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2.400 Mitarbeiter schneller und effizienter einplanen

(PM) Stuttgart, 14.10.2014 - Mehr Zeit für das Tagesgeschäft durch messbare Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung sowie eine gerechtere und gleichmäßigere Dienstverteilung: Die APS Airport Personal Service GmbH konnte mit ihrem neuen Personaleinsatzplanungssystem von Anfang an rasche Erfolge verbuchen.

Die Anforderungen an ein Personaldienstleistungsunternehmen sind vor dem Hintergrund eines tiefgreifenden Paradigmenwechsels infolge des demografischen Wandels in der Arbeitsorganisation gestiegen. Statt den früheren starren Abteilungsstrukturen werden heute flache Hierarchien und flexible, selbstständig sowie ergebnisorientiert arbeitende Teams bevorzugt. Auch die APS Airport Personal Service GmbH ist von diesem Wandel betroffen und hat hierfür nach einer Lösung für eine bessere, effizientere Personaleinsatzplanung gesucht.

Bislang wurden die Informationen der 2.400 Mitarbeiter händisch bearbeitet: Die nötigen Daten wie Urlaubswünsche und Dienstpläne wurden einer Access-Datenbank entnommen, in eine Excel-Tabelle hineinkopiert und danach auf einem Formblatt gesammelt. Mithilfe von sogenannten Rasterplänen wurden dann aus den vielen Kennzahlen Dienstpläne erstellt, die am Ende wieder in der Access-Datenbank eingepflegt werden mussten – per umständlichen Copy-and-Paste-Vorgang. Das Vorgehen erforderte einen Disponenten pro Dienststelle. „Bei so vielen Parametern und Vorgängen war es uns wichtig, von der Excel-Tabelle wegzukommen, hin zu einer übersichtlicheren, praktischen Lösung, die alles unter einem Dach zusammenfasst und administriert. Ziel war es, künftig Zeit zu sparen und dennoch kurzfristig passgenaue Dienstpläne erstellen zu können“, so Matthias Dörflein, stellvertretender Leiter Personaldisposition bei der APS.

Die Wahl fiel auf die führende Dienstplan-Software von der Interflex Datensysteme GmbH & Co.KG, die auf unterschiedliche Anforderungen und Branchen flexibel anpassbar und frei parametrierbar ist. Damit lässt sich der Wettbewerbsfaktor Zeit noch besser nutzen. So sind unter anderem Planungen von Multischichten möglich, in denen auch die Qualifikationen der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter eingeplant werden.

Die ersten Erfolge waren innerhalb kürzester Zeit sichtbar. So konnte APS den Faktor Arbeitszeit besser nutzen und gleichzeitig die Zufriedenheit der eigenen Kunden sowie Mitarbeiter erhöhen. Zudem mussten trotz steigender Mitarbeiterzahl keine weiteren Disponentenstellen besetzt werden. Die Reaktionszeiten sind kürzer geworden und die Auswahl der bestellten Qualifikationen und des Volumens gelingt besser.

Von welchen Vorteilen APS durch das neue Workforce-Management-System noch profitiert, lesen Interessierte hier: www.workforce-wiki.com/Case_Study_Airport
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