(PM) , 11.05.2009 - Hamburg, 11.05.2009 - Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten stellen Unternehmen jede Investition intensiv auf den Prüfstein. IT-Projekte, die Prozesse optimieren und damit einen schnellen Return on Invest versprechen, sind klar im Vorteil. So auch bei der in Ennepetal ansässigen ALTENLOH, BRINCK & Co (ABC). Der weltweite Anbieter von Verbindungselementen erweitert die Nutzung der Dokumentenmanagement Lösung MultiArchive von Multi-Support. Um die Verwaltung weiter zu entlasten, hat sich ABC entschieden, die Lösung „MultiScan“ auf Basis des Erkennungssystems „eFlow" einzuführen.

MultiArchive befindet sich schon seit 2001 erfolgreich bei ABC zur revisionssicheren Archivierung im Einsatz. Nun werden mit Hilfe intelligenter OCR-Techniken sämtliche eingehenden Rechnungen vollständig automatisiert verarbeitet. Damit optimiert das mittelständische Unternehmen mit 1.400 Mitarbeitern zusätzlich seine Verwaltungsabläufe. ABC profitiert auch hier von Zeit- und Kostenersparnis bei gleichzeitig verbesserter Transparenz.

Das Unternehmen verwendete zuvor Barcodes beim Scannen und Verarbeitung der eingehenden Rechnungen und konnte damit bereits den Verarbeitungsprozess beschleunigen. Die Belege wurden in der Rechnungsprüfung vorerfasst und ein Barcode generiert, der die Dokumente identifiziert. Diese wurden dann gescannt und per Workflow an den zuständigen Mitarbeiter gesendet.

Nach der Einführung des frühen Scannens und der anschließenden automatischen Erkennung von Lieferant, Bestellung und Bestellposition verläuft bei ABC der gesamte Belegverarbeitungsprozess – vom Dokumenteneingang bis zur revisionssicheren Archivierung – komplett automatisiert. Dazu werden die Belege unmittelbar nach dem Eintreffen gescannt und der Erkennungslösung übergeben.

Um eine hohe Qualität der ausgelesenen Daten zu erreichen, kommen vier OCR-Engines zum Einsatz, deren Erfassungsergebnisse miteinander abgeglichen werden. Anschließend werden die extrahierten Informationen, wie beispielsweise Adressdaten, Umsatzsteuer-Identnummer, Preis und Menge, gegen die Stammdaten validiert. Im Falle von Unstimmigkeiten erhält ein Mitarbeiter den Beleg zur Nachbearbeitung.
Bei erfolgreicher Überprüfung dieser Daten wird der Beleg in das Archiv überführt und die ausgelesenen Daten automatisch an das ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystem geschickt.

Mit der automatisierten Rechnungserkennung reduziert ABC seine Verwaltungskosten und entlastet die Mitarbeiter von Routineaufgaben. Gleichzeitig werden eine höhere Transparenz und bessere Kontrollmöglichkeiten erreicht.

Multi-Support

Das Softwarehaus Multi-Support ist mit seiner Lösung MultiArchive seit über 20 Jahren auf „Intelligente Dokumenten-Management-Lösungen“ (IDM) spezialisiert. Als Full-Service-Anbieter gewährleistet das Unternehmen die Bereiche Entwicklung, Herstellung, Beratung, Realisierung und laufende Kundenbetreuung aus einer Hand. Kompetente Mitarbeiter stehen mit fundiertem Wissen über betriebswirtschaftliche Zusammenhänge beratend zur Verfügung.
Kunden profitieren von schnelleren und transparenten Abläufen, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität. Weltweit zählen über 3.000 Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zum Kundenkreis der Multi-Support Gruppe. In Deutschland sind dies unter anderem Altenloh, Brinck & Co, Daihatsu Deutschland, die Erdinger Weißbräu GmbH, das Heidekreisklinikum, der Rheinische Sparkassen- und Giroverband sowie die Stadtverwaltung Herne .

Über MultiArchive

MultiArchive ermöglicht umfassendes Dokumenten-Management inklusive Prozess-Steuerung mit Anbindung an die zuverlässigen IBM i-Plattform. Das Produkt beinhaltet dazu sämtliche Funktionen wie revisionssicheres Archivieren, Scannen, Recherche, COLD, E-Mail-Management und die Anbindung externer Speichersysteme.

Kernelement ist ein regelbasierter Posteingangskorb, der mit einem beliebigen Standard-Web-Browser bedienbar ist. Über Plug-Ins bzw. zertifizierte Schnittstellen fügt sich MultiArchive nahtlos in vorhandene IT-Systeme ein und ermöglicht eine direkte Datenübernahme aus ERP-Systemen und Collaboration-Plattformen, z.B. Lotus Notes und Office-Programmen.

Themenlösungen wie automatische Belegerkennung, digitale Rechungsbearbeitung, elektronische Personalakte oder Vertragsmanagement runden das Leistungsspektrum ab. Eine schnelle Integration in bestehende IT-Umgebungen, die einfache Bedienbarkeit in einer gewohnten Arbeitsumgebung sowie der geringe Einarbeitungsaufwand beschleunigen den Return on Invest.

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