbei gilt es, den Wettbewerbern preislich und/ oder fachlich eine Nasenlänge voraus zu sein, um den Zuschlag letztlich zu erhalten.
(PM) Ulm, 19.03.2010 - Die Vergabe von Bauaufträgen durch öffentliche Auftraggeber ist in Deutschland durch die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) geregelt.
In § 3 der VOB/A, der ausschließlich nationale Vergabeverfahren unterhalb der Schwellenwerte betrifft, wird in vier unterschiedliche Vergabearten unterschieden:
1. Die öffentliche Ausschreibung
2. Die Beschränkte Ausschreibung
3. Die freihändige Vergabe
4. Der wettbewerbliche Dialog

Nach den Vorgaben der VOB/A soll die öffentliche Ausschreibung der Regelfall sein. Nur wenn die Umstände oder die Besonderheit der Leistung an sich es rechtfertigen, kann von der öffentlichen Ausschreibung abgewichen werden.
Grundsätzlich kann eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen an einem Ausschreibungsverfahren teilnehmen und eine Angebot abgeben. Dabei erfolgt die Aufforderung des Auftraggebers in der Regel durch einschlägige Bekanntmachungen, etwa in Tageszeitungen und einschlägigen Veröffentlichungsblättern oder auch Fachzeitschriften.
Bei der öffentlichen Ausschreibung ist zu gewährleisten, dass ausschließlich qualifizierte Bewerber am Vergabeverfahren teilnehmen können. Insofern sehen die einschlägigen Vergaberichtlinien der VOB/A vor, dass Unternehmen von der Teilnahme am Vergabeverfahren auszuschließen sind, die für das ausgeschriebene Objekt ihre Eignung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nicht nachweisen können.

In begründeten Ausnahmefällen kommt die beschränkte Ausschreibung zur Anwendung und spricht eine begrenzte Anzahl von Unternehmen direkt an. Gründe für eine beschränkte Ausschreibung können sein, wenn durch die öffentliche Ausschreibung bei der ausschreibenden Behörde ein unverhältnismäßiger Aufwand entstehen würde oder wenn eine zeitlich frühere öffentliche Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis erbracht hat. Auch können die Faktoren Dringlichkeit und Geheimhaltung zu einem beschränkten Verfahren führen. Da bei einem beschränkten Verfahren der Wettbewerb eingeschränkt ist, muss ein Unternehmen dem Auftraggeber schon bekannt sein, damit es aufgefordert werden kann ein Angebot abzugeben. Hierbei kommen Bieterdateien zum Einsatz, welche Unternehmen aller Branchen und Größenklassen enthalten, die sich grundsätzlich für eine Teilnahme an Zubennenungsverfahren dieser Art interessieren. Prinzipiell kann jedes Unternehmen in das Bieterverzeichnis aufgenommen werden, wenn es grundlegende Informationen über seine Fachkunde, seine wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit, seine Zuverlässigkeit und über seine Produkt- und Leistungspalette zur Verfügung stellt.

Die freihändige Vergabe eines Auftrages beschränkt sich nur auf ganz wenige potenzielle Anbieter und ist dann zulässig, wenn die öffentliche oder die beschränkte Ausschreibung eines Auftrages unzweckmäßig ist. Dies trifft besonders zu, wenn beispielsweise für die Leistung aus Gründen des Patentschutzes nur ein bestimmtes Unternehmen in Frage kommt, oder weil die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht eindeutig und umfassend festgelegt werden kann.
Bei der freihändigen Vergabe können Bauleistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben werden. Um Missbrauch zu vermeiden, muss der Auftraggeber die Auswahl das Vergabeverfahren begründen und dokumentieren. Oberhalb bestimmter Schwellenwerte besteht die Verpflichtung für den Auftraggeber, einem beschränkten Verfahren einen so genannten offenen Teilnahmewettbewerb vorzuschalten.

Der wettbewerbliche Dialog ist eine relativ neue Verfahrensart, die nur bei Bauaufträgen über dem sogenannten Schwellenwert von Euro 5.150.000 möglich ist und für die Vergabe besonders komplexer Aufträge gedacht ist.
Aufträge gelten dann als komplex, wenn die ausschreibende Stelle nicht in der Lage ist, die technischen Mittel oder die rechtlichen/ finanziellen Bedingungen des Vorhabens anzugeben.
Unabhängig davon, für welche Verfahrensart ein Unternehmen des Bau- oder Baunebengewerbes auch in Betracht kommen mag, so ist in jedem Fall davon auszugehen, dass der Aufraggeber zu einem festgesetzten Zeitpunkt Qualifikations- und Unterweisungsnachweise oder auch Zertifikate der Mitarbeiter vorgelegt bekommen möchte. Dabei den Überblick zu behalten, keine Wiederholungs- oder Auffrischungstermine zu verpassen und alle Unterlagen termingerecht einreichen zu können, stellt in vielen Unternehmen eine enorme Herausforderung dar.
Unterstützung erhalten die Unternehmen größtenteils durch den Einsatz einer Personalmanagement Software.

Mittels des webbasierten BITE Personalmanagers werden Unterweisungen, Qualifikationen, Schulungen und Zertifikate der Mitarbeiter umfassend und ressourcenschonend erfasst und verwaltet. Fällige Unterweisungen und auslaufende Zertifikate werden ebenso ausgewiesen, wie ausstehende Rückkehrbewertungen oder Umsetzungsbewertungen nach Schulungen. Mittels der integrierten Filter und der erweiterten Suche werden benötigte Nachweise adhoc gefunden, wodurch lange Suchzeiten der Vergangenheit angehören.
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